Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://skat.dk/SKAT.aspx?oId=1716506

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/login.asp

Rammeaftale om drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling af ESDH-systemet.

Udbuddet vedrører en rammekontrakt om drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af Ordregivers ESDH-system (Elektronisk Sags og Dokument Håndteringssystem). Rammekontrakten kan benyttes af myndigheder i Skatteministeriets koncern. ESDH-systemet benyttes pt. af ca. 6 000 brugere. De omfattede ydelser, Ordregivers behov og rammerne for udbuddet er nærmere beskrevet nedenfor, jf. punkt. II.2.4).

Udbuddet vedrører en rammekontrakt om drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af Ordregivers ESDH-system (Elektronisk Sags og Dokument Håndteringssystem), samt mulig tilkøb af brugerlicenser. Herunder øvrige leverancer og ydelser til de af udbuddet omfattede myndigheder. Ordregivers ESDH-system er baseret på standardproduktet Captia/Workzone fra ScanJour (opkøbt af KMD), med et antal kundespecifikke tilpasninger, samt tilkøbte moduler (SmartPost, Office, SharePoint, PDF).

Ordregivers ESDH-system er på nærværende tidspunkt installeret i 2 ESDH instanser, hvor hver instans omfatter et produktionsmiljø og et antal testmiljøer. Udover de ovennævnte ESDH instanser/miljøer, omfatter ESDH Systemet også:

— 1 Archive View miljø — med en tidligere version af Workzone applikationen (Captia),

— 4 Historical Database miljøer — lige således med en tidligere version af Workzone applikationen (Captia).

Ordregivers ESDH-system understøtter sagsbehandling med bl.a. følgende hovedfunktioner:

— Sagsstyring

— Sagsoprettelse

— Dokumenthåndtering

— Logning

— Sikkerhed- og rettighedsstyring

— Statistik

— Udsøgning.

Ordregivers ESDH-system understøtter pt. følgende myndigheder i Skatteministeriets koncern: Departementet, SKAT, Skatteankestyrelsen, Spillemyndigheden

Ordregivers ESDH-system har mange integrationer med omkringliggende fagsystemer, som opretter sager i ESDH-systemet. Derudover kan medarbejdere tilgå ESDH-systemet via en Outlook integration. ESDH-systemet indeholder mange sager med tilknyttede dokumenter, og er kendetegnet af store datamængder. Ordregivers ESDH-system er forretningskritisk for Ordregiver.

Den udbudte rammekontrakt om drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling har særlig til formål at opretholde og optimere ESDH-systemet og i den forbindelse sikre:

1) opfyldelse af ordregivers krav til serviceniveauer i relation til drift, support og vedligehold og at prissætningen heraf er konkurrencedygtig,

2) at ordregiver løbende kan foretage opgraderinger af ESDH-systemet,

3) at ordregiver løbende kan tilpasse ESDH-systemet til sin struktur og forretningsmæssige behov, herunder ved etablering af yderligere instanser,

4) at ordregiver efterfølgende kan indkøbe og ibrugtage ny funktionalitet i relation til ESDH-systemet, og

5) at ordregiver kan få den nødvendige faglige rådgivning og sparring om anvendelse af ESDH-systemet, videreudviklingsmuligheder og løbende driftsstøtte samt udførelse af sådanne ydelser.

Rammekontrakten omfatter følgende hovedydelser:

A) Drift: Ydelsen omfatter bl.a. drift af ordregivers ESDH-system og integration med andre systemer.

B) Support: Ydelsen omfatter support til ESDH-systemet gennem bl.a. tilrådighedsstillelse af en 2nd level service desk for ordregivers udvalgte medarbejdere.

C) Vedligeholdelse: Ydelsen omfatter bl.a. løbende og forebyggende vedligehold af ordregivers ESDH-system, samt fejlsøgning og fejlretning i samme.

D) Videreudvikling: Ydelsen omfatter projekter, som ændrer ESDH-systemet, fx funktionalitet, integrationer, arkitektur og/eller datamodel, klargøring til aflevering af data til Statens Arkiver så ordregivers ESDH-system løbende kan tilpasses udviklingen i ordregivers forretningsmæssige behov.

E) Eventuel etablering af yderlige ESDH-instanser inden for Skatteministeriets koncern, jf. optioner 4 og 5.

Ordregivers ESDH-system er baseret på standardproduktetet Captia/Workzone fra ScanJour (KMD). Der vil blive truffet særlige foranstaltninger til at sikre ligebehandling af de bydende, også i relation til nødvendige ydelser fra ScanJour (KMD). Rammekontrakten kan anvendes af hele Skatteministeriet med underliggende myndigheder. Rammekontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen, herunder »krigsreglen« i persondatalovens § 41, stk. 4. samt fra den 25.5.2018 persondataforordningen.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af de udbudte ydelser, jf. punkt II.2.4). Ved vurderingen af de mest relevante referencer (leverancer) vægter hovedydelserne oplistet i punkt II.2.4) litra A-E ligeligt.

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af ydelser, der er sammenlignelige med de i punkt II.2.4) nævnte.

Sammenfattende beror relevansvurderingen på Ordregivers samlede skøn over indholdet af ansøgers referencer.

