Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/f618a3a1-5d6f-420b-a752-bcb20386e21c/homepage

Anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service

Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Hos leverandøren.

Udbuddet omfatter anskaffelse af standard økonomi- og lønsystemer som en Service.

Systemerne skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemme at anvende,

— Effektive,

— Brugervenlige,

— Fleksible,

— Velfungerende både centralt og decentralt.

Økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1.10.2019. Økonomisystemet skal desuden være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1.12.2019 af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Lønsystemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1.12.2019.

For begge Systemer gælder, at Ibrugtagningsdagen er den 1.1.2020.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af økonomisystemet:

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning,

— Debitor,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Betaling (bank, kasse og e-faktura), kreditor og finansbogføringer,

— Rapportering og analyse,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Ressourcestyring, begrænset,

— Boliglån.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af lønsystemet:

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion i lønadministrationsprocessen,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Vagtplanlægning.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11.

Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Der er følgende optioner, der skal afgives tilbud på:

Fælles for begge Systemer:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering),

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.

Lønsystemet:

— Integration til Kundens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,

— Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration.

Økonomisystemet:

— Indkøb og E-handel,

— Ressourcestyring avanceret.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det Brøndby Kommunes vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer), og

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.).

Ordregiver kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Tilbudsgivers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed).

Ordregiver kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Det er i forhold til omsætningen et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 50 000 000 DKK i gennemsnit i de 3 seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD-dokumentet i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser/varer.

Kun de referencer for tilsvarende tjenesteydelser, der er udført inden for de angivne 3 år på tidspunktet for fristen for anmodning om deltagelse, vil indgå i vurderingen, jf. punkt II.2.9. Hvis ansøger har referencer for tilsvarende tjenesteydelser, hvis levering er påbegyndt tidligere end de angivne 3 år, men som stadig pågår inden for den 3-årige periode, vil det alene være den del af de tjenesteydelser, der udføres inden for de 3 år, der vil indgå i vurderingen. Tilbudsgiver skal derfor tydeligt angive, hvilke tjenesteydelser det handler om.

Ordregiver kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

- Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens/rammeaftalens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere,

- Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, herunder til at få oplysninger om indholdet af de øvrige tilbudsgiveres tilbud.

Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Der er tale om et offentligt udbud. Tilbud skal uploades via udbudssystemet. Tilbud kan ikke afgives på anden måde.

Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde ESPD.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-7 finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten/rammeaftalen skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælles europæiske udbudsdokument vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 og 3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 og 7, vedrørende opfyldelse af minimumskravene til egnethed, samt vedrørende kriterierne for udvælgelse. Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Til punkt II.2.7: Kontraktvarigheden på 6 år regnes fra Ibrugtagningsdagen for Systemerne (1.1.2020).

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse: www.kfst.dk