Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.regionh.dk/

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/66963

Kontrakt om drift af Cisco Telefoni

Region Hovedstaden kontrakt om drift af Cisco Telefoni inkl. relateret services som omfatter driftsydelser på drift, support, overvågning, vedligeholdelse og videreudvikling af Regionens telefoniinfrastrukturservices, primært baseret på Cisco teknologi på en stor del af Regionens lokaliteter. Infrastruktur services omfatter også videotelefoni og kontaktcenterservices.

Indenfor Region Hovedstadens geografiske område.

Den udbudte kontrakt omfatter driftsydelser vedr. drift, support, overvågning, vedligeholdelse og videreudvikling af regionens telefoniinfrastrukturservices primært baseret på Cisco og Verint teknologi på en stor del af Regionens lokaliteter. Infrastruktur services omfatter også̊ videotelefoni og kontaktcenterservices.

Driftsydelsen skal kunne leveres 24/7 - 365.

Regionens Cisco telefoni benyttes af ca. 16 000 brugere og omfatter følgende elementer:

- Cisco telefoni og kontaktcenter infrastruktur,

- Cisco video infrastruktur,

- Verint voice recording,

- Wallboardløsning,

- PeterConnect integration til personsøger system.

Tilbudsgiver skal kunne være til stede onsite på en hvilken som helst af Ordregivers lokaliteter indenfor Region Hovedstadens geografiske område.

Tilbudsgiver skal benytte egne Management systemer, som primære systemer. Ordregivers systemer fungerer som ekstra systemer, idet disse bruges som kontrolsystemer af Ordregiver.

Tilbudsgiver skal benytte Ordregivers IT - Service Management System (Baseret på Service Now) og Ordregiver stiller et antal brugerlicenser til rådighed herfor.

Tilbudsgivers kundevendte medarbejdere og faste mødedeltagere skal kunne beherske dansk i skrift og tale, men det accepteres, at specialister kommunikerer på engelsk i skrift og tale.

Kontrakten omfatter en overdragelsesfase, som forventes at løbe fra kontraktunderskrift og 5 måneder frem.

Ordregiver har option på forlængelse af kontrakten med op til 36 måneder.

Hvis der modtages flere egnede ansøgninger om deltagelse end det fastsatte antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil Ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sageligt skøn, ved at udvælgelsen sker i henhold til nedenstående prioritering:

Prioritering 1):

Ordregiver vil vurdere op til 10 referencer inden for de seneste 3 år. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Dette gælder også for konsortier eller andre sammenslutninger af virksomheder eller såfremt ansøger baserer sin tekniske formåen på en underleverandør. En sådan sammenslutning eller ansøger med ekstern teknisk støtte kan således sammenlagt højst angive 10 referencer i alt som vil blive taget i betragtning. Såfremt ansøger har vedlagt flere end 10 referencer, vil alene de 10 første angivne referencer i ESPDèn blive vurderet og taget i betragtning.

Udvælgelsen scores i forhold til den udbudte opgave, efter antal referencer og relevans i forhold til den bedste og mest relevante tekniske og faglige formåen, vurderet på grundlag af ansøgers referencer, der dokumenterer erfaring med levering af tilsvarende ydelser, herunder ansøgers erfaring med de produkter som Ordregiver benytter jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4 samt driftsmiljøernes størrelse og kritikalitet og erfaring med levering til tilsvarende kunder.

Prioritering 2):

Hvor flere referencer vurderes lige, jf. prioritering 1, er største gennemsnitlige årsomsætning for de seneste 3 regnskabsår, der fremlægges regnskab for, afgørende.

- Option nr. 1: Ordregiver har option på, at kunne forlænge kontrakten med op til 36 måneder,

- Option nr. 2: Drift, support, overvågning, vedligeholdelse og videreudvikling af yderligere Infrastruktur. Services i kontraktperioden i takt med udviklingen af Ordregivers Telefoniinfrastruktur,

- Option nr. 3: Levering af timebaserede ydelser til projekter i forbindelse med ændringer og udvikling af Ordregivers Telefoniinfrastruktur,

- Option nr. 4: Ændrede serviceniveauer.

Optionerne nr. 1,2,3 og 4, medtages i evalueringen,

- Option nr. 5: Cloudtelefoni,

- Option nr. 6: Cloud video,

- Option nr. 7: Cloud kontaktcenter, cloud baserede ydelser,

- Option nr. 8: Cloud omstillingsbord,

- Optionerne nr. 5, 6, 7 og 8, medtages ikke i evalueringen.

Der henvises til udbudsmaterialet, for en nærmere beskrivelse af optionerne.

- ESPD del IV,B,2: Gennemsnitlig årsomsætning,

- ESPD del IV B,5: Etablering af ny virksomhed,

- ESPD del IV, B,7: Erhvervsansvarsforsikring.

