Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.domstol.dk

Kontrakt om drift, support, vedligeholdelse samt videreudvikling af Video3.

Kontrakten vedrører drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling af Video3-løsningen, herunder drift, overvågning, support og vedligeholdelse af centralt og decentralt placeret udstyr, vedligeholdelse og videreudvikling af kundetilpasset software til styring af videokonferencerne samt etablering og flytning af videokonferenceudstyr.

Der henvises til punkt II.2.4) nedenfor samt udbudsmaterialet i øvrigt for en nærmere beskrivelse af Video3-løsningen samt de udbudte ydelser.

Kontrakten vedrører en landsdækkende videokonferenceløsning, hvor hovedudførelsesstedet er Danmark (inklusive Færøerne og Bornholm).

Kontrakten vedrører drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling af Video3-løsningen, herunder drift, overvågning, support og vedligeholdelse af centralt og decentralt placeret udstyr, vedligeholdelse og videreudvikling af kundetilpasset software til styring af videokonferencerne samt etablering og flytning af videokonferenceudstyr.

Video3-løsningen er en landsdækkende videokonferenceløsning med udstyr installeret i ca. 240 lokaler på tværs af domstolene, anklagemyndigheden og Kriminalforsorgen i Danmark (inklusive Færøerne og Bornholm). Der kan også kaldes op til eksterne videokonferenceenheder, både nationalt og internationalt. Løsningen er en turn-key-løsning (forankret i Domstolsstyrelsen) og er udviklet/udrullet i 2013-2014 og optimeret i 2015-2016.

Det centrale udstyr er i dag baseret på et redundant setup placeret på 2 lokationer (Århus og Valby), og der er etableret integration mellem service management løsninger hos Domstolsstyrelsen og den nuværende leverandør (Eltel).

Det decentrale udstyr findes i forskellige konfigurationer i nærender (retssale) og fjernender (øvrige lokaler tilkoblet Video3-løsningen, der kan indgå i en videokonference). Udstyret er monteret i rack og skabe i fjernenderne.

Løsningen er overordnet set baseret på styringsenheder fra CISCO (C90, SX20 og MCU), Crestonbetjeningspanel samt øvrigt udstyr placeret på lokationerne, herunder kameraer (Cisco), mikrofoner (DIS), højttalere (Fohhn), projektorer (Panasonic), skærme (Samsung), lærreder og dokumentkameraer (Qomo).

Videokonferencer i Video3-løsningen, herunder opkald fra nærender til fjernender, styres af dommeren via et særligt fastlagt retsmøde-flow, der er understøttet via programmering til betjeningspanelet. Herudover kan der kaldes op fra en Video3 fjernende til en eller flere andre fjernender.

Domstolsstyrelsen har i hele kontraktens løbetid mulighed for at tilkøbe nye nær- og fjernender, udstyr samt videreudvikling, herunder udbygning af løsningen med yderligere funktionalitet og anvendelsesmuligheder. Endvidere har Domstolsstyrelsen mulighed, for at der kan etableres yderligere lokationer eller flyttes eksisterende lokationer (nær- og fjernender) og udstyr hos myndighederne.

Ovenstående er alene en overordnet beskrivelse af Video3-løsningen samt de udbudte ydelser. Der henvises til udbudsmaterialet for en nærmere beskrivelse heraf.

Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da der er tale om et sammenhængende system, der nødvendiggør en samlet vedligeholdelse og drift mv. hos én og samme leverandør af hensyn til opretholdelse af systemets samlede drift.

Der stilles ikke krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD'en) med angivelse af følgende oplysninger:

1) Tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Oplysningerne om tilbudsgivers egenkapital skal angives i ESPD'en, Del IV, afsnit B — Finansielle nøgletal. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

2) Tilbudsgivers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. Oplysningerne skal angives i ESPD'en, Del IV, afsnit B — Samlet årsomsætning. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Ad 1) og 2) Ved »det seneste disponible regnskabsår« forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'en, Del II, afsnit C, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Såfremt tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'en, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre, skal tilbudsgiver fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation for, at tilbudsgiveren faktisk råder over denne formåen. Det skal dokumenteres, at de pågældende enheder er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, se http://www.domstol.dk/om/udbud/video3/Pages/default.aspx, som tilbudsgiver kan benytte. Ordregiver kræver, at tilbudsgiver og den eller de andre juridiske enheder, som tilbudsgiveren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

1) Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital.

Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital.

Ordregiver vurderer egenkapitalen ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD'er, Del IV, afsnit B — Finansielle nøgletal. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD'er, vurderes de således samlet.

2) Som mindstekrav kræves endvidere en samlet årlig omsætning på mindst 40 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår.

Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Ordregiver beregner omsætningen ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD'er, Del IV, afsnit B — Samlet årsomsætning. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD'er, vurderes de således samlet.

Dokumentation:

Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for, at de oplysninger, der er afgivet i ESPD'en, er korrekte. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Som dokumentation for, at de ovennævnte mindstekrav til egenkapital og omsætning er opfyldt, skal den pågældende tilbudsgiver indenfor en nærmere angivet frist, dog ikke under 18 kalenderdage fra modtagelsen af forespørgslen fremlægge en erklæring om, at de i ESPD'en anførte oplysninger i Del IV, afsnit B — Samlet årsomsætning og Finansielle nøgletal er korrekte. Den som bilag 4 til udbudsbetingelserne vedlagte erklæring kan anvendes i den forbindelse.

Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge denne erklæring, når ordregiver kan skaffe de relevante regnskabsmæssige oplysninger direkte gennem adgang til en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Dette forudsætter dog, at ansøger i ESPD'en, Del IV og Del V har oplyst, i hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.

Kontrakten regulerer i relevant omfang leverandørens udvisning af samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact og som formuleret i OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder.

Kontrakten indeholder desuden krav i henhold til ILO-konvention 94 jf. cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, herunder personale og underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Ordregiver, jf. Statsministeriets sikkerhedscirkulære.

Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet.

Ordregiver er afhængig af, at Video3 til stadighed fungerer. Derfor udbød ordregiver de løbende ydelser mht. Video3 (2016/S 146-263569) i forlængelse af den nuværende leverandørs opsigelse af sin kontrakt pr. 01-01-17. Ifølge udbudsmaterialet var det hensigten at indgå kontrakt pr. 01-11-16 for at sikre mulighed for en smidig overgang fra den nuværende til en fremtidig leverandør. Ordregiver måtte imidlertid aflyse dette udbud (2016/S 183-328514). Ordregiver indledte straks herefter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse, jf. udbudslovens § 80, stk. 1, men der kunne ikke indgås kontrakt uden at ændre grundlæggende elementer i det oprindelige udbudsmateriale. Derfor udbydes nu de løbende ydelser mht. Video3 med nyt udbudsmateriale. Da ordregiver på baggrund af ovennævnte har et akut behov for at sikre mulighed for overgang fra den nuværende til en fremtidig leverandør, fastsættes nu en tilbudsfrist, der fraviger den frist, der er fastsat i udbudslovens § 57, stk. 2.

Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbning af bud.

Vedrørende det fælleseuropæiske udbudsdokument (herefter ESPD'en):

Tilbudsgiver skal udfylde og indgive ESPD'en som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2, nævnte forhold.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, nr. 4 eller nr. 6, med mindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'en i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf.§ 153. Domstolsstyrelsen forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt at kræve dokumentation i overensstemmelse med udbudslovens § 151, stk. 2.

Yderligere oplysninger:

I forhold til punkt I.3) bemærkes det, at dele af udbudsmaterialet alene er tilgængeligt via et datarum, som tilbudsgivere kan gives adgang til. Der henvises herom til udbudsbetingelserne, herunder for oplysninger om tilmeldingsfrister. Det resterende udbudsmateriale er tilgængeligt på den i punkt I.3) anførte hjemmeside.

Forud for denne udbudsforretning er der gennemført en markedsdialog. Relevant materiale herfra findes på den i punkt I.3) anførte hjemmeside.

I relation til punkt II.1.5) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle ydelser.

I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra kontraktunderskrivelse. Ud over den anførte kontraktlængde vil der i forbindelse med kontraktens ophør være behov for en tidsmæssig fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af Video3 i forbindelse med evt. genudbud.

Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af bud vil blive offentliggjort på den i punkt I.3) anførte hjemmeside. Der henvises herom til udbudsbetingelserne. Interesserede opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.

Der vil være mulighed for at besigtige en nærende, en fjernende og decentralt udstyr heri. Der henvises herom til udbudsbetingelserne, herunder for oplysninger om tilmeldingsfrister.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbudsforretningen gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Internetadresse:http://www.klfu.dk

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller lovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse:http://www.kfst.dk