Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.foedevarestyrelsen.dk/Sider/forside.aspx

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/322057

Implementering, support og vedligehold af nyt IT System: Digitale eksportcertifikater (DIX) for Fødevarestyrelsen

Fødevarestyrelsen ønsker at anskaffe et nyt IT-system til håndtering af ansøgning, myndighedsbehandling og print af 100 000 årlige eksportcertifikater. Fødevarestyrelsen har derfor igangsat en udbudsproces med henblik på at indgå kontrakt for implementering af DIX april 2019, med henblik på at systemet kan idriftsættes april 2020. Udbuddet omfatter ikke drift, da systemet vil blive driftet af Statens-IT sammen med Fødevarestyrelsens øvrige systemer. Udgangspunktet for udbuddet er en visuel prototype, der detaljeret fastlægger de krav Erhvervet og Fødevarestyrelsen har itereret sig frem til vil være dækkende for fuld digitalisering af eksterne/interne arbejdsgange for eksportcertifikater. Det forventes at DIX kan konfigureres i et standardrammesystem, med en lav grad af specialudvikling.

Se prækvalifikationsbetingelserne. Der prækvalificeres 4 ansøgere.

Udvælgelse blandt flere egnede:

Følgende punkter i ESPD'et skal udfyldes: Del V.

Del V skal udfyldes ved at svare "ja". Såfremt ESPD'ets afsnit V ikke er udfyldt, vil Ordregiver lægge til grund, at ansøger blot henviser til de referencer, som er oplyst i ESPD'et afsnit IV, jf. afsnit 2.3.4.

Såfremt der modtages ansøgninger fra flere end 4 egnede virksomheder, vil Ordregiver udvælge de 4 virksomheder, som har mest erfaring med relevante opgaver. Ved udvælgelsen vil der blive lagt vægt på relevansen og kvaliteten af de oplyste referencer i forhold til den udbudte opgave, jf. afsnit III.1.3.

Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet

Ansøgerne skal opfylde følgende mindstekrav:

1) Minimum samlet årsomsætning på 15 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for kontraktens kerneområde, der defineres som implementering, udvikling og vedligehold af IT-systemer;

2) Positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår (dvs., at de seneste 3 godkendte årsregnskaber);

3) Erhvervsansvarsforsikring på minimum 5 000 000 DKK.

For det seneste afsluttede regnskabsår skal ansøger i ESPD'et give oplysninger om følgende:

- Ansøgers samlede årsomsætning for hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår, jf. ESPD’er, pkt IV.B,

- Ansøgers egenkapital, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.

Med "afsluttet regnskabsår" menes det seneste regnskabsår, hvor der foreligger revisorgodkendt regnskab.

Bemærk: Er ansøger et konsortium/lignende sammenslutning, eller baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske eller finansielle kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen, henholdsvis underleverandøren.

Såfremt en ansøger beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, jf. foranstående, skal denne enhed påtage sig solidarisk at hæfte for ansøgers forpligtelser under Kontrakten.

Såfremt ansøger ikke kan give oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, fordi ansøger er etableret inden for de seneste år, skal ansøger anføre dette i ESPD'et. Bemærk de fastsatte mindstekrav gælder tilsvarende for nystartede virksomheder.

Dokumentation for økonomisk og finansiel formåen: Vindende tilbudsgiver skal på anmodning (ikke som en del af prækvalifikationsansøgningen) fremsende ansøgers seneste godkendte årsregnskab eller revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal, hvis ikke Ordregiver kan tilgå disse oplysninger via en offentlig tilgængelig kilde (CVR.dk eller lignende). Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, jf. foranstående, vil ansøger blive bedt om at fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. Ligeledes vil ordregiver anmode den vindende tilbudsgiver om en serviceattest, eller tilsvarende dokumentation for ESPD’et, forud for tildelingsbeslutningen.

Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav:

4) Ansøger skal have udført mindst 5 relevante opgaver inden for de seneste 3 år, hvoraf mindst 2 af referencerne skal være på det standardsystem, ansøgeren vil benytte som grundlag for implementering af DIX;

5) Den økonomiske aktørs årlige gennemsnitlige antal beskæftigede fuldtidsansatte medarbejdere, der hovedsageligt arbejder med ydelser svarende til de udbudte ydelser (kontraktens kerneområde) gennem de sidste 3 år skal være lig med eller over 10 fuldtidsansatte.

Ad 4) Mindst 5 relevante opgaver inden for de seneste 3 år, hvoraf mindst 2 af referencerne skal være på det standardsystem, ansøgeren vil benytte som grundlag for implementering af DIX.

Med "relevante opgaver" forstås opgaver, hvor der vises erfaring med implementering og videreudvikling af et standardsystem som i størrelse (værdi) og kompleksitet (i forhold til fagområder og interessenter) svarer til Kontrakten.

Ansøger skal derfor i ESPD'et give oplysninger om følgende:

Der kræves 5 relevante referencer inden for de sidste 3 år, hvor der vises erfaring med implementering og videreudvikling af et lignende eller tilsvarende standardsystem. Særligt med fokus på standardsystemer som ansøger nødvendigvis ikke selv har udviklet, men har konfigureret og tilføjet specialudvikling til. Vurderes det, at en ansøger ikke kan fremvise 5 relevante referencer, kan Ordregiver vurdere, at egnethedskriterium ikke er opfyldt og ansøger vil ikke blive prækvalificeret.

Det bemærkes, at for at medtage en opgave som reference, er det ikke nødvendigt, at kontrakten er endeligt afsluttet.

Referencer vægtes højt hvis en eller flere af følgende indgår:

— Sammenlignelige standardsystemer indgår i referencen,

— Indeholder et eller flere af følgende moduler: Ansøgningsflow, Sagsbehandlingsflow, Konfigurationsmodul til certifikatskabeloner, rapportgenerator,

— Integrationer via web services og brug af nemID/nemLog-in,

— Sammenlignelige offentlige kunder, set i forhold til størrelse, myndighedsopgaver og kompleksitet.

Der ønskes i denne forbindelse beskrevet pr. reference:

— Beskrivelse af den løste opgave med fokus implementering og videreudvikling af et lignende eller tilsvarende standardsystem, herunder ansøgers roller i opgaven samt hvilke typer af egne specialister ansøger anvendte i opgaveløsningen,

— Beskrivelse af hvilke softwarekomponenter der indgik i løsningen,

— Kontraktstørrelsen. Antal timer i kontraktperioden, heraf relateret til ydelsesområdet,

— Tidspunkt for udførelsen,

— Modtager af leverancen og kontaktperson, til brug for eventuel kontakt.

Begrænsningen på antallet af referencer gælder samlet set, dvs. at ansøger + underleverandører tilsammen maksimalt må give 5 referencer. Tilsvarende gælder for konsortier (eller andre sammenslutninger af ansøgere), at summen af referencer maksimalt må være 5.

Ad 5) Mindst 10 fuldtidsansatte medarbejdere, der hovedsageligt arbejder med ydelser svarende til de udbudte ydelser (kontraktens kerneområde) beregnet som det gennemsnitlige antal fuldtidsansatte gennem de sidste 3 år. Fuldtidsansatte defineres som medarbejdere, der er ansat i virksomheden og som minimum arbejder 37 timer om ugen. Medarbejdere der kun arbejder deltid med de udbudte ydelser kan omregnes til Fultidsansatte. Fx: 2 personer der arbejder 50 pct. af deres tid med ydelsen modsvarer 1 fuldtidsansat.

Bemærk: Er ansøger et konsortium/lignende sammenslutning eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (eksempelvis underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

Dokumentation: For krav om dokumentation se prækvalifikationsbetingelserne afsnit 2.3.4.

Oplysninger om klageprocedure kan findes i klagevejledning fra Klagenævn for Udbud på https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Som angivet i udbudsbetingelserne afsnit 2.9 ydes der ikke vederlag for udarbejdelsen og fremsendelse af tilbud. Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning.