50.10 Kopi og print

Udbuddet angår følgende produkt- og underproduktgrupper:

• Maskine: Printer og MFP (multifunktionsprinter)

• Tilbehør: MFP – Serviceaftale – grundgebyr, MFP – Serviceaftale – klik, MFP – tilbehør, MFP – toner, Printer –

Serviceaftale – grundgebyr, Printer – Serviceaftale – klik og Printer – tilbehør og Printer – toner

• Software: Follow me – Kortlæser, Follow me – Licens, Follow-me – Support- og vedligeholdelsesaftale og Universal Print Management System – Licens

• Ydelser: Brugt udstyr, Ekspresservice, Firmwareversion, Flytning/omplacering, Installation, Levering, Sikkerhed, Support timer og Uddannelse

Det er obligatorisk for tilbudsgiver at tilbyde alle varelinjer. Der er ikke noget frivilligt sortiment.

Aftalen vil være forpligtende for de af SKI's kunder, som inden udbuddet har tilsluttet sig. Aftalen vil endvidere være forpligtende for staten. Den vil også kunne anvendes frivilligt af nogle SKI-kunder. Det er beskrevet i bilag A og A.1 hvilke kunder, der kan anvende aftalen.

Danmark

Tildelingen af rammeaftalen sker til de forventeligt 3 leverandører, som hver især har afgivet 1 af de 3 laveste samlede evalueringstekniske priser i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”. Nærmere er der tale om, at evaluering af produkter i produktgruppen ”Maskine” sker som en TCO-beregning i henhold til tildelingskriteriet ”Omkostninger”, mens evaluering af produkter og ydelser i produktgrupperne ”Tilbehør”, ”Software” og ”Ydelser” sker i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”.

Maskiner skal leveres fabriksnye med tilkøbt tilbehør og driftsklare inkl. forbrugsstoffer. Visse maskiner skal være af samme producentmærke. Se bilag B.

Tilbehør omfatter serviceaftaler til maskiner: Serviceaftalen indeholder bl.a. toner, opdateringer, service, support mm. Serviceaftalens varighed er 6 år med mulighed for forlængelse med 1 x 1 år.

Software omfatter licenser og support til Follow-me software og Universal Print Management system mm. Supportaftalens varighed er 6 år med mulighed for forlængelse med 1 x 1 år.

Kundens tildeling af leveringskontrakt sker som direkte tildeling på baggrund af laveste pris på kundens konkrete indkøb. Kundens tildeling kan omfatte en/flere optioner. En option skal udnyttes senest 24 måneder efter tidspunktet for rammeaftalens udløb. Se bilag D.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

• Under ”Samlet årsomsætning” anføres tilbudsgivers samlede årsomsætning for det seneste disponible regnskabsår.

• Under ”Finansielle nøgletal” anføres tilbudsgivers samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Såfremt tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Tilbudsgiver skal – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet årsomsætning på minimum DKK 30 mio. ekskl. moms.

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en egenkapital på minimum DKK 20 mio. ekskl. moms.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede årsomsætning som summen af årsomsætningen i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes samlet omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens egenkapital som summen af egenkapital i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes egenkapital på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen, skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår,

eller

• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste omsætning og egenkapital er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

• Under ”Beskrivelse”: Beskriv leverancen. Beskrivelsen skal indeholde oplysning om leverancens produkter, herunder antal MFP’er, i perioden inden for 3 år før tilbudsfristen. Beskrivelsen skal alene omfatte de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.

• Under ”Beløb”: Udfyld fakturerede beløb i DKK ekskl. moms (inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen).

• Under "Startdato”: Angiv startdato for den udførte reference. Hvis denne dato ligger tidligere end 3 år forud for tilbudsfristen, anføres det i referencebeskrivelsen, jf. ”Beskrivelse” ovenfor, hvilken startdato referencebeskrivelsen tager udgangspunkt i, jf. at denne alene må vedrøre udførte forhold inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen.

• Under ”Slutdato”: Angiv slutdato. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet, anføres 01/01/1900.

• Under ”Modtagere”: Angiv kundens navn, kontaktperson og kontaktoplysninger (e-mailadresse og/eller telefonnummer) på kontaktpersonen.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Såfremt tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Tilbudsgiver skal – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 lignende referencer, som skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.

Ved ”lignende reference” forstås en leverance af minimum 150 MFP’ere.

Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme.

Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale.

Kontrakten, som leverancen er udført i henhold til, kan være startet tidligere end 3 år før tilbudsfri-sten og/eller løbe videre efter tilbudsfristen, men der kan alene lægges vægt på de dele af leverancen, der er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen. Referencen skal derfor alene beskrive, herunder angive antal af MFP’er og for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode. Der kan også angives værdi for disse dele af leverancen.

