Fakta om udbudet

EU-nr

Offentliggjort

18.11.2024

Udbudstype

Andre

Bestilling af materiale

https://www.ethics.dk/ethics/eo#/1ba202c4-b5ce-4d6e-aba3-d04dbc5e765a/publicMaterial

Udbyder

Aarhus Universitet

IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Aarhus Universitet

1. Køber

1.1.

Køber

Officielt navn : Aarhus Universitet

E-mail : ldg@au.dk

Køberens retlige status : Offentligretligt organ

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Uddannelse

2. Procedure

2.1.

Procedure

Titel : IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Beskrivelse : Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer, herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer. Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem, medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger, deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere, og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt ikke opdelt i delaftaler. "Køb grønt eller forklar"- princip: I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

Identifikator for proceduren : dcd90be0-0329-44c6-b1a6-1d1ead05060a

Intern ID : 2024-0654253

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens § 61 (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Udbud med forhandling betyder, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal Ansøgere udvælges til at afgive tilbud, en tilbudsfase, hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres indledende tilbud, en forhandlingsfase, hvor der gennemføres forhandlinger med de udvalgte Tilbudsgivere, som på baggrund heraf afgiver et revideret tilbud og en sidste fase hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder et endeligt tilbud. Efter prækvalifikationen opfordres valgte tilbudsgivere til at afgive tilbud. Spørgsmålsfristen vil hertil være den 20. januar 2025 kl. 12:00, og tilbudsfristen er den 30. januar 2025 kl. 12:00. Efter modtagelse af første tilbud indledes forhandlingsfasen. Tilbudsgivere vil ikke modtage vederlag for deltagelse i forhandlingsforløbet. I forbindelse med forhandlingerne gennemføres en løsningsdemonstrationssession med hver Tilbudsgiver, såfremt der måtte være behov herfor. Løsningsdemonstrationen er ikke en del af tilbuddet og vil således ikke indgå i evalueringen. Hver Tilbudsgiver har i alt 2,5 time til at gennemføre deres præsentation af det indledende tilbud og løsningsdemonstrationen. I forlængelse af løsningsdemonstrationen kan der afholdes et forhandlingsforløb. Efter modtagelse af tilbuddene, vil tilbuddene blive gennemgået, og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage en dagsorden samt individuel forhandlingsdisposition med angivelser af forhold i tilbuddet, som Ordregiver enten ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgiverens stillingtagen til. Forhandlingsmødet samt løsningsdemonstration forventes afholdt den 17., 20. eller 21. februar 2025. På forhandlingsmødet vil Tilbudsgiver få adgang til at præsentere sit tilbud, og der vil med udgangspunkt i Ordregivers dagsorden og forhandlingsdisposition blive ført forhandlinger med Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig adgang til at afholde første forhandlingsrunde på skriftligt grundlag, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger det. Forhandlingerne kan vedrøre alle elementer i tilbuddet, herunder eventuelle forbehold, kontraktvilkår, den tilbudte pris samt tilbuddets kvalitative elementer. Efter forhandlingsmødet/den skriftlige forhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til Tilbudsgiver. Tilbudsgiver udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres senest den 13. marts 2025, kl. 12:00. Ordregiver forbeholder sig dog adgang til ikke at afholde forhandlingsmøder, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning uden.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2.

Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 7 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : ESPD og "Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde": Ansøger skal i forbindelse med tilbuddet udfyldte et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Tilbudsgiver skal udfylde ESPD'et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i udbudsbetingelsers afsnit 3.1 A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde: Ansøger skal anvende ESPD'et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af: De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136 og følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. De valgte frivillige udelukkelsesgrunde: - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren kan påvise, at Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis denne erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende. Såfremt ansøger er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil ansøger blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Dokumentation: I umiddelbar forlængelse af, at Ansøger har modtaget meddelelse om prækvalifikation vil Ordregiver anmode Ansøger (efterfølgende kaldet Tilbudsgiver) om at dokumentere og fremlægge dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbuds-dokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når 1) Ordregiver kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom: • Tilbudsgivers personlige forhold - Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere • Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant) - Formular – Konsortieerklæring, eller hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen - Formular - Støtteerklæring, Anden enheds formåen. • Tro og love-erklæring ang. Rusland - Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23) , og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter. Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved afgivelse af ansøgning, men dette er ikke et krav. Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder før ansøgningsfristen. Indhentning af serviceattesten vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen. Indhentning af denne dokumentation er i udelukkende for at bekræfte de oplysninger der er afgivet i ESPDét. Konsortieerklæring: Hvis en Ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring. Støtteerklæring: Hvis en Ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”. Såfremt ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse ansøgers fulde ansvar under kontrakten. Udbuddets anslåede værdi eksklusive moms: 7 mio. DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn baseret på tidligere år. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale længde på 8 år.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

2.1.6.

