Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.modst.dk

Kontrakt om etablering og tilrådighedsstillelse af en fællesstatslig HR-Løsning.

Moderniseringsstyrelsen ønsker at anskaffe en fællesstatslig HR-Løsning til organisationsstyring og personaleadministration for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner. Den udbudte kontrakt vedrører etablering, tilrådighedsstillelse og implementering af Løsningen i en række statslige myndigheder og selvejende institutioner. Tilrådighedsstillelsen omfatter bl.a. drift, support og vedligeholdelse. Organisationsstyring og personaleadministration håndteres i nogle ministerområder via koncernfælles administration for en del eller alle institutioner på ministerområdet. Moderniseringsstyrelsen ønsker en tidsvarende og brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og bedste praksis på markedet. Løsningen skal understøtte organisationsstyring, personaleadministrative processer og håndtering af effekter. Løsningen er nærmere beskrevet i punkt II.2.4).

Hovedstaden.

1. Baggrund og formål:

Formålet med løsningen er at øge kvaliteten i den statslige organisationsstyring og i de personaleadministrative processer samt at effektivisere opgavevaretagelsen. Løsningen skal sikre et effektivt kontrol- og godkendelsesflow for personaleadministrative processer.

Løsningen vil blive anvendt obligatorisk af ca. 130 statslige institutioner samt 9 selvejende institutioner, svarende til ca. 60 000 aktive medarbejdere. Det samlede antal aktive medarbejdere, som Moderniseringsstyrelsen forpligter sig til at tilslutte løsningen, er imidlertid ca. 80 000. De ca. 80 000 aktive medarbejdere anses for at udgøre den væsentligste del af kontraktens værdi. Herudover kan selvejende institutioner, som ikke er forpligtede til at anvende løsningen, frivilligt tilslutte sig løsningen gennem en option om op til yderligere 85 000 aktive medarbejdere.

2. Kontrakten omfatter følgende ydelsesområder:

A) Software-as-a-Service:

En tidssvarende og brugervenlig standardløsning, som drives af tilbudsgiveren (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.

Løsningen skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå løsningen med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i løsningen på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.

Løsningen skal understøtte strategiske HR-opgaver som organisationsstyring samt core HR-opgaver som tiltrædelse, administration og fratrædelse.

Løsningen skal understøtte administration på tværs af ministerier og styrelser, herunder understøtte overholdelsen af de særlige krav, der stilles til sikkerhed i forbindelse med persondata, inkl. datahåndtering.

Løsningen skal sikre integrationer til andre systemer og data. Løsningen skal således integrere til bl.a. Statens Lønsystem (SLS), Navision Stat og Active Directory samt kunne integreres til en stor variation af lokale fagsystemer, herunder sikre de nødvendige integrationsflader med henblik på at indhente eller eksportere data fra de relevante kildesystemer eller lokale systemer.

Løsningen skal kunne håndtere gældende regler og offentlige aftaler i Danmark, herunder lovgivning, fællesoverenskomster, overenskomster og organisationsaftaler samt rolle- og rettighedsstyring, workflow og rapportering.

B) Implementering:

Tilbudsgiveren skal levere implementeringsværktøjer og -processer, således at Moderniseringsstyrelsen i videst muligt omfang bliver i stand til at implementere løsningen, og som også senere sætter styrelsen i stand til selv at kunne lave nye opsætninger eller ændringer af de eksisterende opsætninger med mindst muligt tidsforbrug.

Tilbudsgiveren skal levere uddannelses- og vejledningsmaterialer, som indebærer, at Moderniseringsstyrelsen er i stand til at undervise institutionerne, samt at brugere i løbet af kort tid er i stand til at anvende løsningen, fx via e-learning eller andre let tilgængelige værktøjer.

C) Tilrådighedsstillelse:

Tilbudsgiveren skal levere drift, vedligeholdelse og support af løsningen, herunder forebyggende vedligehold, fejlretning og 2. level support.

D) Konsulentydelser og videreudvikling:

Tilbudsgiveren skal levere videreudvikling af løsningen, som bl.a. omfatter etablering af yderligere integrationer og ændringer i etablerede integration samt konsulentydelser, f.eks. i form af hjælp med tilpasninger af løsningen.

Tilbudsgiveren skal i mindre omfang tilbyde andre konsulentydelser i tilknytning til løsningen, f.eks. til rådgivning og uddannelse af styrelsens ansatte.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.2.4), nr. 2, litra A-C.

Tilslutning af ikke-forpligtede institutioner.

