Københavns Lufthavn begyndte for et år siden at udvikle administrative robotter. De arbejder 24 timer i døgnet, og så gør de det samme ved HVER opgave, selv efter 100 gentagelser.

Tove Lindquist, der er Process Excellence Director i Københavns Lufthavne fortæller, at det forbedrer både service og leveringstid, fordi processen for de forskellige opgaver er standardiseret.

- De administrative robotter udfører de mere simple eller ensformige opgaver. De hjælper os med at overholde GDPR-reglerne, når filer på fratrådte medarbejdere eksempelvis skal slettes. Det frigiver noget tid, så vores medarbejdere kan bruge deres kompetencer til det mere komplekse og videnstunge arbejde, siger Tove Lindquist.

Robotterne er både af typen ’front-end robotter’, som medarbejderne selv igangsætter, og af typen ’back-end robotter’, der kører automatisk.

Back-end robotterne starter af sig selv enten på et bestemt tidspunkt, bestemt dato eller ved modtagelsen af bestemte opgaver såsom overførsel af data mellem systemer, hvor der mangler integration.

- I Københavns Lufthavn har vi ikke mange store administrative processer, men mange mindre processer ude i afdelingerne. Alle, der har administrativt arbejde, skal hen ad vejen tænke det her som et helt naturligt værktøj for at forbedre processer, hvor det passer ind, siger Tove Lindquist.

Nye kollegaer

Hos Københavns Lufthavn bruger to medarbejdere størstedelen af deres tid på at udvikle de processor, robotterne skal gennemgå for at kunne løse en specifik opgave.

- Vi er på bare et år lykkedes med at sætte 12 processer i drift til at løse forskellige opgaver. Vi har endda opbygget kompetencerne til at udvikle processer og robotter internt i virksomheden. Man kan komme rigtig langt på relativt kort tid, siger Tove Lindquist.

En vigtig pointe i brugen af robotter er dog, at opgaverne ikke må være for komplekse. Hvis en del af opgaven ændrer sig, skal robotten også tilpasses. Derfor er det vigtigt, at kollegaerne i driftområderne er forberedt på at have en robot til kollega.

- Ligesom normale kollegaer skal orienteres og ændre arbejdsgange, når der sker ændringer i f.eks. regler og lovgivning, så skal vi også kunne sikre, at robotterne altid udfører den korrekte proces. Det kræver også, at vores kolleger ved, hvordan de arbejder med disse som en helt naturlig del af driften, siger Tove Lindquist.

Robotterne øger effektiviteten

Københavns Lufthavn er en af ekspertvirksomhederne i projektet ’Administrative robotter i SMV’er’. Projektet samler viden fra virksomheder, der allerede har gjort sig erfaringer med administrative robotter, og hjælper SMV’er på vej i arbejdet med teknologien.

I projektet deltager seks testvirksomheder, der gerne vil prøve kræfter med teknologien, sammen med otte ekspertvirksomheder, der skal rådgive og dele best practice med de mindre virksomheder.

- DI vil udbrede kendskabet til administrative robotter, da de er en vigtig del af den digitale udvikling, som vil få stor betydning for danske virksomheder nu og i fremtiden, siger Kinga Szabo Christensen, chef for ledelsesudvikling og produktivitet i DI.

Hun forklarer, at de administrative robotter kan hjælpe med de gentagne processer og derved øge effektiviteten i mange danske virksomheder. På den måde får virksomhederne muligheden for at arbejde mere effektivt, så de kan frigive ressourcer til mere komplekse opgaver.

- Robotterne kan udføre opgaverne hurtigere og med færre fejl, og det kan styrke konkurrenceevnen hos virksomhederne, siger DI-chefen.

Denne artikel er bragt i samarbejde med DI Business.