Ordregiver vil hurtigst mulig og samtidig underrette Ansøgerne om Ordregivers beslutning om prækvalifikation. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for den trufne beslutning.

Ydelsen indeholder følgende optioner:

Option 1: Udskydelse af Transition Ind med 30 kalenderdage

Option 2: Udskydelse af Transition Ind med 60 kalenderdage

Option 3: Udskydelse af Transition Ind med 90 kalenderdage

Option 4: Etablering af særskilt ESDH instans under Transition Ind

Option 5: Etablering af særskilt ESDH instans under Driftsfasen

Option 6: Leverandørens anvendelse af Kundens Oracle licenser på driftsplatformen.

Rammekontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der tilbyder det bedste forhold ml. pris og kvalitet i overensstemmelse med kravene stillet i udbudsmaterialet.

— Økonomisk og finansiel kapacitet

— Teknisk og faglig kapacitet.

Se afsnit III.1.2) og III.1.3) nedenfor.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

— Ansøgers samlede årsomsætning i de tre seneste disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Ordregiver vil efter prækvalificering anmode de prækvalificerede ansøgere til at fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

— Virksomhedens årsregnskaber eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

— Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD, afsnit IV.B.

Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammekontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen.

Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Denne gøres tilgængelig i EU-Supply.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

— En årlig omsætning inden for de seneste 3 års disponible regnskabsår på mindst 150 000 000 DKK.

Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD dokumentets afsnit IV.B.

— Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD dokumentets afsnit IV.B.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

— En liste over de op til 5 betydeligste tilsvarende ydelser jf. II.2.4), som Ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, afhængigt af, hvornår Ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet for tilbudsafgivelse, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en beskrivelse af den udførte leverance.

Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen.

Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:

— En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.4) anførte ydelser, leverancen vedrører.

— Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

— Tidspunkt for leverancens udførelse, datoer for kontraktindgåelsen og kontraktudløb

— Navn på modtager af leverancen

— Leverancens kontraktsum

— Telefonnummer til modtageren af leverancen.

Oplysningerne angives i ESPD, Del IV, afsnit C: Teknisk og faglig formåen.

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer.

Referencer herudover vil der blive set bort fra.

Ordregiver vil efter prækvalificering anmode de prækvalificerede ansøgere til at fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammekontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Skabelonen kan hentes på sitet i EU-Supply.

Det bemærkes, at såfremt ansøger har baseret sin ansøgning om prækvalifikation på andre virksomheders faglige eller tekniske formåen vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne under rammekontrakten, skal disse dele udføres af de pågældende virksomheder, såfremt rammekontrakten tildeles den pågældende ansøger.

Der vil i rammekontrakten være krav om løn og arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder forarbejde af samme art i henhold til den mest repræsentative kollektive overenskomst, som gælder på hele det danske område.

Der vil i rammekontrakten være sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler.

Rammekontrakten indeholder krav om, at medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med rammekontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau krævet af ordregiver.

I rammekontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for FN's Global Compact, og i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang.

Om 4 år.

Ansøgning om prækvalifikation skal afgives elektronisk via det internetbaserede eSourcing system EU-Supply, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Det er gratis af oprette sig som bruger. Ansøgning om deltagelse kan således ikke indgives via e-mail. Ved tekniske spørgsmål til brugen af EU-Supply, kontakt venligst EU-Supplys support på telefon 70208014 eller mail til support@eu-supply.com.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via EU-Supply.

ESDH-systemdokumentation: for at få adgang til systemdokumentationen se udbudsbetingelser punkt 1.1

Spørgsmål i forbindelse med prækvalifikationen skal stilles inden for de i udbudsbetingelserne angivne frister. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristen for anmodning om prækvalificering, kan ikke forventes besvaret. Ordregiver bestræber sig på at besvare de modtagne spørgsmål inden for 3 arbejdsdage. Dog gør Ordregiver opmærksom på, at der kan være længere svaretider i juli måned.

Såfremt ansøgningen indeholder flere versioner af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Ansøgning om prækvalificering skal ske ved indgivelse af et ESPD via EU-Supply. ESPD anses som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold.

ESPD'et skal afgives både i XML- og pdf-format. Ordregiver stiller ikke krav om, at ESPD'et skal være underskrevet. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens guide til ESPD.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 og 7 medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Efter prækvalifikationen vil ordregiver anmode tilbudsgiverne om at afgive fuld dokumentation for de oplysninger, som er angivet i ESPD'et. Dokumentationen skal fremlægges inden for to og en halv uge fra anmodningen.

Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til den elektroniske udfyldelse af ESPD dokument på følgende side: http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPD

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen efter princippet i udbudslovens § 159, stk. 5, og 6, hvis ansøgninger ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Det bemærkes, at hver tilbudsgiver alene kan indgive 1 tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere tilbud, f.eks. selv indgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der indgiver tilbud, skal tilbudsgiveren sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgivere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbudsprocessen i overensstemmelse med de udbudsretlige regler, såfremt det vurderes, at de indkomne tilbud ikke er økonomisk fordelagtige.

Vedr. pkt. IV.2.4) bemærkes, at ansøgning om at deltage samt eventuelle efterfølgende tilbud skal udarbejdes på dansk, men at tekniske specifikationer, standardmanualer mv., kan afgives på engelsk.

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse:http://www.kfst.dk/