ESPD del IV, B, 2) Gennemsnitlig årsomsætning. Den økonomiske aktørs gennemsnitlige årsomsætning for seneste 3 regnskabsår: 25 000 000 DKK/år, Kravet er tillige opfyldt, hvor den økonomiske aktør ved revisorerklæring dokumenterer, at kravet opfyldes for perioden fra fristen og 3 år tilbage. Der stilles krav om, for de regnskabsår der fremlægges regnskab for, at revisorpåtegningen konkluderer, at regnskaberne er retvisende. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium), beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning, beregnet som et gennemsnit af de regnskabsår, der fremlægges regnskab for.

Ved sammenslutninger af ansøgere (f.eks. konsortium), skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD - erklæring, som omfatter ovennævnte erklæringer. Hvis ansøger baserer sig på andres enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. underleverandører eller enheder indenfor samme koncern, herunder moder-søster-eller datterselskaber, skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD - erklæring, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Mindstekrav ESPD del IV, B,7 /) Erhvervsansvarsforsikring:

Erhvervsansvarsforsikringen skal være gældende og gyldig i hele kontraktperioden, inklusiv ved aftaleforlængelse/r. Den økonomiske aktør skal efter påkrav fra Ordregiver, kunne fremlægge dokumentation for erhvervsansvarsforsikringen.

ESPD del IV,C,3: Referencer:

Regnet fra ansøgningsfristen, skal den økonomiske aktør i henhold til de nedenstående punkter: A til og med N, vedlægge en reference liste med en kort beskrivelse, over de betydeligste lignende tjenesteydelser, som er udført indenfor de seneste 3 år, afhængigt af hvornår at den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Det bemærkes, at for at medtage en opgave som reference, er det ikke nødvendigt, at kundekontrakten er afsluttet.

Ansøgerens erfaringer vedr.:

Drift, support, overvågning og vedligeholdelse af infrastruktur Services, herunder telefoni, videotelefoni, kontaktcenter og omstillingsbord, baseret på udstyr af producent/teknologier jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4).

A) Bemandet fejlretningsberedskab 24/7-365, ved drift af kunders Telefoni,

B) Overvågningsfunktion, 24/7- 365, ved drift af kunders Telefoni,

C) Onsite service på kunders lokaliteter samt erfaring med opdatering af kunders Telefonikomponenter,

D) Etablering af Telefoni Management platform og måling af SLA,

E) Anvendt IT service management systemer (herunder Configuration og Asset management) og hvordan samspil har været med kundens eventuelle ITSM,

F) Erfaring med ITIL v3, standarden til sikring af, at en Kundes IT – service og driftsprocesser lever op til Best practice,

G) Anvendte projektledelsesmetoder og ”Best practice” i forbindelse med driftsydelsen og ny/ombygnings projekter,

H) Rådgivning om og videreudvikling af kunders infrastruktur Services.

Ansøger skal for hver reference oplyse om:

— Navn på kunden,

— Navn og telefonnr. på kontaktperson, til brug for eventuel kontakt,

— Kort beskrivelse af de leverede Infrastrukturservices,

— antal slutbrugere og antal telefonienheder,

— Realiseret kontraktsum, (uden salg af Hardware og licenser) angivet indenfor et interval på +/- 500 000 DKK kr. ekskl. Moms pr år.

Angivelse af årstal og måned/er for start og såfremt at kundekontrakten på den enkelte reference er afsluttet, anføres endvidere kundekontraktens ophørs dato og år.

ESPD del IV, C 13, Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede

ESPD del IV, C, 3, Referencer, Mindstekrav:

Mindst en reference på hvert af følgende områder:

I) Cisco telefoni,

J) Cisco kontaktcenter (Cisco Express),

K) Cisco kontaktcenter (Cisco Enterprise),

L) Verint voice recording,

M) En reference, som har omfattet drift af en Cisco Telefoniinfrastuktur med 2 500 slutbrugere eller derover,

N) En reference, som har omfattet, drift, support, overvågning af telefoni og infrastrukturservices 24/7-365.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, Skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som ansøgeren baserer sin anmodning på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end i ESPD.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Mindstekrav - ESPD del IV, C 13, Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede:

Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede. Den økonomiske aktørs årlige gennemsnitlige antal beskæftigede fuldtidsansatte medarbejdere, der hovedsageligt arbejder med ydelser svarende til de udbudte ydelser, gennem de sidste 3 år, er lig med eller over 20 fuldtidsansatte. Fuldtidsansatte defineres som medarbejdere, der som ansat i virksomheden, arbejder minimum 37 timer om ugen. Medarbejdere i virksomheden, der kun arbejder deltid, med de udbudte ydelser, kan omregnes til fuldtidsansatte. (Eksempelvis: 2 fuldtidsansatte personer, der arbejder 50% (18,5 timer om ugen) af deres arbejdstid, med de udbudte ydelser, modsvarer 1 fuldtidsansat).

Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes antal fuldtidsansatte, som virksomhedernes samlede antal gennemsnitlige fuldtidsansatte, gennem de sidste 3 år. Ved sammenslutninger af ansøgere (f.eks. konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD – erklæring, som omfatter ovennævnte erklæringer.

1) Der er ingen virksomhedsoverdragelse eller forpligtelser til at overtage medarbejdere;

2) Den vindende tilbudsgiver, skal indgå en databehandleraftale, herunder alt efter den økonomiske aktørs forhold også kan omfatte indgåelse af underdatabehandleraftale/r;

3) Der er krav om sikkerhedsstillelse. Nærmere oplysninger herom fremgår af udbudsmaterialet.

Inden kontaktens udløb.

De frivillige udelukkelsesgrunde finder anvendelse, jf. udbudslovens § 137, stk. 1 nr. 1-7.

Virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, skal først anmode om deltagelse ved gennemførsel af en prækvalifikation.

Ansøger skal ved anmodning om deltagelse i, afgive en ESPD-erklæring, for at kunne byde på kontrakten ved at udfylde og aflevere »Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument«, (ESPD), hvori ansøgeren skal afgive erklæringer i forbindelse med egnethed og udvælgelse jf. udbudsbekendtgørelsens, Del III.1) - III.1.2) og III. 1.3).

Prækvalifikationsbetingelserne og ESPD samt det øvrige udbudsmateriale er tilgængeligt via det internetbaserede eSourcing-system Complete Tender Management i regi af Ordregivers udbudssystem — EU— Supply, hvorfra udbudsmaterialet, herunder prækvalifikationsbetingelser og ESPD, kan downloades ved at anvende det anviste link jf. punkt 1.3) »Kommunikation«: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=191513&B=HOVEDSTADEN

Fristen i punkt IV 2.2) »Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse« er fristen for modtagelse af anmodning om prækvalifikation. Fristen for modtagelse af indledende — og endeligt tilbud, fastsættes i udbudsmaterialet.

Fristen i punkt IV 2.6) » Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud« er alene gældende for det endelige tilbud.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende/ forhandlingstilbud uden at indgå forhandling.

I overensstemmelse med Udbudsloven § 61, vil Ordregiver i en forhandlingsrunde indlede forhandling med de prækvalificerede Tilbudsgivere, som rettidigt har afgivet et indledende/ forhandlingstilbud, uanset om de indledende tilbud i øvrigt er konditionsmæssige.

Ved en forhandling, forventes det, at der afholdes en (1) forhandlingsrunde og 2 forhandlingsmøder. Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder og forhandlingsmøder, herunder udarbejdelse af yderligere eller reviderede tilbud og reviderede udbudsmateriale således at Ordregiver kan gentage fremgangsmåden, med at opfordre Tilbudsgivere til at afgive reviderede forhandlingstilbud med efterfølgende forhandling heraf, og indtil Ordregiver skønner, at det er hensigtsmæssigt at opfordre Tilbudsgiverne til at afgive et endeligt tilbud.

Formålet med forhandlingerne, er at Tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, at få præciserede kravspecifikationen og øvrige bilag samt at indkredse hvorledes, at Ordregivers behov bedst opfyldes samt tilstræbe, at der afgives konditionsmæssige tilbud.

Deltagere vil ikke modtage vederlag for deltagelse i forhandlingerne samt tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive forhandlingstilbud eller endeligt tilbud, er Ordregiver uvedkommende.

En række kontrakt underbilag er ikke offentliggjort i EU -Supply — CTM, af hensyn til datasikkerheden i Region Hovedstaden, jf. udbudslovens § 132, stk. 2. Bilagene fremsendes alene til de prækvalificerede ansøgere. Disse vil skriftligt blive pålagt fortrolighed om bilagene, hvilket er strafferetligt sanktioneret. Det gælder følgende underbilag: Bilag 1b-2 forside og Udstyrsliste, Bilag 1b-3 Dokumentation af Telefoni, forside, Bilag 1b-3-1, Brugervejledning til Wallboard Version 1.1, Bilag 1b-3-2, CCAdmin product description 2018 v1.1, Bilag 1b-3-3 RGH_CUCM_UC_Driftshåndbog ver.1.1, Bilag 1b-3-4 RGH_CUCM_UC_ Systemdokumentation v.1.1, Bilag 1b-3-5 RGH_UC, Systemdokumentation Bilag A – RGH IPT Nummerplan v1.1, Bilag 1b-3-6 RGH_UNITYConnection_Driftshåndbog ver.1.1., Bilag 1b-3-7 RGH_Videokonference_Driftshåndbog v1.1, Bilag 1e-, Kundens designdokumenter for telefoniområdet.

Internetadresse: http://www.klfu.dk

Tildeling af offentlig kontrakt: 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Internetadresse: http://www.kfst.dk