Begrænset udbud af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt

Nærværende udbud vedrører rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt til foreningen Ejerkredsen ØS Indsigt og dennes medlemmer.

Udbuddet foretages af en række ordregivende enheder i fællesskab.

De ordregivende enheder er (herefter Ordregiver):

- Ejerkredsen ØS Indsigt

- De offentlige myndigheder, som er medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen

- En række potentielle medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen

Ordregiver er for nuværende en sammenslutning af 11 kommuner og 2 regioner.

Gennem medlemskab opnås en tidsubegrænset, ikke-eksklusiv brugsret til systemet. De offentlige enheder, som deltager i udbuddet som medlemmer (enten som nuværende eller potentielle) af Ordregiver er alle opregnet i Rammeaftalebilag 13 – Medlemmer af Kunden.

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt og omfatter følgende ydelser:

- Leverancen, som udmunder i leverandørens overtagelse af drift, udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for ØS Indsigt (Systemet) fra Ordregivers eksisterende leverandør.

- Efterfølgende udvikling og videreudvikling af Systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med Ordregiver

- Service Desk for Ordregiver

- Vedligeholdelse og teknisk support af Systemet i medlemmernes driftsmiljøer som for 12 medlemmer driftsafvikles i et fælles hostingmiljø som ligeledes skal stilles til rådighed af leverandøren.

- Vedligeholdelse og support af det fælles Hostingmiljø

- Rådgivning om og gennemførelse af udviklingsopgaver til modernisering af Systemet

- Håndtering og varetagelse af opdateringer af Systemet hos hvert medlem

- Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov

De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Rammeaftalen med tilhørende bilag.

Ordregiver har et forventet budget på ca. 20 mio. kr. årligt til udvikling, vedligeholdelse og support af Systemet. Herudover omfatter den udbudte rammeaftale leverandørens driftsafvikling af 12 medlemmers driftsmiljøer i det fælles hostingmiljø.

Den samlede anslåede værdi for rammeaftalen er estimeret til mellem 95 – 120 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Ordregiver er opmærksom på, at kommuner og regioner har interesse for Ordregivers koncept.

Ordregiver forventer at kunne optage nye medlemmer fra passivlisten over rammeaftaleperioden i medfør af rammeaftalens regulering heraf, hvorfor den udbudte værdi af rammeaftalen skønnes at kunne ændre sig.

Rammeaftalens maksimale samlede værdi i den fulde løbetid udgør 150 mio. DKK ekskl. moms.

Modernisering af ØS Indsigt

ØS Indsigt (Systemet) er et større brugervenligt økonomisystem til kommuner og regioner, der er ejet af Ejerkredsen ØS Indsigt. ØS Indsigt har ca. 50.000 brugere, hvor 90% er sporadiske brugere og 10% er intense brugere, der bruger Systemet hyppigt hver dag.

Systemet er i gang med en modernisering for at kunne realisere målbilledet. Ejerkredsen har valgt moderniseringsstrategien ”Byg ovenpå og ved siden af”. Strategien omfatter at Systemet moderniseres ved løbende at udstille moduler som forretningsservices og indføre et nyt visningsrammeværk, der kun anvender de nye forretningsservices. Kernen af systemet vil ikke blive grundlæggende forbedret, men den del af kildekoden forventes kun at skulle forandres i mindre grad. Moderniseringen vil løbende reducere kernens omfang og ende op med en mindre kerne, som kunne fornyes i en ny udviklingsproces. Udskiftning af kernen vil sandsynligvis ikke ske i denne rammeaftaleperiode.

Det giver Ejerkredsen følgende fordele:

- Moderniseringen kan ske løbende og giver Ejerkredsen mulighed for at prioritere anderledes undervejs

- Ejerkredsen kan sideløbende få udviklet ny funktionalitet

- Ejerkredsen får en suite af forretningsapplikationer i stedet for et silosystem, som bedre kan indgå i samspil med medlemmernes it-portefølje.

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III, udvælges på et sagligt grundlag op til fem (5) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages fem (5) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Ordregiver vil vurdere det positivt, at de oplyste referencer i størst mulig grad, dokumenterer erfaring med opgaver, der indeholder alle delopgaver i den udbudte opgave i mængde og indhold jf. punkt II.2.4, samt at der kan dokumenteres erfaring fra flere tilsvarende opgaver.

