Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.folkekirkensit.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774

Kontrakt om levering og vedligeholdelse af ESDH-system.

Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse og videreudvikling af en ESDH-løsning til Folkekirkens It.

Hos Leverandøren.

Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling af en ESDH-løsning til 500-600 brugere som skal kunne tildeles profiler som chefer, sagsbehandlere og/- eller journalførere. Løsningen skal understøtte Kirkeministeriets, Stifterne og Provstiernes digitale administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med indgående og udgående kommunikation, journalisering, sagsbehandling, ministerforelæggelse, procesunderstøttelse og styrings- og ledelsesinformation samt aflevering af elektronisk arkiv til Rigsarkivet. ESDH løsningen skal tilvejebringe avanceret funktionalitet til at understøtte de dagsordens og mødeprocesser, der forefindes i regi af Stiftsråd og Provstiudvalg. Ligeledes skal mindre avanceret møde/dagsordensfunktionalitet stilles til rådighed for departementets brugere især i en sammenhæng hvor ledelsen afholder møder.

ESDH løsningen skal tillige anvendes af ca. 800-1 000 brugere, som er folkevalgte medlemmer af udvalg, med en læseadgang skal kunne få adgang til at fremsøge dokumenter i et nærmere defineret udsnit af systemet.

Ved denne tredje anskaffelse af et ESDH-system, ønsker ordregiver at anskaffe et system, som kan interagere med andre systemer eksempelvis sådan at ESDH-systemet i en arbejdsproces indgår på lige fod med f.eks. et lønsystem i forbindelse med en præsteansættelse eller byggesagsbehandling.

ESDH løsningen skal også understøtte adgang og sagsbehandling via mobile løsninger. Såfremt det leverede system er modulopbygget, således at forelæggelses- og dagsordensfunktionalitet er egne moduler, skal forelæggelsesfunktionaliteten anvendes af ca. 50 brugere ligesom den fulde dagsorden funktionalitet skal anvendes af ca. 200 brugere.

Omfattet af opgaven er endvidere integrationer via veldefinerede grænseflader til øvrige systemer, eksempelvis CPR og Digital Post.

Brugeradministration i systemet skal kunne ske via AD og Microsoft Identity Manager

Ud over systemet, så omfatter leverancen også en række optioner, jf. også punkt II.2.11).

Option 1-2: Funktionel understøttelse af præsteansættelse og byggesager, som kan interagere med andre systemer sådan at ESDH-systemet i en arbejdsproces indgår på lige fod med f.eks. et lønsystem i forbindelse med en præsteansættelse eller byggesagsbehandling.

Option 3-10: Konvertering af lukkede og åbne sager med eksisterende data fra henholdsvis en eksisterende cBrain løsning og en eksisterende Acadre løsning, hvor både udlæsning og indlæsning af data indgår.

Option 10-14: Kurser for brugere og administratorer /teknikere.

Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet

kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element

af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for videreudvikling af digitale processer.

Kontrakten kan forlænges i 2 perioder af hver 12 måneders varighed.

Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Ved en eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ordregiver ved udvælgelsen lægge vægt på de tekniske og finansielle oplysninger, som beskrevet under pkt. III, idet følgende indgår i vurderingen:

De mest relevante referencer, vurderet på grundlag af de i ESPD-dokumentet angivne referencer i forhold til det i punkt II.2.4) anførte og efterspurgte.

Option 1-2: Funktionel understøttelse af præsteansættelse og byggesager, som kan interagere med andre systemer sådan at ESDH-systemet i en arbejdsproces indgår på lige fod med f.eks. et lønsystem i forbindelse med en præsteansættelse eller byggesagsbehandling.

Option 3-10: Konvertering af lukkede og åbne sager med eksisterende data fra henholdsvis en eksisterende cBrain løsning og en eksisterende Acadre løsning, hvor både udlæsning og indlæsning af data indgår.

Option 10-14: Kurser for brugere og administratorer /teknikere.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller-forklar-princippet) er det ordregivernes vurdering, at anskaffelsen ikke med fordel kan opdeles, idet der er tale om udbud af en samlet systemanskaffelse med tilhørende sammenhængende ydelser, som er vurderet til hverken it-strategisk eller teknisk at være egnet til at opdele i delaftaler.

Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ansøger skal som en del af sin anmodning om prækvalifikation aflevere et »fælles europæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD-dokumentet«), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

A. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk.2 og stk. 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

B. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136, nr. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

C. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet:

- Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal som en del af sin anmodning om prækvalifikation aflevere et »fælles europæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD-dokumentet«), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

Ordregiver kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder indenfor samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Det er et mindstekrav, at ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) skal være positiv.

