Hovedpunkterne i proceduren
:
Forhandlingerne vil have som det væsentligste formål at sikre, at Ordregiver modtager tilbud, der kan imødekomme Ordregivers behov, og sikre at Ordregiver modtager konditionsmæssige tilbud. Forhandlingerne gennemføres ved, at Ordregiver afholder individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Forhandlinger vil tage udgangspunkt i tilbudsgiverens tilbud, som Ordregiver vil give feedback på, så tilbudsgiveren får mulighed for at optimere tilbuddet og sikre konditionsmæssighed. Ordregivers feedback er dog ikke nødvendigvis udtømmende og udtryk for, hvordan Ordregiver vil evaluere tilbuddet. Ordregiver afholder individuelle forhandlingsmøder med hver tilbudsgiver. Ordregiver afsætter lige meget tid til alle tilbudsgivere. Forhandlingsmøderne afholdes fysisk hos Ordregiver. Ordregiver vil sende et forhandlingsoplæg til tilbudsgiver før forhandlingsmødet, og tilbudsgiver vil efterfølgende modtage et referat fra sit forhandlingsmøde. Drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiverne er fortrolige, og tilbudsgiverne vil ikke modtage oplysninger om Ordregivers forhandlinger med de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver vil heller ikke videregive fortrolige oplysninger, som Ordregiver har modtaget fra tilbudsgiverne, under forhandlingsmøderne. Med henblik på at skabe størst mulig gennemsigtighed i udbudsprocessen vil Ordregiver dog underrette alle tilbudsgiverne om generelle oplysninger, der har betydning for udformningen af tilbud. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af revideret/endeligt tilbud. Under forhandlingsmøderne vil der blive gennemført tilbudsdemonstrationer af de tilbudte løsninger. Tilbudsdemonstrationen har til formål at fremvise de tilbudte løsninger, herunder deres overholdelse af opstillede krav ved udbuddet, og tilbudsgivers besvarelser heraf, fx om brugervenlighed mv. Se nærmere i udbudsbetingelserne. Ordregiver forventer at afholde én (1) forhandlingsrunde med hver tilbudsgiver, inden Ordregiver afslutter forhandlingerne og opfordrer tilbudsgiverne til at afgive endelige tilbud. Ordregiver vil samtidigt underrette alle tilbudsgiverne om afslutningen af forhandlingerne, eventuelle ændringer i udbudsmaterialet og fristen for afgivelse af endelige tilbud. Ordregiver har ikke opdelt den udbudte ydelse i delkontrakter, af følgende grunde: • Det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af den udbudte ydelse i delaftaler ikke vil give den kommercielt bedste løsning. • Da Ordregiver ønsker en Software-as-a-Service-ydelse, er der en sådan funktionel afhængighed mellem de udbudte ydelser, at det er mest hensigtsmæssigt, at den samlede opgave varetages af samme leverandør.