Fakta om udbudet
Opdateringer
Uafsluttet procedureOrdretildelingsproceduren er blevet afbrudtKontrakten kan blive genstand for en fornyet offentliggørelse
Danmark-København: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 2015/S 064-112862
Danmark-København: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
2015/S 064-112862
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Direktiv 2004/18/EF
Del I: Ordregivende myndighed
| I.1) | Navn, adresser og kontaktpunkt(er) VisitDenmark Internetadresse(r): Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: www.visitdenmark.dk Yderligere oplysninger fås her: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) fås her: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til: Bird & Bird Advokatpartnerselskab |
| I.2) | Type ordregivende myndighed Nationalt kontor eller forbundskontor |
| I.3) | Hovedaktivitet Fritid, kultur og religion |
| I.4) | Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej |
Del II: Kontraktens genstand
| II.1) | Beskrivelse |
| II.1.1) | Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: Levering, implementering, vedligeholdelse, support og drift af ERP-system. |
| II.1.2) | Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Tjenesteydelser Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Danmark. NUTS-kode DK01 |
| II.1.3) | Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem Bekendtgørelsen vedrører en offentlig kontrakt |
| II.1.4) | Oplysninger om rammeaftale |
| II.1.5) | Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Kontrakten vedrører levering, implementering, vedligeholdelse, support og drift af et nyt standard ERP-system til VisitDenmark samt dertil knyttede konsulentydelser. Systemet skal medføre en standardisering og modernisering af VisitDenmarks arbejdsgange og økonomiske processer, ligesom systemet skal integreres med en række systemer, som allerede anvendes hos VisitDenmark. Funktionsområder, som skal understøttes af det nye system er budgetplanlægning og opfølgning, regnskab, revisionsspor, indkøb, rettighedsstyring, økonomi i projekter samt ledelsesinformation relateret til økonomisk rapportering. Visitdenmark har 135 medarbejdere fordelt på regnskabsbrugere, kreditorfakturahåndteringsbrugere, budget-brugere og CRM-brugere. Implementering omfatter opsætning og tilpasning af standardsystem, udvikling af integrationer, test, uddannelse og dokumentation. Der er optioner på funktionsområder indenfor CRM, konvertering af data, yderligere konsulentydelser og licenser samt tilhørende drift. |
| II.1.6) | CPV-glossaret (common procurement vocabulary) 72000000, 72220000, 72226000, 72227000, 72230000, 72250000, 72253200, 72254000, 72254100, 72260000, 72261000, 72262000, 72263000, 72266000, 72267000, 72267100, 72268000 |
| II.1.7) | Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja |
| II.1.8) | Delaftaler Kontrakten er opdelt i delaftaler: nej |
| II.1.9) | Oplysninger om alternative tilbud Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej |
| II.2) | Kontraktens mængde eller omfang |
| II.2.1) | Samlet mængde eller omfang: Kontraktens anslåede værdi er på mellem 3 500 000 - 5 000 000 DKK. |
| II.2.2) | Oplysninger om optioner Optioner: ja Beskrivelse af disse optioner: Der vil være mulighed for forlængelse af kontrakten op til 2 gange af hver 12 måneders varighed, jf. pkt. II.2.3). Der er optioner på funktionsområder indenfor CRM, konvertering af data, yderligere konsulentydelser og licenser samt tilhørende drift. |
| II.2.3) | Oplysninger om forlængelse Denne kontrakt kan forlænges: ja Antal gange, der er mulighed for forlængelse: 2 Hvis der er tale om indkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der kan forlænges: anslået tidsramme for efterfølgende kontakter: måneder: 12 (fra tildeling af kontrakten) |
| II.3) | Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse Varighed i måneder: 48 (fra tildeling af kontrakten) |
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
| III.1) | Kontraktbetingelser |
| III.1.1) | Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges: Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet. |
| III.1.2) | De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom: Der henvises til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser. |
| III.1.3) | Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles: Der kræves ingen særlig retlig form. Samtlige deltagere i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af den tildelte kontrakt. Der skal udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Deltagerne i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal udfylde og aflevere skabelon 9 sammen med anmodning om prækvalifikation. |
| III.1.4) | Andre særlige vilkår Der gælder særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten: nej |
| III.2) | Betingelser for deltagelse |