Ved tilbud fra konsortier og tilbud med underleverandører: Der vil ved vurderingen af egenkapitalen ske en sammenlægning af konsortiedeltagernes eller hovedleverandøren/underleverandørens økonomiske nøgletal i form af angivne egenkapital for den enkelte enhed med henblik på at beregne den samlede egenkapital for konsortiet eller hovedleverandøren / underleverandøren i sin helhed. Den opgjorte egenkapital skal samlet være positiv.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal som en del af sin anmodning om prækvalifikation aflevere et »fælles europæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD-dokumentet«), hvori ansøger skal afgive følgende:

1. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år.

Ordregiver ser gerne, at ansøger for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegør for kundenavn (modtagere), beløb og tidspunkt (datoer) samt referenceopgavens relevans og sammenlignelighed i forhold til den udbudte kontraktgenstand (beskrivelse), jf. pkt. II.2.4).

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD-dokumentet i feltet »beskrivelse« skal sørge for, at beskrivelserne af de enkelte referencer er fyldige og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser, således som de er udtrykt i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.4).

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som ansøgeren baserer sin ansøgning på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Ordregiver kan ikke tage referencer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte referencer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte referencer.

Det vil være et kontraktmæssigt krav, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Ved opfyldelse af Kontrakten, jf. ovenfor, forstås arbejde udført i Danmark med henblik på Kontraktens opfyldelse

Øvrige kontraktudførelsesvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.

Vedligeholdelse og videreudvikling forventes genudbudt ved kontraktophør, med mindre ordregiver vil anskaffe et nyt ESDH-system.

Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling. Alene prækvalificerede ansøgere har mulighed for at afgive foreløbigt tilbud og deltage i forhandlingsfasen. Anmodning om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.1.1)-III.1.3) angivne betingelser for deltagelse. Oplysningerne kan alene afgives ved udfyldelse af ESPD-dokumentet. Hver ansøger kan alene indsende 1 anmodning om prækvalifikation.

II.1.5) og punkt II.2.6): De anførte værdiangivelser er alene anslåede værdiangivelser, der afhænger af kontraktforløbet, hvorfor værdiangivelserne er behæftet med en vis usikkerhed. Værdien af kontrakten kan således både være større og mindre. Værdiangivelsen er samtidig udtryk for et estimeret spænd, således at kontraktens anslåede spænd udgør 7 000 000-9 000 000 DKK. II.2.7): Kontraktens varighed relateres til kontraktens løbende ydelser og regnes derfor fra systemets levering (bestået overtagelsesprøve). III.1): Ansøgere udelukkes fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136 og/eller den frivillige udelukkelsesgrund i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, finder anvendelse, medmindre Udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138). III.1: Ordregiverne kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode ansøger/tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i ESPD-dokumentet, jf. Udbudslovens§ 151, stk. 2. Ordregiver kan anmode ansøger/tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende ansøger/tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Følgende dokumentation vil blive krævet for opfyldelse af de obligatoriske de udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 3 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde I Udbudslovens § 137, stk. 1. nr. 2: For danske virksomheder: A. Serviceattest. B. Såfremt der er udenlandske medlemmer af bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd i virksomheden, skal der — som supplement til en serviceattest, der er ældre end 30.1.2017 — yderligere indhentes en straffeattest i Danmark for de pågældende personer, idet serviceattesten alene dækker danske forhold. For udenlandske virksomheder:

1. Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1. 2. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i § 135,stk. 3, og § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Følgende dokumentation vil blive krævet i forhold til konsortier, såfremt det er relevant: Erklæring om konsortiedannelse. Der er i udbudsmaterialet vedlagt erklæring, der kan anvendes som dokumentation. Følgende dokumentation vil blive krævet i forhold til støtteerklæring fra underleverandører, som ansøger baserer sig på, jf. Udbudslovens § 144, stk. 2, i det omfang det er relevant:

— Støtteerklæring i forhold til økonomisk og finansiel formåen

— Støtteerklæring i forhold til teknisk og faglig formåen.

Der er i udbudsmaterialet vedlagt støtteerklæringer, der kan anvendes som dokumentation, såfremt det er relevant.

Sproget i nærværende udbudsforretning er dansk, jf. punkt V.2.4). Tilbud skal afgives på dansk. Teknisk dokumentation — men ikke brugervejledninger — kan være på engelsk.

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/om-klagenaevnet-for-udbud

Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv.

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Klage over udbud, der ikke vedrører prækvalifikation, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse:http://www.kfst.dk/