Udelukkelsesgrunde

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret?

Konkurs : Er den økonomiske aktør gået konkurs?

Korruption : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.

Tvangsakkord uden for konkurs : Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs?

Deltagelse i en kriminel organisation : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).

Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på miljølovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).

Svig : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).

Børnearbejde og andre former for menneskehandel : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1).

Insolvens : Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling?

Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på det arbejdsretlige område? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Aktiver, der administreres af en kurator : Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten?

Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer: a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger, c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling?

Rent nationale udelukkelsesgrunde : Andre udelukkelsesgrunde, der måtte være fastsat i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstats lovgivning. Finder de rent nationale udelukkelsesgrunde, der er anført i den relevante meddelelse eller i udbudsdokumenterne, anvendelse?

Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren?

Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren?

Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne.

Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på sociallovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Betaling af socialsikringsbidrag : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Erhvervsvirksomheden er indstillet : Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet?

Betaling af skatter og afgifter : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

5. Delkontrakt

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Intern ID : 2024-0654253

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Tilbudsgiver skal efter aftale levere de angivne optioner ved kundens bestilling. Optioner kan bestilles i hele kontraktperioden. Option 1: SSO til Microsoft Entra ID med MFA - Ordregiver benytter Microsoft Entra ID og Microsoft Authenticator og ønsker at benytte dette til SSO og som MFA i forbindelse med Ordregivers brugeres adgang til Løsningens backend. Protokollen OpenID Connect ønskes benyttet. Data fra Entra ID vil bl.a. være: Unikt brugernavn i formatet AU-id@uni.au.dk, Mail, Navn. Når brugere mister deres rettigheder/bliver disabled/nedlagt i Microsoft Entra ID, skal de ikke længere have adgang til Løsningen. Option 2: Hypercare - Tilbudsgiver skal levere Hypercare-assistance og udvidede supporttjenester i forbindelse med implementering af en ny Løsning. Hypercare indebærer, at Ordregiver har et direkte kontaktpunkt hos Tilbudsgiver som dedikeret og uden ugrundet ophold supporterer Ordregiver vedrørende forhold som ligger på kundesiden, dvs. sikrer hjælp som ligger udover hvad der ellers kan forventes af Servicedesk. Hypercare skal omfatte: Hjælp til justering af opsætninger og konfigurationer, samt udvidet 2. level support til understøttelse af Ordregivers support- og integrationsorganisation i henhold til forventet ekstra belastning i perioden omkring Idriftsættelse.

5.1.2.

Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 6 År

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her : Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af kontraktperioden på 6 år kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med 12 måneder. Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af denne 12 måneders-periode kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med yderligere 12 måneder, så den samlede maksimale forlængelse udgør 24 måneder.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 7 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

5.1.9.

Udvælgelseskriterier

Kriterium :

Type : Økonomisk og finansiel formåen

Anvendelse af dette kriterium : Ikke anvendt

Kriterium :

Type : Egnethed til at udøve det pågældende erhverv

Anvendelse af dette kriterium : Ikke anvendt

Kriterium :