Der stilles ikke krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre.

Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

— Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger skal endvidere benytte det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for, at ansøgeren opfylder de nedenfor anførte minimumskrav til egnethed, samt hvordan ansøgeren opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, jf. § 145, stk. 2. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 154. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Der skal i den forbindelse fremlægges følgende dokumentation:

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Virksomhedens balance eller uddrag heraf det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i givet fald fuldt ud godtgøre, at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Der gøres særskilt opmærksom på, at det af støtteerklæringen skal fremgå, at de pågældende enheder hæfter solidarisk med ansøger/tilbudsgiver for kontraktens opfyldelse, jf. udbudslovens § 144, stk. 6.

Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 100 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 5 betydeligste tilsvarende ydelser, jf. punkt II.2.4) nr. 2, litra A-C som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:

i. En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.4), nr. 2, litra A-C anførte ydelsesområder, leverancen vedrørte samt hvorvidt leverancen vedrørte håndtering af gældende regler og offentlige aftaler, herunder lovgivning, fællesoverenskomster, overenskomster og organisationsaftaler samt rolle- og rettighedsstyring, og hvorvidt leverancen vedrørte strategiske HR-opgaver som organisationsstyring samt core HR-opgaver som tiltrædelse, administration og fratrædelse.

ii. Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

iii. Tidspunkt for leverancens udførelse

iv. Navn på modtager af leverancen

v. Leverancens kontraktsum.

Der kan maksimalt angives 5 referencer uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives et antal, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer. Angivelser her ud over vil der blive set bort fra.

Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i givet fald fuldt ud godtgøre, at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.

Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog bemærkes, at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte den af ansøger angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

I kontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, blive inddraget i relevant omfang.

Der vil desuden blive stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014, ligesom kontrakten vil omfatte sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler. Der henvises til »tillæg til udbudsbekendtgørelsen«, der er tilgængelig på den i punkt I.3) anførte hjemmeside, for en uddybning heraf. Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Ansøger skal udfylde og vedlægge sin ansøgning det fælleseuropæiske udbudsdokument som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, eller udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, nr. 4 og nr. 6. Ansøger skal anføre oplysningerne herom i et ESPD. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf.§ 153. Der henvises i øvrigt til »tillæg til udbudsbekendtgørelse«, der er tilgængelig på den i punkt I.3) anførte hjemmeside.

Ansøgeren skal i ESPD'en del II, punkt D, oplyse, hvilke underleverandører ansøgeren eventuelt vil benytte i forbindelse med kontraktopfyldelsen. Ansøgeren skal angive den for løsningen, jf. beskrivelsen i punkt II.2.4), relevante forsyningskæde, og dermed f.eks. indehaver af de immaterielle rettigheder til løsningen som beskrevet i punkt II.2.4), litra A. For yderligere information om udfyldelse af ESPD, herunder når ansøgeren deltager sammen med andre, eller støtter sig på andre enheders formåen, henvises til »tillæg til udbudsbekendtgørelse«.

For oplysninger om spørgsmål og svar, samt orienteringsmøder henvises til »tillæg til udbudsbekendtgørelse«.

I relation til punkt II.2.5) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede maksimale kontraktsum for kontraktens bindingsperiode på 48 måneder fra tilrådighedsstillelsesdagen, inkl. prisen for optionen. Forud for denne udbudsforretning er der gennemført to runder markedsdialog. Relevant materiale herfra findes på ordregivers hjemmeside: http://www.modst.dk/Systemer/Systemmaalbillede-2020/Systemmaalbillede/Projekter/Statens-HRLoesning/Leverandoerer

Der er i punkt II.2.7) angivet en kontraktvarighed på 48 måneder af systemtekniske grunde. Kontrakten er tidsubegrænset med en bindingsperiode på 48 måneder. Kontrakten indeholder en uopsigelighedsperiode efter løsningen stilles til rådighed. I forbindelse med kontraktens ophør kan der være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på et eventuelt overdragelsesforløb.

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

Afgivelse af anmodning om prækvalifikation forudsætter, at virksomheden har installeret programmet Adobe Reader (version 9.0 eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Såfremt virksomheden måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudshjemmesiden, kan virksomheden i dagtimerne (kl. 8:30-16:30) på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til it-support hos Inno:vasion på telefonnummeret +45 70 22 70 08, der herefter vil vejlede virksomheden om mulige løsninger på problemet.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 & 6, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbudsforretningen gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Internetadresse:www.erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller lovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse:www.kfst.dk