Såfremt tilbudsgiver angiver en reference på en leverance, hvor kontrakten er startet tidligere end 3 år før tilbudsfristen og/eller løber videre efter tilbudsfristen, står tilbudsgiver inde for ved sin erklæ-ring i ESPD’et, at der alene er beskrevet, herunder angivet antal MFP’er og eventuelt angivet værdi for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal der alene dokumenteres 3 lignende referencer i alt. Der skal ikke dokumenteres 3 lignende referencer pr. deltager i sammenslutningen af økonomiske aktører. Tilsvarende gælder, såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet.

De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilsvarende hæfter en tilbudsgiver, som i sit tilbud i relation til økonomisk og finansiel formåen, baserer sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør, solidarisk med de pågældende støttende enheder for kontraktens gennemførelse, såfremt kontrakten tildeles ansøger/tilbudsgiver.

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar ved kontraktopfyldelse, som formuleret i de konventioner, som ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, reguleret i relevant omfang. Herudover indeholder rammeaftalen en arbejdsklausul.

• Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af udelukkelsesgrundene angivet i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136 og § 137, stk. 1, nr. 2.

Ad II.1.5): Den skønsmæssige vurdering af rammeaftalens anslåede værdi er angivet i punkt II.1.5). Den er baseret på:

•Omsætning og omsætningsudvikling for den nuværende rammeaftale 50.10 Kopi og print (2019)

•Hvem der er kunder på aftalen

•Historisk forbrug på indkøbsområdet

•Indkøbsdata og markedskendskab

•Kundernes egne estimater af det kommende forbrug og i hvilken grad disse vurderes retvisende

•Forventninger til det fremtidige forbrug på indkøbsområdet

Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi. På den baggrund er rammeaftalens maksimale værdi fastsat til DKK 1,1 mia. Denne værdi anses ikke for klart usandsynlig. Den maksimale værdi kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem rammeaftalens anslåede værdi og maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad rammeaftalens værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

•Andre offentlige kunder kan anvende aftale frivilligt. Hvis en større andel end estimeret ønsker at anvende rammeaftalen, vil dette påvirke omsætningen i en positiv retning.

•Rammeaftalen er optimeret i forhold til den nuværende rammeaftale, herunder tilpasning af sortimentet i forhold til kundernes behov og markedets udvikling. Dette kan medføre en mere attraktiv rammeaftale og dermed stimulere en højere efterspørgsel hos kunderne end det er forudsat i anslået værdi.

•Den aktuelle krig i Ukraine skaber usikkerhed om forventningerne til fremtiden, hvilket medfører risiko for, at prissætningen på hele forsyningskæden påvirkes, herunder råvare-, produktions- og logistikpriserne. Denne usikkerhed kan føre til prisstigninger, som ikke kan forudses på offentliggørelsestidspunktet, hvilket vil øge omsætningen på rammeaftalen.

•Højere inflation end anslået vil også medføre en forøget omsætning

Skønnet af rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på rammeaftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner, og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, jf. punkt IV.1.3), uanset det endelige antal heraf.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

• Ad II.2.5) I forbindelse med tildelingskriteriet gøres opmærksom på, at tildelingen af rammeaftalen sker til de forventeligt 3 leverandører, som hver især har afgivet 1 af de 3 laveste samlede evalueringstekniske priser, jf. punkt 9.3, i henhold til tildelingskriteriet ”Omkostninger”. Nærmere er der tale om, at evaluering af produkter i produktgruppen ”Maskine” sker som en TCO-beregning i henhold til tildelingskriteriet ”Omkostninger”, mens evaluering af produkter og ydelser i produktgrupperne ”Tilbehør”, ”Software” og ”Ydelser” sker i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”.

• Ad II.2.11): Der er ikke optioner på rammeaftalen. Kundens tildeling kan opfatte en/flere optioner, jf. II.2.4.

• Ad IV.1.3): SKI forventer at tildele rammeaftalen op til 3 leverandører.

• Ad IV.2.4): Fagtermer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.

• Rammeaftalen er omfattet af forbuddet i artikel 5k i EU-forordning 833/2014, og SKI kræver en erklæring fra den tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, jf. nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 16.5.

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter SKI har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor SKI har underrettet de berørte tilbudsgivere, jf. § 7, stk. 2, nr. 3 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette SKI om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer). I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. § 12, stk. 1, jf. § 6, stk. 4 i Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).