Fakta om udbudet

EU-nr

Offentliggjort

30.09.2024

Udbudstype

Andre

Bestilling af materiale

https://www.ethics.dk/ethics/eo#/b15cdfa4-5c4f-444b-bf1c-372866b43aa0/publicMaterial

Udbyder

Region Sjælland

Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Region Sjælland

1. Køber

1.1.

Køber

Officielt navn : Region Sjælland

E-mail : kewa@regionsjaelland.dk

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Sundhed

2. Procedure

2.1.

Procedure

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Beskrivelse : I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af: a) Life-cycle-management af dokumenter b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning) c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse d) Kompetenceregistrering og styring e) Akkreditering. Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov. Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet. Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er: a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp) b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående e) Integration/API til Kundens SendGrid f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet. Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed. II. Hovedydelser Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.) b) Datamigrering og -konvertering c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen d) Optioner. Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.

Identifikator for proceduren : 41398e43-4e3e-472c-8d73-6b681d3119c4

Intern ID : A426303600

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud. Udelukkelse: Ordregiver skal udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a, 135 og 136. Ordregiver vil også udelukke en ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-5. Ordregiver vil dog ikke udelukke en ansøger, som har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud og således uden at indgå i eventuelle forhandlinger. Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at forhandlingsmøder gennemføres. Tilbudsgiver skal som led i udbudsforretningen gennemføre en løsningsdemonstration. Formålet med løsningsdemonstrationen er overordnet at supplere bestemte udvalgte dele af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse – og dermed ordregivers vurderingsgrundlag – gennem en demonstration af løsningens brugervenlighed set i forhold til udvalgte dele af den tilbudte funktionalitet. Løsningsdemonstrationen gennemføres umiddelbart efter tilbudsfristen og inden gennemførelse af forhandlingsmøder. Beskrivelse af eventuelt forhandlingsforløb: Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtigheds-princippet. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til yderligere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt. Under forhandlingsfasen kan ordregiver anmode om reviderede tilbud. Ved forhandlingsfasens afslutning opfordres tilbudsgiverne til at afgive reviderede eller endelige tilbud. Ordregiver vil tydeligt angive, hvorvidt der anmodes om reviderede eller om endelige tilbud. I det omfang ordregiver anmoder om reviderede tilbud, kan ordregiver efterfølgende vælge enten at tildele kontrakten på baggrund af de reviderede tilbud eller at gennemføre en yderligere forhandlingsfase med alle tilbudsgiverne. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af udbudslovens § 159, stk. 5. Ordregiver har således ikke angivet, at en konkret fejl eller mangel vil føre til, at tilbuddet afvises, jf. udbudslovens § 159, stk. 6. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag. Modtagne tilbud returneres ikke af ordregiver. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72212311 Udvikling af programmel til dokumenthåndtering, 72227000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel, 72250000 System- og supporttjenester, 72263000 Implementering af programmel, 72265000 Konfigurering af programmel, 72267100 Vedligeholdelse af programmel til informationsteknologi, 72268000 Levering af programmel, 72311100 Konvertering af data

