Forbrugsafregningssystem til KompetenceCenter Sjælland

Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.

Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.

Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61.

Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.

Faxe, Ringsted, Kalundborg og måske Odsherred

Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.

Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.

Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61.

Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.

Dette er en tidsubegrænset kontrakt

Det forventes at mindst 3 Ansøgere prækvalificeres, men Ordregiver kan vælge at fortsætte udbudsprocessen i tilfælde af mindre end 3 egnede ansøgninger, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt.

Kun Ansøgere, der er egnede, og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundende jf. pkt. 6 kan prækvalificeres.

Prækvalificeret tilbudsgiveres deltagelse i forhandling forudsætter, at Ansøgerne indenfor den af Ordregiver fastsatte frist har fremlagt den nødvendige dokumentation for egnethed, jf. Udbudslovens § 151 og ovenfor pkt. 6.

Ordregiver vil efter prækvalifikationen verificere at de 2 fremsendte bilag fra referencer i forhold til indhold af de i ESPDet beskrivelser samt de udfyldte bilag med referencens vægtede spørgsmål. Se herunder og udbudsbilag a .

1. Ansøgere skal af sine 2 valgte referencers karaktergivning opnå en score på min. 17,5 point (50 %) af mulige point, på baggrund af kontakt til begge referencer og disses karaktergivning af Ansøgerene i henhold til udsendte udbudsbilag a

I tilfælde af, at der er mere end 3 Ansøgere vil udvælgelsen ske af de ansøgere der opnår højst point over det fastsatte minimum fra deres referencers karaktergivning i udbudsbilag a.

Ordregiver vil vurdere de fremsendte bilag fra referencerne med svar på nedenstående spørgsmål (Ordregiver kan godt indgå som reference for nuværende leverandører):

a. Har leverandøren levet op til udvikling af alle funktionaliteter beskrevet i tilbuddet?

b. Har leverandøren levet op til det forventede vedrørende forløb af implementering?

c. Er leverandøren effektiv ved håndtering af udviklingsønsker?

d. Understøtter systemet de mulige snitflader I har til 3. parts systemer for optimering af jeres funktionaliteter og effektiv arbejdsflow?

e. Lever leverandøren op til de aftalte rammer for SLA?

f. Er tidsplan for udvikling og implementering overholdt i forhold til tidsplan for drifts-start?

g. Er der anvendt flere timer til implementering fra ordregiver end aftalt/forventet?

Udbudsbilag a skal udfyldes af referencerne og sendes ind med ansøgningen, hvor de har svaret på ovenstående spørgsmål og skal have afgivet karakter i henhold til følgende skala:

Point Beskrivelse

5 Bedst mulige

4 Over middel

3 Middel / tilfredsstillende

2 Under middel

1 Meget ringe

Ved pointlighed vil ordregiver vurdere referencerne ud fra antallet af forsyningsarter og beskrivelsen af indholdet af dennes systems egenskaber og serviceydelser.

Der er i udbudsmaterialet angivet at Odsherred Forsyning er frivillig på aftalen og dermed på option.

Der er i tilbudslisten beskrevet option på udviklingsønsker.

Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med mulighed for ordregiver kan opsige kontrakten efter 4 år med 6 måneders varsel, efter det sidste selskab er implementeret.

Hvis et eller flere forsyningsselskaber bliver fusioneret og dermed ikke længere vil være en del af KCS, kan selskabet(erne) vælge at opsige hele eller dele af kontrakten med 6 mdr. varsel.

Der er i forhold til implementering mulighed for, at Ordregiver kan opsige kontrakten, hvis den vindende leverandør ikke lever op til kravene og leveringsaftalerne, heriblandt hvis krav til udviklede funktionaliteter ikke består godkendelsesprøven. Ved manglende godkendelse af 3. UAT, vil ordregiver stille et krav til systemejeren for forbrugt testtimer (tidsregistrerede timer for samtlige deltagere i testgruppen x kr. 500) der henvises til udkast til kontrakt under pkt. 18.1.

Ordregiver vil sammen med indgåelse af denne kontrakt, indgå en hvilende kontrakt med den tilbuds-giver der bliver nr. 2 og vil kunne overdrage kontrakten til denne, hvis driftsprøven for den vindende leverandør ikke bliver godkendt efter de 3 forsøg.

Ved ophævelse af kontrakt ved manglende gennemførelse af driftsprøven, vil Ordregiver aktivere den hvilende kontrakt, hvor kontrakthaver af den hvilende kontrakt vil overtage kontrakten på lige vilkår.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.

Den hvilende leverandør er bundet af sit tilbud i 24 måneder, dog med mulighed for indeksregulering i forhold til indeks nettoprisindekset jf. udkast til kontrakten.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapital for de sidste tre afsluttede regnskabsår.

Tilbudsgivers egenkapital skal være positiv i alle tre afsluttede regnskabsår.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

Referencer skal være angivet med: Kundens navn, kontaktperson hos kunden og kontaktinfo; herunder beskrivelse af systemet inkl. snitflader til 3. partssystemer, ydelsernes omfang og aftaleperiode.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

Mindst 2 referencer på nuværende kunder, hvor Tilbudsgiver har implementeret et tilsvarende system jf. kravspecifikationen samt en aftale om hosting og supportering af et forbrugsafregningssystem.

Begge referencer skal være multiforsyninger med mindst 3 af følgende forsyningsgrene: Spildevand/tømningsordning, Vand, Varme, Renovation.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.