Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://permalink.mercell.com/76628626.aspx

Internetadresse for køberprofilen: http://www.frederikssund.dk/

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.gribskov.dk

EU-Udbud Løn- og økonomisystem IN

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og i begge kommunernes navne og på disses vegne, og kommunerne er således i henhold til udbudsloven i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af de fælles forpligtelser.

Den overordnede vision for samarbejdet er på sigt effektivt at samarbejde om fælles varetagelse af opgaver på økonomi- og lønområderne ved at varetage opgaverne i fællesskab eller via erfaringsudveksling, og ved i fællesskab at gennemføre procesforbedringer, der sikrer størst mulig effektivitet i opgaveudførelsen.

Ved at skabe en mere ensartet it-understøttelse øges mulighederne for at kunne samarbejde om implementering, anvendelse og administration af it-løsningerne. Hermed får kommunerne bedre muligheder for at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der udspringer af fællesskabet.

Kontrakt om anskaffelse af lønsystem som en Service

Hos leverandøren.

Systemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— - Nemt at anvende,

— - Effektivt,

— - Brugervenligt,

— - Fleksibelt,

— - Velfungerende både centralt og decentralt.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af Systemet:

— - Løn- og personaleadministration,

— - Administration af fravær og refusion,

— - Tjenestemandspensionsområdet,

— - Økonomiforhold og lønbudgettering,

— - Vagtplanlægning.

Systemet skal være klar til fuld drift på Ibrugtagningsdagen 1.1.2020 (mindstekrav).

Systemet skal være klar til delvis ibrugtagning før Ibrugtagningsdagen. Dette omfatter:

— - Indberetning af løndata for forudlønnede pr. 1.11.2019,

— - Oprettelse af vagtplaner pr. 1.11. 2019.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc-bistand.

Kontrakten kan af hver kommune forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Der er følgende optioner:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering),

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.

Kontrakt om anskaffelse af økonomisystem som en Service

Hos leverandøren.

Systemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— - Nemt at anvende,

— - Effektivt,

— - Brugervenligt,

— - Fleksibelt,

— - Velfungerende både centralt og decentralt.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af Systemet:

— - Kontoplan,

— - Budget og budgetopfølgning,

— - Debitor,

— - Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— - Kreditor, Betaling (bank, kasse og e-faktura) og finans,

— - Rapportering og analyse,

— - Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— - Ressourcestyring, begrænset.

Systemet skal være klar til fuld drift på Ibrugtagningsdagen 1.1.2020 (mindstekrav).

Systemet skal være klar til delvis ibrugtagning før Ibrugtagningsdagen. Dette omfatter:

— - Indberetning af budgetter pr. 1.10.2019,

— - Håndtering af forsupplementsperioden pr. 1.12.2019.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc-bistand.

Kontrakten kan af hver kommune forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Der er følgende optioner:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering),

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Ressourcestyring, begrænset,

— Ressourcestyring via integration til Navision,

— Boliglån,

— Boligudlejning og huslejeopkrævning.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

2) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

3) Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

Tilbud kan alene tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således ikke afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten i form af arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Tilbud skal uploades via Mercell og kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Pkt. II.2.7: Kontraktvarighed på 6 år regnes fra Ibrugtagningsdagen for Systemerne (1.1.2020).

Internetadresse:http://www.klfu.dk

Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse:http://www.kfst.dk