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Ærtekildevej 1

By : Ringsted

Postnummer : 4100

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 30 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Anskaffelsen blev udbudt ved udbudsbekendtgørelse nr. 558194-2024 og ændringsbekendtgørelse nr. 563714-2024. Region Sjælland annullerede det tidligere udbud som følge af ændringer i de i anskaffelsen indeholdte optioner, hvorfor nærværende udbud er et genudbud. Det elektroniske udbudssystem: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. udbudsbetingelserne. For at deltage i udbuddet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Estimeret kontraktværdi: I relation til den estimerede kontraktværdi bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive udvidelser til Løsningen, tilknyttede ydelser og prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på indhentede prisindikationer i markedsdialog og erfaringer fra lignende kontrakter. Underskrift af ESPD: Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Det bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde: Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, skal fremlægge dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal fremlægge en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvis tilbudsgiver er etableret i Danmark. Ordregiver vil i øvrigt kræve den dokumentation, der fremgår af e-Certis (https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage), og som dokumenterer, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 153. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører, så skal dokumentation fremlægges af alle deltagere i sammenslutningen, og hvis tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders formåen, så skal dokumentation fremlægges af alle støtteenheder. Dokumentation fra støtteenheder: Hvis den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, har baseret sig på andre enheders formåen, så skal tilbudsgiveren fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 144, stk. 2, inden ordregivers tildelingsbeslutning. Skabelon for støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis en tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, så hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for kontraktens gennemførelse. Hvis en tilbudsgiver har baseret sig på andre enheders tekniske og faglige formåen vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, så skal de konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af de pågældende enheder, som har fremlagt faglige erfaringer i form af referencer. Delkontrakter: Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Baggrunden for ikke at opdele kontrakten i delkontrakter er, at det vurderes, at der kan opnås bedre priser og bedre kvalitet samt færre transaktionsomkostninger ved ikke at opdele kontrakten. Idet kontrakten omhandler en sammenhængende service-baseret løsning (SaaS) vurderes det endvidere ikke meningsgivende at opdele denne i delkontrakter. Investeringsscreening: Ansøgere opfordres til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven. Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Det er tilbudsgivers ansvar at ansøge om og opnå tilladelse, hvis dennes indgåelse af kontrakten er omfattet af loven. Ordregivers tildelingsbeslutning træffes under forudsætning af, at den vindende tilbudsgiver – senest 5 måneder efter meddelelsen af tildelingsbeslutningen – fremlægger (i) tilladelse fra Erhvervsstyrelsen til at indgå kontrakten, (ii) bekræftelse fra Erhvervsstyrelsen på, at tilladelse ikke er påkrævet, f.eks. på baggrund af en præ-screening efter § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 1491 af 25. juni 2021 om afgrænsning af anvendelsesområdet for investeringsscreeningsloven, eller (iii) skriftligt erklærer, at tilladelse ikke er påkrævet, fordi tilbudsgiveren hverken er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i investeringsscreeningsloven fra en virksomhed hjemmehørende i eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Hvis den vindende tilbudsgivers indgåelse af kontrakten kræver tilladelse fra Erhvervsstyrelsen, og tilladelse kun kan opnås med vilkår, forudsættes det, at vilkårene kan accepteres af ordregiver. Øvrige oplysninger: Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

2.1.6.

Udelukkelsesgrunde

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : Er den økonomiske aktør i en situation, som svarer til konkurs i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national ret?

Konkurs : Er den økonomiske aktør gået konkurs?

Korruption : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for bestikkelse ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater (EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1), og i artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EUT L 192 af 31.7.2003, s. 54). Denne udelukkelsesgrund omfatter også bestikkelse som defineret i den nationale ret gældende for den ordregivende myndighed (den ordregivende enhed) eller den økonomiske aktør.

Tvangsakkord uden for konkurs : Er den økonomiske aktør under tvangsakkord uden for konkurs?

Deltagelse i en kriminel organisation : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for deltagelse i en kriminel organisation ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 om bekæmpelse af organiseret kriminalitet (EUT L 300 af 11.11.2008, s. 42).

Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning : Har den økonomiske aktør indgået aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning?

Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på miljølovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EUT L 309 af 25.11.2005, s. 15).

Svig : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for svig ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48).

Børnearbejde og andre former for menneskehandel : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for børnearbejde og andre former for menneskehandel ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EUT L 101 af 15.4.2011, s. 1).

Insolvens : Er den økonomiske aktør under insolvens- eller likvidationsbehandling?

Tilsidesættelse af forpligtelser på det arbejdsretlige område : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på det arbejdsretlige område? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Aktiver, der administreres af en kurator : Administreres den økonomiske aktørs aktiver af en kurator eller af retten?

Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : Har den økonomiske aktør befundet sig i en af følgende situationer: a) Denne har afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) Denne har tilbageholdt sådanne oplysninger, c) Denne har været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) Denne har uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling?

Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : Er den økonomiske aktør opmærksom på en interessekonflikt, jf. national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne, som følge af sin deltagelse i udbudsproceduren?

Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : Har den økonomiske aktør eller en virksomhed, der er knyttet til den økonomiske aktør, rådgivet den ordregivende myndighed eller den ordregivende enhed eller på anden måde været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren?

Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : Har den økonomiske aktør i forbindelse med udøvelsen af erhvervet gjort sig skyldig i alvorlige forsømmelser? Hvis det er relevant, se definitioner i national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne.

Ophævelse eller en lignende sanktion : Har den økonomiske aktør væsentligt misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, en tidligere kontrakt med en ordregivende enhed eller en tidligere koncessionskontrakt, hvor misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion?

Tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet : Er den økonomiske aktør bekendt med at have tilsidesat sine forpligtelser på sociallovgivningsområdet? Således som de i forbindelse med dette udbud fremgår af national ret, den relevante meddelelse eller udbudsdokumenterne eller artikel 18, stk. 2, i direktiv 2014/24/EU.

Betaling af socialsikringsbidrag : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Erhvervsvirksomheden er indstillet : Er den økonomiske aktørs erhvervsvirksomhed blevet indstillet?

Betaling af skatter og afgifter : Har den økonomiske aktør tilsidesat sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet?

Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

5. Delkontrakt

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Intern ID : A426303600

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : • Servicemål for tilgængelighed på 99,5%, uden ændring af primær driftstid • Uddannelse af brugergruppen Administratorer • Uddannelse af brugergruppen Superbrugere • Etablering af nye yderligere/supplerende installationer af Løsningen • Udvidelse af antal brugere og datamængder

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Ærtekildevej 1

By : Ringsted

Postnummer : 4100

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 96 Måneder

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 4

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her : Hver forlængelse varer 6 til 12 måneder.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 30 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er)

Oplysninger om tidligere bekendtgørelser :

ID for den foregående bekendtgørelse : 703633-2022

ID for den foregående bekendtgørelse : 242248-2022

5.1.9.

Udvælgelseskriterier

Kriterium :

Type : Økonomisk og finansiel formåen

Navn : Samlet årsomsætning

Beskrivelse : Ansøger skal i ESPD oplyse følgende: • Årsomsætning inden for de seneste tre afsluttede regnskabsår Som dokumentation for sin økonomiske og finansielle formåen, jf. udbudslovens § 154, kan ansøger fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis de pågældende oplysninger ikke fremgår heraf, så kan ansøger fremlægge relevante erklæringer fra revisor eller tilsvarende samt ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende. Er ansøger en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) eller baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142: Som minimumskrav kræves: • Ansøger skal have en samlet årsomsætning på minimum 25.000.000 DKK inden for hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen eller ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som ansøgeres og andre enheders/sammenslutningen af virksomheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste afsluttede regnskabsår.

Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

Kriterium :

Type : Økonomisk og finansiel formåen

Navn : Egenkapital

Beskrivelse : Ansøger skal i ESPD oplyse følgende: • Egenkapital i de seneste tre afsluttede regnskabsår Som dokumentation for sin økonomiske og finansielle formåen, jf. udbudslovens § 154, kan ansøger fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis de pågældende oplysninger ikke fremgår heraf, så kan ansøger fremlægge relevante erklæringer fra revisor eller tilsvarende samt ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende. Er ansøger en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) eller baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142: Som minimumskrav kræves: • Ansøger skal have en egenkapital på mindst 5.000.000 DKK i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen eller ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som ansøgers og andre enheders/sammenslutningen af virksomheders samlede egenkapital i hvert af de tre seneste afsluttede regnskabsår.

Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

Kriterium :

Type : Økonomisk og finansiel formåen

Navn : Soliditetsgrad

Beskrivelse : Ansøger skal i ESPD oplyse følgende: • Soliditetsgrad i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår. Som dokumentation for sin økonomiske og finansielle formåen, jf. udbudslovens § 154, kan ansøger fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis de pågældende oplysninger ikke fremgår heraf, så kan ansøger fremlægge relevante erklæringer fra revisor eller tilsvarende samt ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende. Er ansøger en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) eller baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142: Som minimumskrav kræves: • Ansøger skal have en soliditetsgrad på minimum 10 % i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen eller ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som ansøgers og andre enheders/sammenslutningen af virksomheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.

Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

Kriterium :

Type : Egnethed til at udøve det pågældende erhverv

Anvendelse af dette kriterium : Ikke anvendt

Kriterium :

Type : Teknisk og faglig formåen

Navn : For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: En liste over de betydeligste leveringer af tjenesteydelser, der er udført inden for de seneste 3 år