Udvælgelsen sker således med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. punkt III.1.3, hvor Ordregiver vil lægge vægt på,

- At referencerne viser erfaring med vedligeholdelse og udvikling af programmel, herunder vægtes det særligt positivt, hvis referencen viser erfaring med vedligehold og videreudvikling af kode

udviklet af tredjepart.

- I hvilken grad, at referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af teknisk support til referencens ordregiver/kundes superbrugere af et sammenligneligt it-system.

- At referencen i videst mulige omfang angår leverance af administrative it-systemer indeholdende personoplysninger til offentlige myndigheder.

- Referencens ordregiver/kunde, hvor kommunale og regionale myndighedsreferencer vægtes som det mest positive, dernæst vægtes myndighedsreferencer fra resten af den offentlige sektor

og mindst positivt vægtes referencer fra private virksomheder.

Rammeaftalen indeholder en (1) option.

Rammeaftalebilag 03 - Leverancebeskrivelse, afsnit 7 beskriver optionen ”Migrering af Region Midtjyllands driftsmiljø til hostingmiljøet”, som Ordregiver kan vælge at lade indgå som en del af rammeaftalen. Optionen kan tidligst antages af Ordregiver fra 01.11.2022.

Der afholdes et indledende informationsmøde for samtlige interesserede leverandører, den 11.02.2022.

Tidspunktet for informationsmødet fremgår af tidsplanen i Udbudsbetingelsernes, punkt 1.8.

Informationsmøde afholdes virtuelt via Microsoft Teams.

Informationsmødet afholdes på dansk.

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1) skal oplyses. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Der skal udfyldes følgende i ESPD:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet

Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde

Punkt A: Grunde vedr. straffedomme.

Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.

Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

På ordregivers opfordring skal tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for oplysninger afgivet i ESPD’et. Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af dokumentationen fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Såfremt en prækvalificeret ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør sammenslutning skal der indsendes dokumentation i form af en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af opgaven.

Ansøger skal for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber oplyse

”Samlet årsomsætning”

"Soliditetsgrad”

”Egenkapital”. Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019).

Ansøger skal oplyse om sin samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital i de ved ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskab ved at udfylde felterne ”Samlet årsomsætning” (vedrørende årsomsætningen), ”Finansielle nøgletal” (vedrørende soliditetsgraden) og ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” (vedrørende egenkapital).

Det er et Mindstekrav, at nettoomsætningen er på mindst 40.000.000 DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede og reviderede årsregnskaber.

Det er et Mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 15 % for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber.

Det er et Mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 10.000.000 DKK for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber.

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.4. Se punkt II.2.9 i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.

Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig, jf. punkt 2.4.2. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

1. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

2. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.

Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation .

Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra, Skifteretten v. Domstolsstyrelsen,

Skatteforvaltningen, ATP, Politiet (Kriminalregistret). Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk. Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Tilbudsgiver bedes bemærke, at grundet Underbilag 4B - Kildekode til Systemet til Rammeaftalebilag 04 - Dokumentation særlige karakter skal dette bilag skal rekvireres af prækvalificerede tilbudsgivere mod underskrift af fortrolighedserklæring. Anmodning om udlevering skal ske vi udbudssystemet. Kunden har af denne grund forlænget tilbudsfristen i overensstemmelse med udbudslovens § 133.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbuddet.

Lov om Klagenævnet for Udbud (Lov nr. 492 af 12.5.2010 som ændret ved lov nr. 1556 af 21.12.2010, lov nr.618 af 14.6.2011, lov nr. 1231 af 18.12.2012, lov nr. 511 af 27.5.2013) med efterfølgende ændringer jf. lov nr.1564 af 15.12.2015 (udbudsloven) fastsætter følgende klagefrister for EU-udbud, som ordregiver henholder sigtil:

1) en virksomheds klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevetudvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller denne lovs § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af enbegrundelse for beslutningen;

2) Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III ellerforsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbudinden:

2.1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske UnionsTidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvorbekendtgørelsen er blevet offentliggjort,

2.2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivereom, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen,

2.3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvorordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4,

2.4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt.