Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

1.1.

Køber

Officielt navn : Region Sjælland

E-mail : kewa@regionsjaelland.dk

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Sundhed

2.1.

Procedure

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Beskrivelse : I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af: a) Life-cycle-management af dokumenter b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning) c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse d) Kompetenceregistrering og styring e) Akkreditering. Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov. Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet. Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er: a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp) b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående e) Integration/API til Kundens SendGrid f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet. Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed. II. Hovedydelser Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.) b) Datamigrering og -konvertering c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen d) Optioner. Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.

Identifikator for proceduren : 7b7f8c93-2d2f-4742-9ca3-5c4dd611d927

Tidligere bekendtgørelse : 9fdd6137-707c-4cc9-8107-ba0677c507b9-01

Intern ID : A426303600

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud. Udelukkelse: Ordregiver skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a, 135 og 136. Ordregiver vil også udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-5. Ordregiver vil dog ikke udelukke en ansøger, som har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud og således uden at indgå i eventuelle forhandlinger. Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at forhandlingsmøder gennemføres. Tilbudsgiver skal som led i udbudsforretningen gennemføre en løsningsdemonstration. Formålet med løsningsdemonstrationen er overordnet at supplere bestemte udvalgte dele af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse – og dermed ordregivers vurderingsgrundlag – gennem en demonstration af løsningens brugervenlighed set i forhold til udvalgte dele af den tilbudte funktionalitet. Løsningsdemonstrationen gennemføres umiddelbart efter tilbudsfristen og inden gennemførelse af forhandlingsmøder. Beskrivelse af forhandlingsforløbet: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtigheds-princippet. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til yderligere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt. Under forhandlingsfasen kan ordregiver anmode om reviderede tilbud. Ved forhandlingsfasens afslutning opfordres tilbudsgiverne til at afgive reviderede eller endelige tilbud. Ordregiver vil tydeligt angive, hvorvidt der anmodes om reviderede eller om endelige tilbud. I det omfang ordregiver anmoder om reviderede tilbud, kan ordregiver efterfølgende vælge enten at tildele kontrakten på baggrund af de reviderede tilbud eller at gennemføre en yderligere forhandlingsfase med alle tilbudsgiverne. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af udbudslovens § 159, stk. 5. Ordregiver har således ikke angivet, at en konkret fejl eller mangel vil føre til, at tilbuddet afvises, jf. udbudslovens § 159, stk. 6. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag. Modtagne tilbud returneres ikke af ordregiver. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72212311 Udvikling af programmel til dokumenthåndtering, 72227000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel, 72250000 System- og supporttjenester, 72263000 Implementering af programmel, 72265000 Konfigurering af programmel, 72267100 Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi, 72268000 Levering af programmel, 72311100 Konvertering af data

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Ærtekildevej 1

By : Ringsted

Postnummer : 4100

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 25 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Estimeret kontraktværdi: I relation til den estimerede kontraktværdi bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive udvidelser til Løsningen, tilknyttede ydelser og prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på indhentede prisindikationer i markedsdialog og erfaringer fra lignende kontrakter. Delkontrakter: Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Baggrunden for ikke at opdele kontrakten i delkontrakter er, at det vurderes, at der kan opnås bedre priser og bedre kvalitet samt færre transaktionsomkostninger ved ikke at opdele kontrakten. Idet kontrakten omhandler en sammenhængende service-baseret løsning (SaaS) vurderes det endvidere ikke meningsgivende at opdele denne i delkontrakter. Genudbud: Ordregiver har genudbudt kontrakten ved udbudsbekendtgørelse nr. 585807-2024, som blev offentliggjort den 30/09/2024.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Beskrivelse : I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af: a) Life-cycle-management af dokumenter b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning) c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse d) Kompetenceregistrering og styring e) Akkreditering. Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov. Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet. Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er: a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp) b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående e) Integration/API til Kundens SendGrid f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet. Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed. II. Hovedydelser Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.) b) Datamigrering og -konvertering c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen d) Optioner. Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.

Intern ID : A426303600

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72212311 Udvikling af programmel til dokumenthåndtering, 72227000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel, 72250000 System- og supporttjenester, 72263000 Implementering af programmel, 72265000 Konfigurering af programmel, 72267100 Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi, 72268000 Levering af programmel, 72311100 Konvertering af data

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : • Servicemål for tilgængelighed på 99,5%, uden ændring af primær driftstid • Uddannelse af brugergruppen Administratorer • Uddannelse af brugergruppen Superbrugere • Etablering af nye yderligere/supplerende installationer af Løsningen

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Ærtekildevej 1

By : Ringsted

Postnummer : 4100

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 96 Måneder

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 4

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her : Hver forlængelse varer 6 til 12 måneder.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 25 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Oplysninger om tidligere bekendtgørelser :

ID for den foregående bekendtgørelse : 703633-2022

ID for den foregående bekendtgørelse : 242248-2022

Yderligere oplysninger : Estimeret kontraktværdi: I relation til den estimerede kontraktværdi bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive udvidelser til Løsningen, tilknyttede ydelser og prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på indhentede prisindikationer i markedsdialog og erfaringer fra lignende kontrakter. Delkontrakter: Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Baggrunden for ikke at opdele kontrakten i delkontrakter er, at det vurderes, at der kan opnås bedre priser og bedre kvalitet samt færre transaktionsomkostninger ved ikke at opdele kontrakten. Idet kontrakten omhandler en sammenhængende service-baseret løsning (SaaS) vurderes det endvidere ikke meningsgivende at opdele denne i delkontrakter. Genudbud: Ordregiver har genudbudt kontrakten ved udbudsbekendtgørelse nr. 585807-2024, som blev offentliggjort den 30/09/2024.

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium :

Type : Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.

Vægtning (procentdel, præcis) : 20

Kriterium :

Type : Kvalitet

Navn : Kvalitet

Beskrivelse : Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: (1) Procesunderstøttelse og funktionelle egenskaber, (2) Fremsøgning og præsentation af Data, (3) Brugergrænseflade og brugervenlighed og (4) Non-funktionelle krav. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier samt underliggende del-delkriterier.

Vægtning (procentdel, præcis) : 60

Kriterium :

Type : Kvalitet

Navn : Leverancesikkerhed

Beskrivelse : Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: (1) Tidsplan, (2) Leverandørens organisatoriske opsætning og (3) Uddannelse. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier.

Vægtning (procentdel, præcis) : 20

5.1.12.

Udbudsvilkår

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (LBK nr. 593 af 02/06/2016 Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud (”klagenævnsloven”), gælder følgende frister for indgivelse af klage: » Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

TED eSender : Mercell Holding ASA

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er ikke udvalgt en vinder, og konkurrencen er afsluttet.

Årsagen til at der ikke udvælges en vinder : Afgørelse truffet af køber på grund af ændrede behov

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Ansøgning om deltagelse

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Region Sjælland

Registreringsnummer : 29190658

Postadresse : Alléen 15

By : Sorø

Postnummer : 4180

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

Enhed : Ken Wacker

E-mail : kewa@regionsjaelland.dk

Telefon : +45 93 56 74 38

Internetadresse : https://www.regionsjaelland.dk/

Denne organisations roller :

Køber

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for Udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405600

Internetadresse : https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Internetadresse : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

11.1.

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 28db8deb-e946-4cf2-9bde-f7cd03359046 - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 02/10/2024 10:58:09 (UTC)

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 02/10/2024 11:01:29 (UTC)

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2.

Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 594404-2024

EUT-S-nummer : 193/2024

Offentliggørelsesdato : 03/10/2024

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Region Sjælland

Send til en kollega