Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.evida.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/364355

IT-understøttelse af Evidas forretningsprocesser

For at understøtte ordregivers og de med ordregiver koncernforbundne selskaber (Evida) konsolidering til én virksomhed har Evida besluttet at anskaffe virksomhedssystemer og øvrige it-løsninger, der kan understøtte behovet for fælles og effektive forretningsprocesser. Der ønskes indgået parallelle rammeaftaler med tre (3) leverandører, der over de kommende flere år kan bistå med levering, vedligeholdelse, forvaltning, drift og tilpasning af både eksisterende og nye virksomhedssystemer og tilknyttede it-løsninger, som skal medvirke til at udvikle og understøtte Evidas opgavevaretagelse. Udbuddet omfatter, udover tilbud på de af rammeaftalen omfattede ydelser, indhentning af et konkret tilbud på en leveranceaftale vedrørende levering, vedligeholdelse og drift af en ERP-løsning.

Evida blev grundlagt den 1.10.2019 som en ny statslig virksomhed til at eje og drive gasdistributionsnettet i Danmark. Evida er en sammenlægning af HMN Gasnet og Dansk Gas Distribution under ejerskab af Energinet, og er ansvarlig for at distribuere gas til ca. 400 000 kunder på landsplan med fokus på grøn omstilling, herunder ansvarlig for at transportere gassen frem til slutbrugerne og tilslutte nye kunder - private og erhverv - til gasdistributionsnettet. Sikkerhed er et nøgleord for Evida både i brugen af gas og i tilgængeligheden, hvor Evida er garant for høj forsyningssikkerhed.

Evidas overordnede vision er "Grøn energi for en bedre verden" med underteksten "Hver dag arbejder vi med at designe, vedligeholde og udbygge gassystemet, der vil gøre det muligt at bruge vedvarende energi til alt".

Strategi og målbillede for Evida er formuleret i følgende strategiske fokusområder:

- Automatiseret kapacitets- og lagerstyring,

- Øget selvbetjening og mere brugerrettet IT,

- Optimeret kunderejse og enklere samfakturering,

- Teknologiunderstøttet og datadrevet vedligehold,

- Fælles ensartede data.

Evida er organiseret i en koncernstruktur, der ud over ordregiver, omfatter selskaberne, Evida Holding, Evida Service Syd, Evida Syd, Evida Fyn og Evida Nord.

For at understøtte konsolideringen af Evidas selskaber til effektivt at kunne samarbejde som én virksomhed og som konsekvens af, at visse af de nuværende it-systemer har begrænset fortsat levetid, ønsker Evida at anskaffe nye fælles it-løsninger til virksomheden. Fælles virksomhedsløsninger er en forudsætning for Evidas vision, strategi og målbillede som en strømlinet og effektiv driftsorganisation til at sikre gasdistributionen i Danmark.

Som middel til at realisere sådanne anskaffelser ønsker Evida at indgå langvarige rammeaftaler med tre (3) it-leverandører, der har den nødvendige erfaring og kompetence med samt ressourcer til over den kommende årrække løbende at vedligeholde eksisterende virksomhedsløsninger og udfase disse med nye centrale forretningskritiske virksomhedssystemer og tilknyttede it-løsninger, herunder i form af fx cloud- og SaaS-baserede standardløsninger, som it-leverandørerne vil skulle levere, tilrette, vedligeholde og drifte. Alle 6 koncernselskaber (se punkt Il.2.14) er omfattet af rammeaftalen.

Som led i nærværende udbud af parallelle rammeaftaler indhentes derfor et konkret tilbud på en ERP-løsning, der kan erstatte selskabernes eksisterende ERP-løsninger baseret på henholdsvis Microsoft og SAP med én fælles ERP-løsning. Herudover skal tilbudsgivere udarbejde løsningsforslag på en konkret billing-løsning. Løsningsforslaget vil fungere som en evalueringsteknisk case på en billing-løsning, der på sigt kan erstatte selskabernes eksisterende billing-løsninger med én fælles billing-løsning.

Identificerede kerneprocesser, der forventes it-understøttet af ERP- og billing-løsningerne, omfatter:

- Markedskommunikation og gasmålerdata,

- Afregning og kundeservice,

- Økonomistyring,

- Asset management,

- lndkøb og logistik,

- Drift.

Prækvalificerede tilbudsgivere skal afgive tilbud på alle ydelser omfattet af rammeaftalen, herunder den konkrete leveranceaftale om en ERP-løsning (Leveranceaftale 1). Rammeaftalen vil i overensstemmelse med udbudsbetingelserne blive tildelt de tre (3) leverandører, hvis tilbud har opnået de bedste bedømmelser i forhold til rammeaftalen i sin helhed, inklusiv tilbuddet på en ERP-løsning, der indgår i rammeaftalen som bilag F (Leveranceaftale 1) og løsningsforslaget på en billingløsning, der indgår i rammeaftalen som bilag G. Leveranceaftale 1 (ERP-løsning) vil blive tildelt til den af de 3 rammeaftaleleverandører, hvis konkrete tilbud på leveranceaftale 1 har opnået den bedste selvstændige bedømmelse. Ordregiver påtænker at udbyde en leveranceaftale på en billing-løsning via mini-udbud blandt rammeaftaleleverandørerne ultimo 2021, hvor store dele af implementeringen af ERP-løsningen (bilag F) forventes gennemført.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante referencer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som rammeaftalen omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4), idet der gennemføres en udvælgelsesproces som nærmere beskrevet nedenfor.

