Hovedpunkterne i proceduren
:
Eventuelle forhandlinger vil have som det væsentligste formål at sikre, at Ordregiver modtager tilbud, der kan imødekomme Ordregivers behov, og sikre at Ordregiver modtager konditionsmæssige tilbud. En eventuel gennemførelse af forhandlingerne vil ske ved, at Ordregiver afholder individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Eventuelle forhandlinger vil tage udgangspunkt i tilbudsgiverens tilbud, som Ordregiver vil give feedback på, så tilbudsgiveren får mulighed for at optimere tilbuddet og sikre konditionsmæssighed. Ordregivers feedback er dog ikke nødvendigvis udtømmende og udtryk for, hvordan Ordregiver vil evaluere tilbuddet. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med Ordregiver. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af revideret/endeligt tilbud. Ordregiver afholder individuelle forhandlingsmøder med hver tilbudsgiver. Ordregiver afsætter lige meget tid til alle tilbudsgivere. Forhandlingsmøderne afholdes fysisk hos Ordregiver. Ordregiver vil sende en dagsorden til tilbudsgiver før forhandlingsmødet, og tilbudsgiver vil efterfølgende modtage et referat fra sit forhandlingsmøde. Drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiverne er fortrolige, og tilbudsgiverne vil ikke modtage oplysninger om Ordregivers forhandlinger med de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver vil heller ikke videregive fortrolige oplysninger, som Ordregiver har modtaget fra tilbudsgiverne, under forhandlingsmøderne. Med henblik på at skabe størst mulig gennemsigtighed i udbudsprocessen vil Ordregiver dog underrette alle tilbudsgiverne om generelle oplysninger, der har betydning for udformningen af tilbud. Det er som udgangspunkt den enkelte tilbudsgivers tilbud, der er emne for forhandlingerne, og herunder vil forhandlingerne kunne angå mulige optimeringspotentialer i Ordregivers udbudsmateriale. Ordregiver vil desuden give feedback på stærke og svage punkter i det indledende tilbud. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces. Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til tilbudsgiverne før afholdelse af forhandlingsmøderne. Ordregiver forventer ikke at skulle gennemføre forhandlinger. Ordregiver vil som udgangspunkt alene gennemføre forhandlinger, såfremt Ordregiver er nødsaget hertil. I dette tilfælde vil Ordregiver afholde én (1) forhandlingsrunde med hver tilbudsgiver, inden Ordregiver afslutter forhandlingerne og opfordrer tilbudsgiverne til at afgive endelige tilbud. Ordregiver fastsætter mødetidspunkterne for forhandlingsrunden i forhandlingsoplægget, der udsendes af Ordregiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre yderligere forhandlingsmøder under samme forhandlingsrunde, fx hvis Ordregiver og tilbudsgiver ikke når at drøfte alle forhold under forhandlingsmødet og/eller gennemføre supplerende forhandlingsrunder, såfremt der opstår behov for dette. Alle tilbudsgivere vil i så fald blive tilbudt et yderligere forhandlingsmøde og/eller yderligere forhandlingsrunder. I tilfælde af gennemførelsen af yderligere forhandlingsrunder vil Ordregiver opfordre tilbudsgiverne til at afgive reviderede tilbud. Ordregiver vil samtidigt underrette alle tilbudsgiverne om afslutningen af forhandlingerne, eventuelle ændringer i udbudsmaterialet og fristen for afgivelse af endelige tilbud. Ordregiver har ikke opdelt den udbudte ydelse i delkontrakter, af følgende grunde: • Det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af den udbudte ydelse i delaftaler ikke vil give den kommercielt bedste løsning. • Da Ordregiver ønsker en Software-as-a-Service-ydelse, er der en sådan funktionel afhængighed mellem de udbudte ydelser, at det er mest hensigtsmæssigt, at den samlede opgave varetages af samme leverandør.