Økonomiopfølgningssystem (Indberetnings-, konsoliderings- og prognoseværktøj)

Indkøb af et indberetnings,- konsoliderings- og prognoseværktøj / IT-system

Odense Kommune

Systemet skal fungere som et integreret indberetnings-, konsoliderings-og prognoseværktøj til økonomiopfølgning, herunder indberetning og udarbejdelse af forventet regnskab, konsolidering af data til brug for afrapportering til administrativt og politisk niveau samt automatiserede prognoser. Systemet skal generelt bidrage til en effektiv it-systemunderstøttelse af ordregivers økonomistyring. Systemet skal indeholde integrationer til ordregivers it-miljø. Tilbuddet skal desuden indeholde tilknyttede ydelser omfattende implementering, uddannelse, dokumentation, fuld serverdrift og hosting, support, vedligeholdelse og samarbejde om videreudvikling. Systemet skal understøtte samtlige ordregivers enheder og institutioner. I bilag2 pkt.2 er ordregi-vers organisering og kapacitet beskrevet. Herunder har ordregiver i bilag 2 pkt. 2.3. estimeret det forventede antal brugere af Systemet. Estimeringen er foretaget på baggrund af eksisterende forhold med de forudsætninger, som kendes på udbudstidspunktet, og de estimerede antal er ikke bindende for ordregiver. Tilbudsgiver skal på denne baggrund afgive priser på tilrådighedsstillelse af Systemet uden begrænsninger på antallet af ordregiver (en kommunelicens).

Kontrakten kan forlænges 3 gange i op til 12 måneder pr. option.

For at blive prækvalificeret, skal ansøger fremsende ansøgning indeholdende følgende:

•Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager jf. pkt. 6.4eller støttende enheder jf. pkt. 6.5

•Bilag A Referencer(frivilligt underbilag til ansøgningens ESPD jf. pkt. 6.6.1)(Ansøgerens eventuelle uddybende beskrivelse til brug for udvælgelse i Prækvalifikation om Referencer)

•Bilag B Klimaaftryk (obligatorisk bilag til ansøgningen)(Ansøgerens beskrivelse til brug for udvælgelse i Prækvalifikation om Klimaaftryk).

Ordregiver vil prækvalificere 3 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Ved prækvalifikationen vil der ske en udvælgelse på baggrund af en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Udvælgelsen vil ske ud fra følgende udvælgelseskriterier: Er der flere ansøgere, end det antal som skal prækvalificeres, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i ESPD’et, vil ordregiver udvælge de ansøgere, der bedst lever op til de udvælgelseskriterier om ”Relevante referencer” og ”Klimaaftryk” som er beskrevet i udbudsbetingelserne.

Referencer: Ansøger skal anføre referencer, der viser, at tilbudsgiver indenfor de seneste 3 år har leveret tilrådighedsstillelse af et integreret it-system til understøttelse af økonomiopfølgning, herunder indberetnings-, konsoliderings-og prognoseværktøj. Ansøger skal levere maksimalt 5 referencer. Referencebeskrivelsen skal omfatte overordnede beskrivelser af •de fagområder, som it-systemet ide pågældende referencerunderstøtter •driftsmodel, herunder om ansøger har erfaring med levering af it-systemer som en service, hvor leverandøren har det fulde ansvar for serverdrift og hosting af systemet. •den serviceorganisation, som er tilknyttet it-systemet ide pågældende referencer.

Klimaaftryk: Ansøger skal i ansøgningens bilag B beskrive, hvorvidt og hvordan ansøgeren arbejder med •indsatser som har til formål at reducere CO2 udledningen fra det/de datacentre, hvor løsningen hostes, herunder men ikke udelukkende hvordan der arbejdes med energibesparelse og om-stilling til bæredygtige løsninger som f.eks. grøn energi/vedvarende energikilder. •dokumentation som gør det muligt at overvåge udledningsniveauet og udviklingen af det over tid. Det kan f.eks. være i form af CO2 regnskaber eller anden skriftlig rapportering vedr. CO2 udledning fra det/de datacentre, hvor løsningen hostes.

Udvælgelseskriterier:

• Relevante referencer

Ved evalueringen af de angivne referencer tillægges det positiv vægt:

o At referencerne er sammenlignelige, dvs. at indhold og omfang bedst muligt mod-svarer den udbudte opgave, jf. pkt.3.2., herunder at løsninger og driftsmodeller, som kan understøtte lignende opgaver, er i drift i andre kommuner eller virksomheder. Referencer som indeholder både tilsvarende fagområder, driftsmodel og ser-viceorganisation i samme reference vil blive tillagt højest værdi. Dog kan ansøgninger indeholdende referencer med forskellige delløsninger samlet set også komme i betragtning.

o Antallet af referencer

• Klimaaftryk

Ved evalueringen af de angivne indsatser eller værktøjer tillægges det positiv vægt:

o At ansøger har indsatser, som har til formål at sikre så lavt og bæredygtigt et energiforbrug fra serverdriften som muligt.

o At ansøger kan demonstrere dokumentation på måling af CO2 udledning forbundet med serverdriften af løsningen eller af det/de datacentre, hvor løsningen hostes.

Udvælgelsen vil blive foretaget som en samlet vurdering på baggrund af ansøgningens oplysninger om relevante referencer og reduktion af CO2 udledning. Det vil dog blive tillagt størst vægt, at ansøgeren har relevante referencer.

Option 1: forlængelse af kontrakt hhv. optionsår 1, 2 og 3.

Option 2: uddannelse for decentrale indberettere.

Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i delaftaler med henblik på at opnå de muligheder for transaktionsomkostningsminimering og stordriftsfordele der ligger i at samle hele kontrakten ved én leverandør.

Ordregiver udbetaler ikke vederlag til ansøgere/tilbudsgivere og deres deltagelse i udbudsprocessen.

Ingen

Udvælgelsen af ansøgere vil blive foretaget efter følgende udvælgelseskriterier:

•Relevante referencer Ved evalueringen af de angivne referencer tillægges det positiv vægt: o At referencerne er sammenlignelige, dvs. at indhold og omfang bedst muligt mod-svarer den udbudte opgave, jf. pkt.3.2., herunder at løsninger og driftsmodeller, som kan understøtte lignende opgaver, er i drift i andre kommuner eller virksomheder. Referencer som indeholder både tilsvarende fagområder, driftsmodel og serviceorganisation i samme reference vil blivetillagt højest værdi. Dog kan ansøgninger indeholdende referencer med forskellige delløsninger samlet set også komme i betragtning. o Antallet af referencer

•Klimaaftryk Ved evalueringen af de angivne indsatser eller værktøjer tillægges det positiv vægt: o At ansøger har indsatser, som har til formål at sikre så lavt og bæredygtigt et energiforbrug fra serverdriften som muligt. o At ansøger kan demonstrere dokumentation på måling af CO2 udledning forbundet med serverdriften af løsningen eller af det/de datacentre, hvor løsningen hostes. Udvælgelsen vil blive foretaget som en samlet vurdering på baggrund af ansøgningens oplysninger om relevante referencer og reduktion af CO2 udledning. Det vil dog blive tillagt størst vægt, at ansøgeren har relevante referencer.

Kontraktudkast indgår i udbudsmaterialet.

Ordregiver vil i dette udbud anvende alle de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes pkt. 6.2.

Ordregiver forventer at anmode om dokumentationen efter at prækvalifikationen er foretaget. Tidspunktet for dokumentation begrundes med, at det ikke vil være hensigtsmæssigt for nogle af parterne at der udarbejdes tilbud og deltages i forhandlinger, såfremt tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, eller ikke opfylder egnethedskriterierne.

I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:

• Ansøgers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske ansøgere

• Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 6.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder samt serviceattest.

Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

Dokumentation må maksimalt være 6 måneder gammel.