Hovedpunkterne i proceduren
:
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. § 61, stk. 1, nr. 1, a, c, idet ordregivers behov formentlig ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger og kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art og kompleksitet ikke tildeles uden forudgående forhandlinger. Udbudsformen betyder, at processen – i hovedtræk – indeholder nedenstående aktiviteter. Afsnit 1-2 nedenfor er udelukkende relevante i prækvalifikationen, dvs. frem til ansøgningsfristens udløb. Disse to afsnit er beskrevet i dette dokument (Prækvalifikationsbetingelser). De øvrige afsnit er beskrevet i dokumentet Udbudsbetingelser. 1. Virksomheder kan på baggrund af udbudsbekendtgørelsen ansøge om prækvalifikation ("åben runde"). 2. På baggrund af de modtagne prækvalifikationsansøgninger prækvalificeres 3 virksomheder. 3. Alene prækvalificerede virksomheder kan afgive tilbud ("lukket runde"). 4. Efter tilbudsfristens udløb kan Ordregiver vælge at træffe tildelingsbeslutning. Alternativt kan Ordregiver beslutte at indlede forhandlinger. 5. Efter tilbudsfristens udløb (og efter et eventuelt forhandlingsforløb, se pkt. (4)) tildeler Ordregiver kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. tildelingskriteriet. Efter tilbudsfristens udløb vil Ordregiver vurdere, om det er hensigtsmæssigt at afholde individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne. Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af de indledende tilbud, herunder præsentationen. Tilbudsgiver skal således med afsæt i udbudsmaterialet gennemføre en præsentation, således at tilbudsgivers skriftlige besvarelse af bilagene understøttes af en visualisering, der gør Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet. Ordregiver giver hurtigst muligt efter tilbudsfristen besked om, hvorvidt forhandlingsmøderne gennemføres og i givet fald hvornår. Ordregiver forventer, at eventuelle forhandlingsmøder vil blive afholdt den 18. - 20. marts 2024. Gennemføres forhandlingsmøderne, vil tilbudsgiverne forud for mødet modtage en dagsorden. På baggrund af forhandlingsmøderne vil ordregiver vurdere, om tilbudsgiverne skal afgive endnu et tilbud, ligesom ordregiver vil fastsætte en endelig frist herfor. Ordregiver forbeholder sig retten til at gennemføre flere forhandlingsrunder. Endvidere forbeholder ordregiver sig retten til at forhandle skriftligt med tilbudsgiverne, dvs. uden afholdelse af forhandlingsmøder. Der kan – hvis der indledes forhandlinger – forhandles om alle aspekter af kontraktgrundlaget, samt de tekniske betingelser. Ordregiver anser sig således ikke på forhånd afskåret fra at ændre i udbudsmaterialet, idet ordregiver dog ikke kan ændre på grundlæggende elementer. Hvis Ordregiver efter forhandlingsmøderne ønsker at ændre i udbudsmaterialet, vil sådanne ændringer blive meddelt samtlige tilbudsgivere forud for den efterfølgende tilbudsfrist. Ordregiver anser sig for berettiget til at forhandle om alle tilbud, bortset fra de endelige tilbud. Ordregiver anser sig således for berettiget til at indlede forhandlinger med tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.