PhD Planner

1.1.

Køber

Officielt navn : Aarhus Universitet

E-mail : udbud@au.dk

2.1.

Procedure

Titel : PhD Planner

Beskrivelse : IT-systemet PhD Planner er en SaaS løsning med webbaserede indgange. Systemet indeholder tre portaler – en til de ph.d.-studerende, en til vejledere, programformænd og ph.d.-skoleleder og en til administratorer. Systemet håndterer automatiserede workflows mellem systemets brugere, med automatiserede påmindelser om deadlines mv., og understøtter hele ph.d.-forløbet fra rekruttering, til indskrivning, gennem uddannelsesforløbet til afslutning af ph.d.-forløb og tildeling af ph.d.-grad. Systemet bruges desuden til al ledelsesinformation og statistik på ph.d.-området. PhD Planner er i høj grad skræddersyet til behovet for systemunderstøttelse af ph.d.-forløbet på Aarhus Universitet (AU) med udgangspunkt i dansk lovgivning og med fokus på kvalitetssikring af administrative processer. Systemet bygger på en platform, som AU selv har videreudviklet. Der er ikke identificeret andre softwareløsninger specifikt udviklet til administration af ph.d.-forløb. Der findes CRM-systemer, projektstyringssystemer og systemer til administration af kandidatstuderende, men disse vil kræve så omfattende tilpasninger, at det vurderes at udgøre en uforholdsmæssigt stor økonomisk byrde, særligt når der allerede findes en løsning på markedet, der dækker behovene. Det er på baggrund af ovenstående vurderinger og overvejelser - AU’s konklusion, at der pt. ikke kan skabes konkurrence om en ny kontrakt med ResearchPlanner. Aarhus Universitet har til hensigt at indgå kontrakt uden udbud i medfør af undtagelsesbestemmelsen i udbudslovens § 80, stk. 3, og stk. 4 idet der alene er én økonomisk aktør grundet manglende konkurrence af tekniske årsager. Ordregiver har vurderet, at der ikke findes et rimeligt alternativ eller erstatning for den eksisterende softwareløsning og den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene.

Identifikator for proceduren : da082b49-459c-4cc4-8323-43f92817df81

Intern ID : 2025-0801417

Udbudsprocedure : Anden procedure, der afvikles i to faser

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

2.1.4.

Generelle oplysninger

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : PhD Planner

Beskrivelse : IT-systemet PhD Planner er en SaaS løsning med webbaserede indgange. Systemet indeholder tre portaler – en til de ph.d.-studerende, en til vejledere, programformænd og ph.d.-skoleleder og en til administratorer. Systemet håndterer automatiserede workflows mellem systemets brugere, med automatiserede påmindelser om deadlines mv., og understøtter hele ph.d.-forløbet fra rekruttering, til indskrivning, gennem uddannelsesforløbet til afslutning af ph.d.-forløb og tildeling af ph.d.-grad. Systemet bruges desuden til al ledelsesinformation og statistik på ph.d.-området. PhD Planner er i høj grad skræddersyet til behovet for systemunderstøttelse af ph.d.-forløbet på Aarhus Universitet (AU) med udgangspunkt i dansk lovgivning og med fokus på kvalitetssikring af administrative processer. Systemet bygger på en platform, som AU selv har videreudviklet. Der er ikke identificeret andre softwareløsninger specifikt udviklet til administration af ph.d.-forløb. Der findes CRM-systemer, projektstyringssystemer og systemer til administration af kandidatstuderende, men disse vil kræve så omfattende tilpasninger, at det vurderes at udgøre en uforholdsmæssigt stor økonomisk byrde, særligt når der allerede findes en løsning på markedet, der dækker behovene. Det er på baggrund af ovenstående vurderinger og overvejelser - AU’s konklusion, at der pt. ikke kan skabes konkurrence om en ny kontrakt med ResearchPlanner. Aarhus Universitet har til hensigt at indgå kontrakt uden udbud i medfør af undtagelsesbestemmelsen i udbudslovens § 80, stk. 3, og stk. 4 idet der alene er én økonomisk aktør grundet manglende konkurrence af tekniske årsager. Ordregiver har vurderet, at der ikke findes et rimeligt alternativ eller erstatning for den eksisterende softwareløsning og den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene.

Intern ID : 2025-0801417

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 6 År

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for udbud

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : Aarhus Universitet

Organisation, der udfører betalingen : Aarhus Universitet

TED eSender : Mercell Holding ASA

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 3 300 000,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Researchplanner ApS

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : 2025-0801417

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 3 300 000,00 DKK

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : 2025-0801417

Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 13/01/2025

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aarhus Universitet

Registreringsnummer : 31119103

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Aarhus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : Aarhus Universitet (Indkøb)

E-mail : udbud@au.dk

Telefon : 93522484

Internetadresse : https://www.au.dk/

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten

Organisation, der udfører betalingen

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405708

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Researchplanner ApS

Den økonomiske operatørs størrelse : Lille virksomhed

Registreringsnummer : 40671315

Postadresse : Nyelandsvej 16, 1. th

By : Frederiksberg

Postnummer : 2000

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Researchplanner ApS

E-mail : info@researchplanner.net

Telefon : 30145354

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

11.1.

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : b81744ba-a683-4acc-b652-e2cd72d6514f - 01

Formulartype : Forudgående underretning om direkte tildeling

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

Bekendtgørelsesundertype : 25

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 05/02/2025 13:32:22 (UTC)

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 05/02/2025 13:42:44 (UTC)

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2.

Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 81691-2025

EUT-S-nummer : 26/2025

Offentliggørelsesdato : 06/02/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

PhD Planner

Aarhus Universitet

Send til en kollega