Udbud af kontrakt vedrørende anskaffelse, drift vedligehold og support af en fællesstatslig rejeafregning og udlægsløsning

Kunden, ønsker at anskaffe en fællesstatslig løsning til understøttelse af bestilling og afregning af tjenesterejser, kørsler og udlæg (nuværende benævnt rejseafregnings- og udlægsløsning, RejsUd). Løsningen skal stilles til rådighed for de statslige myndigheder, de statsfinansierede selvejende institutioner og de selvejende institutioner.

Den nuværende Løsning understøtter mere end 150 institutioner og 100.000 registrerede brugere.

Kunden, ønsker at anskaffe en fællesstatslig løsning til understøttelse af bestilling og afregning af tjenesterejser, kørsler og udlæg (nuværende benævnt rejseafregnings- og udlægsløsning, RejsUd). Løsningen skal stilles til rådighed for de statslige myndigheder, de statsfinansierede selvejende institutioner og de selvejende institutioner.

Den nuværende Løsning understøtter mere end 150 institutioner og 100.000 registrerede brugere.

Løsningens formål er at forenkle og digitalisere de administrative arbejdsgange forbundet med forhåndsgodkendelse af tjenesterejser og udgifter, bestilling af tjenesterejser og forskud, og den efterfølgende afregning af tjenesterejser og udgifter.

2 optioner på hver 12 måneder

Hvis der modtages ansøgninger fra flere end tre (3) egnede virksomheder, vil Ordregiver foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave.

Der vil kun blive inddraget referencer, der lever op til minimumskravene til egnethed i henhold til III.1.3) og er anført i ESPD’ets del IV.

Der lægges vægt på, at ansøgeren, på tværs af de angivne referencer, viser de mest relevante referencer, der viser ansøgerens evne til at udføre den udbudte opgave. Ved vurderingen af en references relevans, lægges der vægt på:

• Indeholder referencen enten et bestillingsmodul og/eller et rejse- og afregningsmodul, samt kontrol- og/eller godkendelsesmodul. Jo flere af de nævnte moduler referencen indeholder, jo større relevans tillægges referencen.

• Demonstrerer erfaring med EU-lovgivning i forhold til sikker behandling og opbevaring af persondata

• Demonstrerer erfaring med support af forretningsapplikation og platform primært i et ITIL-framework eller tilsvarende, herunder incident, change- og problemmanagement.

• Demonstrerer erfaring med etablering af en kompleks IT-løsning med mange integrationer

Antallet af referencer vil ikke selvstændigt være afgørende, idet det er det samlede billede af referencernes omfang og relevans i forhold til det udbudte, der er afgørende. Udvælgelsen vil ske på tværs af alle indleverede referencer.

Ansøger skal endvidere være opmærksom på, at der lægges vægt på, om det er ansøger selv eller underleverandører, som har udført opgaven beskrevet i referencen. Hvis opgaven er udført af andre end ansøger – og der ikke er vedlagt støtteerklæring for den pågældende underleverandør, som har udført opgaven – kan ansøger ikke støtte sig på erfaringen med den pågældende opgave. Dette gælder, selvom referencen er ansøgers eget koncernforbundne selskab. I sådanne tilfælde skal ansøger således følge de vedlagte udbudsbetingelser om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Vurderingen af elementerne baseres på ansøgernes referencer med en score på hvert af de ovenstående elementer efter følgende skala:

Ikke relevant

Mindre relevant

Relevant

Meget relevant

Særdeles relevant

Til brug for udvælgelsen skal ansøger alene udfylde EPSD'ets del V ved reference til del IV.

To (2)optioner på forlængelse af kontraktens løbetid på hver 12 måneder.

Ændring af integration fra Navision Stat til Statens Lønløsning, jf. bilag 03.5 (Mindsteoption - Integration til Statens Lønløsning)

Ansøgerne skal i ESPD'et del IV.B, ”Gennemsnitlig årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” oplyse følgende økonomiske nøgletal for seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår:

- Gennemsnitlig EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation/ resultat før renter, skat, afskrivninger og amortisering) for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

- Ansøgers EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation/ resultat af primær drift før afskrivninger og nedskrivninger/ resultat før renter, skat, afskrivninger og amortisering) skal samlet set i de seneste 3 afsluttede regnskabsår være positiv.

I forhold til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor ansøger eller tilbudsgiver er etableret.

Disse oplysninger kan tillige anvendes til brug for udvælgelsen.

Ordregiver henstiller til, at ansøger begrænser beskrivelsen af den enkelte reference til maksimalt at fylde 3 normalsider/7200 tegn inkl. mellemrum.

Bemærk: En ansøger (ansøgerne, hvis der tale om konsortium, og ansøger inkl. støttende enheder, såfremt der anvendes sådanne) må samlet set angive maksimalt 5 referencer.

Indgår der flere end det maksimalt tilladte antal referencer i ansøgningen, vil Ordregiver alene vurdere de førstnævnte referencer, jf. nedenfor. Tilsvarende gælder, at hvis en referencebeskrivelse overstiger det maksimalt tilladte antal tegn inkl. mellemrum, vil Ordregiver i vurdering se bort fra den sidste del af beskrivelsen (dvs. den del, som overstiger de det maksimalt tilladte antal tegn). Er ansøger et konsortium/ sammenslutning af virksomheder eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, og anføres der samlet set flere end det maksimalt tilladte antal referencer i ansøgningen på tværs af de deltagende virksomheder, vil Ordregiver udvælge den først placerede reference fra deltagene virksomheders ESPD’er i alfabetisk rækkefølge indtil det maksimalt tilladte antal referencer er udvalgt. Bemærk: Er ansøger et konsortium/ sammenslutning af virksomheder eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det er essentielt for ordregiver, at der i kontraktens løbetid alene er et samlet ansvar hos én leverandør for udvikling, drift, vedligeholdelse og support, både administrativt, økonomisk og for at få den højeste kvalitet i leverancen. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.