Type : Teknisk og faglig formåen

Navn : For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type

Beskrivelse : Ansøger skal beskrive 1 tilsvarende reference som det udbudte. Referencen skal være leveret og idriftsat på tidspunktet for ansøgningsfristen og senest tre (3) år forinden ansøgningsfristen. Med tilsvarende referencer forstår Ordregiver, en reference hvor Ansøger har leveret og idriftsat en Løsning, som håndterer en kundes tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer. Hver reference bedes indeholde: • Startdato og slutdato (er referencen ikke afsluttet, slutdatoen ikke er kendt, anføres ”igangværende” under Beskrivelse). • Idriftsættelsesdatoen anføres i beskrivelsen. • En klar beskrivelse af opgaven, herunder hvorfor opgaven vurderes at være relevant og tilsvarende i forhold til den udbudte ydelse. • Navn på modtager og kontaktoplysninger. Mindstekrav til det niveau, der kræves • Ansøger skal beskrive 1 tilsvarende reference som det udbudte. Referencen skal være leve-ret og idriftsat senest på tidspunktet for ansøgningsfristen og ikke tidligere end tre år før an-søgningsfristen. Referencerne skal beskrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Ordregiver forventer at hver reference maksimalt fylder to A4-sider i den printede version af ESPD'-et. Hvis antallet af egnede Ansøgere, der lever op til egnethedskravene, ikke overstiger mindsteantallet af Ansøgere, som ønskes prækvalificeres, vil samtlige af disse Ansøgere blive prækvalificeret. Såfremt antallet af Ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det højeste antal ansøgere, som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de bedst egnede Ansøgere, så alene det rette antal Ansøgere bliver prækvalificeret. Udvælgelsen sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterie: Referencer Ved vurderingen af referencerne vil Ordregiver vægte nedenstående positivt: • at der i forhold til drift og support er tale om referencer med samme eller flere antal brugere, arrangementer mv., som Ordregivers organisation. • at de beskrevne referencer er til andre universiteter fremfor referencer til det private, kommuner, stat, regioner eller andre offentlige organer.

Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser :

Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3

Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3

Køberen forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud uden yderligere forhandlinger

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium :

Type : Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”. Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point er denne: Tilbuddet med laveste ”samlet evalueringspris” får maksimumpoint, og de øvrige ”samlet evalueringspris”, jf. Bilag 4.a - Leverandørens priser og Udbudsbetingelsernes afsnit 6.2.

Vægtning (procentdel, præcis) : 40

Kriterium :

Type : Kvalitet

Navn : Kvalitet

Beskrivelse : Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet (45%), Økonomi (15%), Implementering, drift og support (10%), Informationssikkerhed (20%), API (5%) og Webtilgængelighed (5%), jf. Bilag 2 - Kravspecifikationer og løsningsbeskrivelser og afsnit 6.2 i Udbudsbetingelserne. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” lægge vægt på opfyldelsesgraden af delkriterierne, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet opfylder de forventninger, som er beskrevet.

Vægtning (procentdel, præcis) : 60

5.1.11.

Udbudsdokumenter

Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk

Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 04/12/2024 11:00:00 (UTC)

Adresse på udbudsdokumenterne : https://www.ethics.dk/ethics/eo#/1ba202c4-b5ce-4d6e-aba3-d04dbc5e765a/publicMaterial

5.1.12.

Udbudsvilkår

Vilkår for proceduren :

Den påtænkte dato for afsendelse af opfordringerne til at afgive tilbud : 03/01/2025

Vilkår for indgivelse :

Elektronisk indgivelse : Påkrævet

Indgivelsesadresse : https://www.ethics.dk/ethics/eo#/1ba202c4-b5ce-4d6e-aba3-d04dbc5e765a/homepage

Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk

Elektronisk katalog : Ikke tilladt

Alternative tilbud : Ikke tilladt

Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt

Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 17/12/2024 11:00:00 (UTC)

Oplysninger, der kan suppleres efter indgivelsesfristen er udløbet :

Køberen kan beslutte, at visse manglende tilbudsrelaterede dokumenter kan indsendes senere.

Yderligere oplysninger : Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Ordregiver forbeholder sig dog retten til i visse tilfælde at anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller færdiggøre tilbuddet, jf. Udbudslovens § 159, stk. 5.

Betingelser for kontraktens udførelse :

Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej

Elektronisk fakturering : Påkrævet

Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej

Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja

Oplysninger om klagefrister : I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen; 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4; 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt. En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Klagenævnet for udbud

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for udbud

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Aarhus Universitet

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Aarhus Universitet

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Aarhus Universitet

Organisation, der behandler tilbud : Aarhus Universitet

TED eSender : Mercell Holding ASA

8. Organisationer

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aarhus Universitet

Registreringsnummer : ORG-31119103

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : Lisette Gerlach

E-mail : ldg@au.dk

Telefon : 93522862

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse

Organisation, der behandler tilbud

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for udbud

Registreringsnummer : ORG-37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405708

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

Organisation med ansvar for mægling

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : ORG-10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1.

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 092ca541-3769-438c-a753-8d57a7e4a65f - 01

Formulartype : Konkurrencevilkår

Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 16

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 14/11/2024 15:24:11 (UTC)

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 14/11/2024 15:24:56 (UTC)

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2.

Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 699951-2024

EUT-S-nummer : 224/2024

Offentliggørelsesdato : 18/11/2024

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Aarhus Universitet

Send til en kollega