| III.2.1) | De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: 1) Oplysninger om ansøgers navn, selskabsform, adresse, CVR-nr. samt navn og e-mail på ansøgers kontaktperson. Skabelon 1 skal anvendes. 2) Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelsen af lov om begrænsning af skyldners mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.5.1997. Skabelon 2 skal anvendes. 3) Erklæring på tro og love om at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Skabelon 3 skal anvendes. Såfremt anmodningen om prækvalifikation fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne under nr. 1-3 afgives for hver enkelt virksomhed, ligesom virksomhederne skal udfylde Skabelon 9 (konsortieerklæring). |
| III.2.2) | Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: 4) Oplysninger om følgende nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår: i) Nettoomsætning ii) Resultat før skat iii) Aktiver iv) Egenkapital Skabelon 4 skal anvendes. Som dokumentation for ovenstående nøgletal vedlægges årsrapport(er) underskrevet af revisor eller alternativt en revisorpåtegnet erklæring indeholdende de efterspurgte nøgletal. 5) Økonomisk opgørelse over omsætning inden for det aktivitetsområde opgaven omfatter, jf. pkt. II.1.5), i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Skabelon 5 skal anvendes. 6) Police eller anden dokumentation for gyldig erhvervs-, professionel og produktansvarsforsikring. Ansøger skal indsætte eller vedlægge en kopi af police eller anden dokumentation for at dækningssummen kan opnås, såfremt ansøgeren ender med at vinde kontrakten. Dokumentationen skal indeholde oplysninger om maksimumsbeløb for policen samt dokumentation for, at forsikringen er trådt i kraft, eller at dækningssummen kan opnås i forbindelse med en kontraktindgåelse. Skabelon 6 skal anvendes. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de økonomiske ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivet artikel 47, stk. 2. Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 8. Såfremt anmodningen om prækvalifikation fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne under nr. 4 og 5 afgives for hver enkelt virksomhed, ligesom virksomhederne skal udfylde Skabelon 9 (konsortieerklæring). Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Det er et mindstekrav, at ansøgeren de seneste 3 afsluttede regnskabsår, har haft: — en nettoomsætning på mindst 10 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår — et positivt resultat før skat i mindst ét af de seneste 2 afsluttede regnskabsår, og — en positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Såfremt nettoomsætningen ikke fremgår af årsrapport(er) underskrevet af revisor, kan der vedlægges en revisorpåtegnet erklæring indeholdende nettoomsætningen. Alternativt lægges bruttofortjenesten til grund, hvis denne fremgår af årsrapporterne underskrevet af revisor. Det er desuden et mindstekrav, at ansøgers dækningssum, der enten skal dokumenteres ved police eller ved dokumentation for, at dækningssummen kan opnås umiddelbart inden kontraktindgåelsen, som minimum udgør 5 000 000 DKK pr. skadestilfælde. |
| III.2.3) | Teknisk kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: 7) Referenceliste med angivelse af de betydeligste referencer de seneste tre år indenfor opgaver, som svarer til det udbudte, jf. pkt. II.1.5). Referencerne bedes udarbejdet som motiverede referencer, hvilket indebærer, at ansøger for hver enkel reference skal beskrive, hvorfor den pågældende reference er relevant for den udbudte opgave. Endvidere ses referencerne gerne angivet med den beløbsmæssige størrelse, angivelse af kontraktperioden samt angivelse af kunden. Der kan henvises til et underbilag, hvor den motiverede reference fremgår. Hver angivet reference må alene fylde 1 letlæselig A4-side, inkl. eventuelle illustrationer. Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Uanset om ansøger er én virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 5 referencer pr. ansøger. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Skabelon 7 skal anvendes. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de tekniske ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivet artikel 48, stk. 3. Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 8. Såfremt anmodningen om prækvalifikation fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne under nr. 5 afgives fælles for konsortiet, ligesom virksomhederne skal udfylde skabelon 9 (konsortieerklæring). Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Det er et mindstekrav, at ansøgeren indenfor de seneste 3 år har minimum 1 reference vedrørende gennemførelse af et projekt af lignende eller tilsvarende omfang for en offentlig eller privat organisation. |
| III.2.4) | Oplysning om reserverede kontrakter |
| III.3) | Specifikke vilkår for tjenesteydelseskontrakter |
| III.3.1) | Oplysninger om en bestemt profession Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession: nej |
