Kontrakt om tilrådighedsstillelse, drift, vedligeholdelse og support af medieovervågningssystem til VisitDenmark

Kontrakten vedrører tilrådighedsstillelse samt drift, vedligeholdelse og support af et medieovervågningssystem til VisitDenmark. Systemet skal medføre en ensartet, tidssvarende og ressourcebesparende medieovervågning på tværs af alle VisitDenmarks markeder i Danmark, Norge, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Italien, Frankrig, Holland og USA. Systemet skal indeholde:

- Medieovervågning af trykte medier

- Overvågning af online medier og blogposts

- Medieovervågning af radio, TV og podcasts

- Daglig levering af presseklip på e-mail

- Mulighed for søgning i arkiverede presseklip

- Overvågningen skal anvendes til at kunne udarbejde rapportering og analyse i forhold til medieomtale og medieudvikling, herunder udarbejdelse af statistik og rapporter.

Leverandøren skal foretage den løbende drift og vedligeholdelse af den samlede ydelse. Systemet skal være implementeret og klar til brug 1. januar 2024.

Beskrivelse af Kundens pressearbejde samt overordnet beskrivelse af Ydelsen:

Kunden bearbejder den internationale presse strategisk og proaktivt med målrettede budskaber om Danmark som attraktivt rejsemål for ferie og erhvervsturister. Kunden arbejder internationalt med følgende tre overordnede forretningsområder: 1) Kyst og Natur, 2) Storby og 3) All of Denmark. Under disse forretningsområder har Markederne deres egne projekter/kampagner.

De væsentligste elementer i Kundens pressebearbejdning i udlandet er gennemførelse af relationsskabende presseevents på Kundens Markeder samt planlægning og gennemførelse af pressebesøg til Danmark og udarbejdelse og distribution af pressematerialer. På det danske Marked bearbejdes de danske medier strategisk og proaktivt i forhold til corporate presse. Markedet Danmark adskiller sig fra den internationale medieovervågning ved både at fokusere på omtaler af dansk turisme som helhed samt VisitDenmark som organisation (corporate presse). Størstedelen af omtalerne i Systemet kommer fra den corporate medieovervågning. Det er dog kun Presseklip, som vedrører Kunden/VisitDenmark der skal indgå i statistikker og analyser. Hvorimod den internationale presseomtale hovedsageligt har forkus på turismeoplevelser i Danmark og i mindre grad på VisitDenmark som virksomhed.

Kunden har i dag en leverandør, der leverer ensartet, tidssvarende og ressourcebesparende medieovervågning. Der er tale om et fælles medieovervågningssystem, hvor overvågningen omfatter levering af resultater til Kundens Hovedkontor i Danmark samt Markedskontorer i Norge, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Italien (som også dækker Frankrig), Holland og USA. Overvågning af Medierne foretages på baggrund af søgeord udarbejdet af Brugerne. Systemet skal på basis af definerede søgeord levere daglig medieovervågning i form af en mail med Presseklip, som derefter skal kunne arkiveres i forhold til forretningsområder, projekter/kampagner og aktiviteter.

Søgningen skal ske på baggrund af et ubegrænset antal søgeord og skal kunne levere et ubegrænset antal Presseklip, men søgningen forventes at resultere i et forventet omfang på 30.000 Presseklip pr. år. Ud af det samlede antal Presseklip forventes 30-50 % at skulle indgå i en yderligere rapportering og analyse til Kunden. Der skal kunne rapporteres på forskellige parametre som eksempelvis medietype, cirkulation, visibility score/ brandværdi samt give et overblik over medieudviklingen over tid pr. Marked og benchmarke Markederne imellem. Derudover har Kunden brug for halv- og helårsanalyser af medieomtalen på Kundens prioriterede Markeder.

Kravene i Bilag 2 Kravspecifikation understøtter de overordnede behov for anskaffelsen:

• Sikring af en tværnational platform, der skal anvendes på tværs af alle Kundens Markeder

• Sikring af ensartet kvalitet og kvantitativ afrapportering

• Sikring af, at der tilbydes et brugervenligt og fleksibelt System, som giver Brugeren mulighed for selv at trække statistik og lave analyser

• Sikring af mulighed for afrapportering på klassiske print medier, radio, TV og podcasts såvel som på online, herunder blogposts.

Som det fremgår af Kravspecifikationen skal Systemet indeholde:

• Medieovervågning af trykte medier

• Medieovervågning af online medier og blogposts

• Medieovervågning af radio, TV og podcasts

• Levering af Presseklip på e-mail

• Arkivering af Presseklip

• Bearbejdning og tilknytning af Presseklip til projekter

• Rapportering af medieomtale

• Analyse af medieomtale i form af rapporter

• Måling af aktiviteter på sociale medier (option)

Kundens pressemedarbejdere skal i Systemet endvidere kunne foretage en bearbejdning og tilknytning af Presseklip, hvor Presseklippene tagges med det relevante forretningsområde, projekt/kampagne, Temaer samt den underliggende aktivitet. Leverandøren skal foretage den løbende drift og vedligeholdelse af den samlede Ydelse som Kontrakten omfatter.

Ordregiver har option på forlængelse af Kontakten i op til 2 x 12 måneder.