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt og volumenmæssigt sammenlignelige ydelser til sammenlignelige virksomheder, herunder særlig

1.) "Full-service"-leverandør, hvor leverandøren påtager sig et samlet ansvar for design, levering, tilpasning, drift og vedligeholdelse af virksomhedssystemer som f.eks. ERP-løsninger, herunder i form af cloudbaserede systemer med standardfunktionalitet;

2.) Etablering af et fælles virksomhedssystem for sammensluttede virksomheder med forskellige virksomhedssystemer, f.eks. som det er tilfældet for Evida baseret på både ældre Microsoft Dynamics AX og nyere SAP S/4 Hana installationer;

3.) Etablering af et fælles virksomhedssystem med go-live indenfor 12 måneder efter kontraktindgåelse baseret på en MVP-tilgang (”Minimum Viable Product”), hvor den mest påkrævede funktionalitet implementeres løbende i iterative implementeringsforløb med udgangspunkt i at anvende systemets standardfunktionalitet og -processer (”fit to standard”-tilgang);

4.) Levering, drift og vedligehold af virksomhedssystemer i et flerleverandørsamarbejde.

Alle 6 koncernselskaber, dvs Ordregiver, Evida Holding A/S CVR: 37926671, Evida Service Syd A/S CVR: 39315130, Evida Syd A/S CVR: 27210406, Evida Fyn A/S CVR: 29214824 og Evida Nord A/S CVR: 37270024 kan hver især anvende rammeaftalen til bestilling af ydelser. Ordregiver vil være kontraktpart i rammeaftalen og indkøbe ERP-løsningen på vegne af alle 6 koncernselskaber, jf. rammeaftalens afsnit 2.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøger skal oplyse sin soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

— Ansøger skal oplyse sin omsætning for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Dette angives i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) del IV B fsva. omsætning og soliditetsgrad.

Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

(Soliditetsgrad): Virksomhedens aktiver, der er placeret i fremmedkapital, set i forhold til størrelsen på virksomhedens egenkapital eller uddrag heraf i de seneste 3 disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed), såfremt offentliggørelse af soliditetsgraden er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for soliditetsgradens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

(Omsætning i de 3 seneste år): Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed). Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

(Soliditetsgrad): Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på 10% eller højere i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomhedens og disse andre enheders samlede soliditetsgrad i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede soliditetsgrad i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

(Omsætning i de 3 seneste år): Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 75 000 000 DKK i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de op til fem (5) betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, herunder hvilke systemer der var tale om, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen, navn på kunden (modtager) samt navn, titel og kontaktinformation på den medarbejder hos kunden, der kan bekræfte indholdet af referencen.

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive hvordan datoen er angivet. Hver referencebeskrivelse må fylde op til 4 800 anslag (inkl. mellemrum). Hvis beskrivelsen fylder mere end 4 800 anslag, vil der kun blive lagt vægt på de første 4 800 anslag. Angivelse af den økonomiske værdi, dato for leverancens påbegyndelse, navn på kunden (modtager) samt navn, titel og kontaktinformation på den medarbejder hos kunden, der kan bekræfte indholdet af referencen tæller ikke med i de 4 800 anslag.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt pa de 5 første referencer.

Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de første 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3 og/eller hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Ansøgeren skal med minimum én reference kunne dokumentere erfaring med levering af et ERP-system som f.eks. SAP S/4 Hana eller Microsoft Dynamics 365 til en kunde med minimum 250 fastansatte brugere.

Se det i udbudsmaterialet indeholdte udkast til rammeaftale inkl. bilag.

Se det i udbudsmaterialet indeholdte udkast til rammeaftale inkl. bilag.

Se det i udbudsmaterialet indeholdte udkast til rammeaftale inkl. bilag.

Ordregiver afholder informationsmøde om udbuddet torsdag den 23.1.2020 kl. 13:00 – 15:00 (Vognmagervej 14, 8800 Viborg).

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem (EU-Supply), jf. adressen i punkt 1.3. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Tilmelding til informationsmødet sker via EU-Supply’s meddelelsessystem.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål til ansøgningsforhold skal stilles senest d. 31.1.2020 kl. 12:00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget tids nok til, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Procedure for kommunikation vedrørende tilbudsfasen, herunder spørgsmål/svar fremgår af udbudsbetingelserne. lnteresserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes pa mail dksupport@eu-supply.com eller telefon (+45) 70 20 80 14.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører, ligesom der til ansøgningen skal vedlægges en konsortieerklæring (se udbudsbetingelsernes bilag IV en skabelon herfor, som ansøger kan benytte).

Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for ansøgeren samt hver af de enheder, som denne baserer sig på, ligesom der til ansøgningen skal vedlægges en støtteerklæring (se udbudsbetingelsernes bilag IV en skabelon herfor, som tilbudsgiverne kan benytte).

Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) skal udfyldes elektronisk i EU-supply.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid.

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Evida har besluttet ikke at opdele rammeaftalen i delaftaler, da levering af full-service leverancer af virksomhedsløsninger, inkl. drift og vedligeholdelse, vil blive væsentlige dyrere og risikofyldt, hvis kontrakten blev opdelt.

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt Vl.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din­ klage/klagenaevnet- for-udbud/vejledning/