Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394

ESDH system

Gennemførelse af et udbud vedr. et nyt ESDH system skal sikre, at der indgås servicekontrakt og leveranceaftale med en ESDH leverandør, som...

1) ... bedst muligt opfylder Region Sjællands funktionelle og non-funktionelle krav;

2) ... tilbyder den bedst mulige vedligeholdelse og service, der sikrer Koncern IT servicemål for driftsstabilitet;

3) ... opfylder sikkerhedskrav i forhold til Persondatalovgivning (GPDR);

4) ... opfylder krav til gældende lovgivning, herunder offentligheds-, forvaltnings- og arkivloven;

5) ... tilbyder en standardløsning, der kan moduleres og tilpasses Region Sjællands.

Organisation og teknisk integration til andre hjælpesystemer.

Region Sjælland ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Region Sjælland har anvendt ESDH systemer siden regionens dannelse i 2007 og har dermed en solid erfaring med at anvende ESDH i forskellige dele af en stor organisation, hvor mange forskellige typer af administrative arbejdsopgaver løses på mange fysiske lokationer, i forskellige organisatoriske setups og af medarbejdere med forskellig faglig baggrund.

Region Sjælland ser derfor sig selv som en erfaren ESDH bruger med ambitioner. Visionen for vores kommende ESDH er at Region Sjælland med regionens overordnede ESDH-system skal sikre, at ledere og medarbejdere har et effektivt digitalt arbejdsredskab, der kan optimere vores arbejdsprocesser.

Løsningen skal være så intuitiv, at medarbejdere og ledere oplever det som let og naturligt at anvende deres digitale arbejdsplads. ESDH-løsningen skal derfor understøtte en række forskellige arbejdsgange, der dækker Region Sjællands anvendelsesområder. Disse beskrives via brugerhistorier.

En solid ESDH-understøttelse af arbejdsprocesser sikrer ligeledes, at sager journaliseres løbende, og at der er mulighed for at følge og have overblik over sagsdannelsen og sagsprocesser. Det understøtter også ledelsens behov for overblik over fristoverholdelse, sagsbehandlingstider og lignende parametre.

Det skal med andre ord være helt enkelt at gøre det rigtigt og regionens grundtanke er Rette dokument på Rette sted. Region Sjællands vision for anvendelsen af ESDH beskrives i nedenstående under 5 punkter, men skal ses som en samlet vision. De 5 punkter er er:

- Effektiv opgaveløsning og videndeling,

- Fleksibel adgang til information og arbejdsrum uafhængig af tid og sted,

- Ensartede håndteringer, overblik og sammenhænge på tværs af regionen,

- Tilpasse fremtidige processer og anvendelsesområder,

- Digital informationsudveksling mellem samarbejdspartnere.

24+24 måneder

Udvælgelsen mellem Ansøgere laves på baggrund af referencer, som Ansøger skal angive i Udbudsbilag 1A.

I vurderingen af referencer vil Ordregiver lægge vægt på at:

- Kunden havde mere end 1 800 brugere, af det leverede ESDH system,

- Kunden udførte sagsbehandling der er sammenlignelig med Region Sjælland,

- Kundens organisatoriske kompleksitet og antal af arbejdsgange var sammenlignelig med Region Sjællands,

- Referencen indbefattede procesunderstøttelse og implementering i organisationen,

- Referencen indbefattede tilpasningsevne til Kundens infrastruktur, og at Kunden havde en infrastruktur der mindede om Region Sjællands, jf. bilag 2B,

- Referencen indbefattede implementering/konfiguration og/eller efterfølgende videreudvikling af det leverede system,

- Der har været brugt agil/iterativ metode til implementering/konfiguration og/eller efterfølgende udvikling af systemet,

- Referencen indbefattede omfattende drifts- og serviceopgaver.

En reference, der dækker flere af punkter ovenstående vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af punkterne, ligesom det vægtes positivt at have flere end 3 referencer, dog maksimalt 5.

1) Region Sjælland påregner i forbindelse med implementeringen af den nye løsning at foretage aflevering af data fra Regionens 2 nuværende ESDH-systemer FICS og 360 til Rigsarktivet. Der skal ske aflevering af alle ikke tidligere afleverede, men nu afsluttede sager i henhold til gældende regler og retningslinjer for aflevering af data fra ESDH-systemer;

2) Udbuddet inkluderer mulighed for fremtidig udvikling gennem opgaver beskrevet i kravspecifikationen, og inkluderet som et forventet timeantal i evalueringen af udbuddet.

Ingen.

Årlig omsætning inden for kontraktens genstand (ESDH systemer).

Årlig omsætning på mindst 10 000 000 DKK i de sidste 3 regnskabsår inden for kontraktens genstand (ESDH systemer).

Referencer, som angives i Udbudsbilag 1A.

Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

- Ansøger skal have minimum 3 referencer fra danske offentlige kunder (kommuner, regioner, statslige), eller tilsvarende udenlandske, på ESDH-leverancer af konfigurerbare standard/rammesystemer,

- Referencerne skal være kendetegnet ved nysalg (opgraderingsprojekter tæller ikke) og implementeret indenfor de seneste 3 år.

En og samme reference må gerne dække over flere af ovenstående minimumskrav til referencerne.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og § § 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til Klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.

Internetadresse: http://www.kfst.dk