Er der flere end 3 ansøgere, der opfylder mindstekravene til egnethed i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3), og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3), vil Ordregiver udvælge de 3 bedst egnede ansøgere på baggrund af følgende objektive og ikkediskriminerende kriterier: Ansøgerne med de mest relevante, sammenlignelige referencer set i forhold til Kunden og den udbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens afsnit II.2.4) (Jo mere relevant og sammenlignelig, jo bedre). I vurderingen af referencernes relevans og sammenlignelighed vil følgende elementer vægte positivt: A) Ansøger kan påvise erfaring med international medieovervågning af trykte og online medier på flest mulige af Kundens markeder eller tilsvarende. B) Herudover vægter det positivt, såfremt tilbudsgiver er repræsenteret på flest mulige af Kundens markeder.

Ordregiver har option på følgende:

i) Forlængelse af kontrakten i 2 x 12 måneder, jf. også bekendtgørelsens punkt II.2.7

ii) Måling af aktiviteter på sociale medier.

Ad II.1.5 og II.2.6): Den anslåede værdi, inklusive option, bygger på et skøn og er således forbundet med en vis usikkerhed

Ad II.2.7): Det er forventningen, at kontrakten vil have en varighed på ca. 72 måneder, inklusive option

Ad) II.1.6) Ordregiver har valgt ikke at opdele i særskilte delkontrakter, da ydelsen af markedsmæssige- og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed

Ansøger skal i ESPD’ets del IV.B oplyse ansøgers årlige omsætning og egenkapital i de tre seneste, afsluttede og reviderede regnskabsår.

1) Det er et mindstekrav, at ansøger i det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår har haft en årlig omsætning på minimum 8.000.000 DKK.

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes omsætningens som virksomhederne i sammenslutningens samlede omsætning. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede omsætning.

2) Det det er et mindstekrav, at ansøger i det seneste afsluttede og reviderede regnskabsår har haft en positiv egenkapital.

Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, beregnes egenkapitalen som sammenslutningens samlede egenkapital. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgivers og de støttende enheders samlede egenkapital.

Ansøger skal i ESPD’ets Del IV.C oplyse ansøgers betydeligste referencer udført inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen. Hver reference bør indeholde følgende oplysninger:

- Beskrivelse af den udførte opgave (Hvis der er tale om en igangværende opgave beskrives kun de dele af ydelsen, der er udført på ansøgningstidspunktet)

- Kontraktværdi

- Start- og slutdato

- Kunden, herunder kundens kontaktoplysninger

Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Det gælder uanset om ansøger er én virksomhed, en sammenslutning af virksomheder eller ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen.

1) Ansøger skal inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen have mindst 1 reference på struktureret international medieovervågning af trykte og online medier.

2) Ansøger skal inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen have mindst 1 reference på levering af en kundetilpasset platform til levering af medieovervågning.

Mindstekravene kan opfyldes enten samlet i en reference eller i flere referencer. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder, er det tilstrækkeligt, at én af virksomhederne i sammenslutningen eller virksomhederne i sammenslutningen i fællesskab opfylder mindstekravet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, er det tilstrækkeligt, at de støttende enheder eller tilbudsgiver og de støttende enheder i fællesskab opfylder mindstekravet.

Der henvises til Kontrakten.

Ansøger skal som ansøgning om prækvalifikation aflevere et udfyldt ESPD. ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet, jf. punkt I.3). ESPD'et skal udfyldes via Ethics. Ansøger skal udfylde ESPD'et med de oplysninger, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder Del II.A, II.C, III.A, III.B. III.C, IV.B, IV.C og V:

- Del II.A: Ansøger skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikro-, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (som et konsortium eller lignende).

- Del II.C: Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen.

- Del III: Ansøger skal oplyse, om ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135 og 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4. Såfremt ansøger er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135 og 136 samt 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4, vil ansøger blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, medmindre ansøger kan fremlægge tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.

- Del IV.B: Ansøger skal beskrive sin økonomiske og finansielle formåen, jf. punkt III.1.2).

- Del IV.C: Ansøger skal beskrive sin tekniske og faglige formåen, jf. punkt III.1.3).

-Del V: Ansøger skal oplyse, om ansøger opfylder de objektive- og ikkediskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. punkt II.2.9).

Såfremt ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal hver enkelt virksomhed i sammenslutningen udfylde et særskilt ESPD. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen skal også hver enkelt støttende enhed udfylde et særskilt ESPD. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige ansøgninger. Det samme gælder, hvis samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere tilbud.

Forud for tildelingsbeslutningen indhenter VisitDenmark dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens §§ 151-155. VisitDenmark forbeholder sig retten til at indhente dokumentationen på et tidligere tidspunkt i udbudsprocessen, hvis VisitDenmark vurderer det nødvendigt for at gennemføre udbuddet korrekt. Der henvises desuden til udbudsbetingelsernes afsnit 18. Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Ordregiver forlange en erklæring fra Tilbudsgiver, hvor Tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k, jf. udbudsbetingelsernes punkt 18.6. Ordregiver kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur.

Al kommunikation med VisitDenmark om udbuddet skal ske via Ethics. Spørgsmål, der modtages inden den i tidsplanen fastsatte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet, vil blive besvaret i det omfang, det kan lade sig gøre senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen. Interesserede bedes holde sig orienteret om udbuddet via Ethics. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af Ethics, kan ansøger/tilbudsgiver fra kl. 09:00 til kl. 16:00 på arbejdsdage rette telefoniske henvendelse til Ethics Support på telefon +45 7022 7007. Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøgere, vil der blive offentliggjort information herom via Ethics.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnetfor-udbud/klagevejledning/