| III.3.2) | Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen Juridiske personer bør anføre navne på og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen: nej |
Del IV: Procedure
| IV.1) | Type procedure |
| IV.1.1) | Type procedure Begrænset |
| IV.1.2) | Grænse for, hvor mange økonomiske aktører der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage Forventet antal økonomiske aktører: 5 Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater: Såfremt flere end 5 ansøgere vurderes til at være egnede til at løfte opgaver af den udbudte art, vil udvælgelsen af de 5 prækvalificerede ske på baggrund af de under pkt. III.2.3) efterspurgte oplysninger. Ordregiver vil i givet fald udvælge de ansøgere, som vurderes at have de bedste referencer, jf. pkt. III.2.3), vurderet på baggrund af relevans for den udbudte opgave samt herefter værdien af referencen. I vurderingen vil opgaver, som vedrører kunder med udenlandske datterselskaber og håndtering af forskellig valuta samt CRM blive vurderet som mest relevante. De 5 bedst egnede ansøgere opfordres til at afgive et tilbud. |
| IV.1.3) | Reduktion af antallet af økonomiske aktører under forhandlingerne eller dialogen |
| IV.2) | Tildelingskriterier |
| IV.2.1) | Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af de kriterier, der er anført i specifikationerne, i opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller i det beskrivende dokument |
| IV.2.2) | Oplysninger om elektronisk auktion Der vil blive anvendt elektronisk auktion:: nej |
| IV.3) | Administrative oplysninger |
| IV.3.1) | Sagsnummer hos den ordregivende myndighed: |
| IV.3.2) | Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? nej |
| IV.3.3) | Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter eller beskrivende dokumenter Skal der betales for dokumenterne?: nej |
| IV.3.4) | Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse 30.4.2015 - 10:00 |
| IV.3.5) | Dato for afsendelse til udvalgte kandidater af opfordringer til at afgive bud eller at deltage |
| IV.3.6) | Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse dansk. Andet: Regnskabsoplysninger, der ikke forefindes på dansk, kan afleveres på engelsk. |
| IV.3.7) | Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud |
| IV.3.8) | Åbning af bud |
Del VI: Supplerende oplysninger
| VI.1) | Oplysninger om gentagelse Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej |
| VI.2) | Oplysninger om EU-midler Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej |
| VI.3) | Yderligere oplysninger Ansøgerne skal opfylde de i pkt. III.2.2) og pkt. III.2.3) angivne minimumskrav til den økonomiske og tekniske formåen for at komme i betragtning. Det bemærkes, at ansøger SKAL anvende de anførte skabeloner i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3). Skabelonerne udleveres ved henvendelse til Bird & Bird Advokatpartnerselskab, Att.: Maria Haugaard, Kalkbrænderiløbskaj 4, 2100 København Ø eller pr. mail til maria.haugaard@twobirds.com En ansøger kan, såfremt dette er relevant, basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer ved at den pågældende aktør udfylder og underskriver skabelon 8. Såfremt ansøger baserer sig på andre, skal ansøgeren udfylde og vedlægge de relevante skabeloner hertil samt vedlægge samme type dokumentation om andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen kapacitet. Såfremt en ansøger på denne måde benytter sig af en anden aktørs økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, kan der blive stillet krav om underskrivelse af en simpel kautionserklæring/underleverandørerklæring i forbindelse med kontraktens indgåelse. En ansøger kan endvidere ansøge som konsortium. Samtlige deltagere i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Deltagerne i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal udfylde og aflevere Skabelon 9 sammen med anmodningen om prækvalifikation. Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium eller anden form for sammenslutning, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 underskrevet papirbaseret eksemplar samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på USB, CD-rom eller tilsvarende medie. Anmodningen skal afleveres eller sendes til Bird & Bird Advokatpartnerselskab, Att. Maria Haugaard, Kalkbrænderiløbskaj 4, 2100 København Ø. Anmodningen bedes mærket »Prækvalifikation — Udbud af ERP-system til VisitDenmark«. Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). |
| VI.4) | Klageprocedurer |
| VI.4.1) | Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne (Der eksisterer ikke et mæglingsorgan i Danmark) |
| VI.4.2) | Indgivelse af klager Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til Lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. |
| VI.4.3) | Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen |
| VI.5) | Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse: 27.3.2015 |