Beskrivelse : Ansøger skal levere en liste over de (op til) fem betydeligste sammenlignelige leverancer (referencer), jf. beskrivelsen af udbuddet, der fremgår andetsteds i denne udbudsbekendtgørelse, som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år inden ansøgningsfristen. Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance med en klar angivelse af, hvilke af de under beskrivelsen af udbuddet anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bør referencen indeholde: a) Kundens navn b) Periode for leverance af ydelserne (etableringsår og vedligeholdelsesperiode) c) Kontraktstørrelse/leverancens omfang (beløb betalt for udført arbejde samt beløb for hele kontraktperioden i DKK ekskl. moms) d) Antal brugere af løsningen e) En kort beskrivelse af løsningens komponenter, hovedfunktionaliteter og integrationer f) En kort beskrivelse af leverancens ydelser, herunder om ansøger som en del af leverancen har leveret implementering, datamigrering og -konvertering, uddannelse samt drift-, support- og vedligeholdelsesydelser Ansøger skal ikke fremlægge dokumentation for sin tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 155, nr. 2. Ordregiver er berettiget til og vil udnytte retten til at henvende sig til modtagerne af ydelserne med henblik på at anmode dem om at verificere ansøgerens oplysninger. Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Beskrivelsen af hver reference må ikke overstige 3.500 tegn inkl. mellemrum. Alle tegn ud over 3.500 inkl. mellemrum pr. reference vil ikke indgå i vurderingen. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, så skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på. Minimumskrav til leveringer af tjenesteydelser, jf. udbudslovens § 143: Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført minimum 1 reference vedrørende leverance af en QMS-løsning. Leverancen skal: - dokumentere erfaring med konfiguration, implementering samt drift, support og vedligeholdelse af en QMS-løsning. - være leveret til en kunde, der beskæftiger sig med sygehusdrift, og - have en kontraktværdi på mindst 6 mio. kroner. Udvælgelseskriterier vedrørende leveringer af tjenesteydelser, jf. udbudslovens § 145, stk. 2: Ordregiver vil udvælge de 3 ansøgere, der vurderes som bedst egnet efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen af udbuddet. Ved udvælgelsen vil ordregiver lægge vægt på, i hvilket omfang de fremlagte referencer dokumenterer, at ansøger har relevant erfaring i relation til varetagelsen af den udbudte opgave. Ordregiver vil i den forbindelse lægge vægt på, i hvilket omfang ansøger med de fremlagte referencer tydeligt har dokumenteret relevant erfaring med levering af en QMS-løsning. Ordregiver vil ved vurderingen af, hvorvidt erfaring i henhold til en reference er relevant, foretage en samlet vurdering med inddragelse af navnlig følgende delelementer: • I hvilket omfang referencerne dokumenterer erfaring med levering af en QMS-løsning med egenskaber svarende til den i beskrivelsen af udbuddet, underpunkt I (Baggrund for udbuddet) beskrevne funktionalitet (litra a)-e)) og integrationer/API’er (litra a)-f)). • I hvilket omfang referencerne i relation til levering af en QMS-løsning dokumenterer erfaring med levering af ydelser svarende til de beskrevne i beskrivelsen af udbuddet, underpunkt II (Hovedydelser). • Kundens sammenlignelighed med ordregiver i forhold til art, størrelse af organisationen og antallet af brugere af løsningen.

Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

Kriteriet vil blive anvendt til at udvælge de ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren

Højeste antal udvalgte tilbud : 3

Oplysninger om den anden fase i en procedure, der afvikles i to faser :

Mindsteantallet af ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3

Det højeste antal ansøgere, som skal opfordres til at deltage i anden fase af proceduren : 3

Køberen forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud uden yderligere forhandlinger

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium :

Type : Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Bedømmes på baggrund af den samlede evalueringstekniske pris. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse.

Vægtning (procentdel, præcis) : 20

Kriterium :

Type : Kvalitet

Navn : Kvalitet

Beskrivelse : Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: (1) Procesunderstøttelse og funktionelle egenskaber, (2) Fremsøgning og præsentation af Data, (3) Brugergrænseflade og brugervenlighed og (4) Non-funktionelle krav. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier samt underliggende del-delkriterier.

Vægtning (procentdel, præcis) : 60

Kriterium :

Type : Kvalitet

Navn : Leverancesikkerhed

Beskrivelse : Bedømmes på baggrund af følgende delkriterier: (1) Tidsplan, (2) Leverandørens organisatoriske opsætning og (3) Uddannelse. Se udbudsbetingelser for nærmere beskrivelse og vægtning af delkriterier.

Vægtning (procentdel, præcis) : 20

5.1.11.

Udbudsdokumenter

Sprog, som udbudsdokumenterne er officielt tilgængelige på : dansk

Adresse på udbudsdokumenterne : https://www.ethics.dk/ethics/eo#/b15cdfa4-5c4f-444b-bf1c-372866b43aa0/publicMaterial

5.1.12.

Udbudsvilkår

Vilkår for proceduren :

Den påtænkte dato for afsendelse af opfordringerne til at afgive tilbud : 22/11/2024

Vilkår for indgivelse :

Elektronisk indgivelse : Påkrævet

Indgivelsesadresse : https://www.ethics.dk/ethics/eo#/b15cdfa4-5c4f-444b-bf1c-372866b43aa0/homepage

Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk

Elektronisk katalog : Ikke tilladt

Alternative tilbud : Ikke tilladt

Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt

Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse : 29/10/2024 11:00:00 (UTC)

Oplysninger, der kan suppleres efter indgivelsesfristen er udløbet :

Køberen kan beslutte, at visse manglende tilbudsrelaterede dokumenter kan indsendes senere.

Yderligere oplysninger : Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5.

Betingelser for kontraktens udførelse :

Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej

Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Kontrakten indeholder en tilpasning- og implementeringsforpligtelse (etablering af selve SaaS-løsningen) og efterfølgende drift og vedligeholdelse af den samlede løsning, baseret på en SaaS-løsning som leverandøren er ansvarlig for. I forhold til tilpasning og implementering har kontrakten sædvanlige sanktioner for forsinkelse meddagbod og ophævelse af den samlede kontrakt. I den følgende drift og vedligeholdelse garanterer tilbudsgiver, at løsningen lever op til de stillede krav, herunder at den løbende sikkerhedsopdateres, og at løsningen understøtter ordgiver i en lovlig brug af løsningen. Der er sædvanlige servicemål i form af garantier for oppetid, svartider og reaktionstider, som er bodsbelagt ved overskridelser, dog maksimeret, og ved væsentlig misligholdelse er der mulighed for ophævelse, men som udgangspunkt kun med virkning for fremtiden. Ordregiver erhverver en tidsbegrænset brugsret til løsningen i kontraktens løbetid, men alle data i løsningen tilhører ordregiver.

Der kræves en fortrolighedsaftale : nej

Elektronisk fakturering : Påkrævet

Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : ja

Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja

Retlig form, der skal antages af en gruppe af tilbudsgivere, der får tildelt en kontrakt : Ordregiver kræver ikke, at en sammenslutning af økonomiske aktører antager en bestemt retlig form, når den har fået tildelt kontrakten, jf. udbudslovens § 139, stk. 2. Hvis ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til en sammenslutning af økonomiske aktører, så skal sammenslutningen fremlægge en konsortieerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at sammenslutningen faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 144, stk. 2, inden ordregivers tildelingsbeslutning. Skabelon for konsortieerklæring er vedlagt udbudsmaterialet. En sammenslutning af økonomiske aktører skal udpege en fælles befuldmægtiget. En sammenslutning af økonomiske aktører hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Hvis en sammenslutning af økonomiske aktører har baseret sig på konkrete enheders tekniske og faglige formåen vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, så skal de konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af de pågældende enheder, som har fremlagt faglige erfaringer i form af referencer.

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (LBK nr. 593 af 02/06/2016 Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud (”klagenævnsloven”), gælder følgende frister for indgivelse af klage: » Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Region Sjælland

Organisation, der behandler tilbud : Region Sjælland

TED eSender : Mercell Holding ASA

8. Organisationer

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Region Sjælland

Registreringsnummer : 29190658

Postadresse : Alléen 15

By : Sorø

Postnummer : 4180

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

Enhed : Ken Wacker

E-mail : kewa@regionsjaelland.dk

Telefon : +45 93 56 74 38

Internetadresse : https://www.regionsjaelland.dk/

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse

Organisation, der behandler tilbud

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : ORG-37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for Udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405600

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : ORG-10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1.

Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 0ecd4a26-86f4-46c6-89ec-e9c0630c9014 - 01

Formulartype : Konkurrencevilkår

Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 16

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 27/09/2024 12:51:55 (UTC)

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 27/09/2024 12:52:08 (UTC)

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2.

Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 585807-2024

EUT-S-nummer : 190/2024

Offentliggørelsesdato : 30/09/2024

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

Region Sjælland

Send til en kollega