Udbud med forhandling om levering af Pladsanvisningssystem til Billund Kommune, Middelfart Kommune og Nordfyns Kommune

Udbuddet vedr. levering af et pladsanvisningssystem. Ordregiver ønsker med dette udbud, at købe adgang til en standardløsning.

Nærværende udbud vedrører levering af et pladsanvisningssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn, samt at yde borgerservice til Ordregivers borgere i forbindelse med dette i Billund Kommune, Middelfart Kommune og Nordfyns Kommune. Ordregiver ønsker med dette udbud, at købe adgang til en standardløsning. Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler, da ordregiver vurderer at det samlet set giver ordregiver den bedste og mest sammenhængende løsning, ikke at dele aftalen op.

Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer

-Implementering af pladsanvisningssystem

-Indledende uddannelse af Ordregivers aktører

-Drift og vedligehold af løsningen

-Support af Ordregivers superbrugere

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer, jf. pkt. II.2.9.

Tilbudsgivere, der opfordres til at afgive tilbud, indkaldes ligeledes til forhandling. Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med udbudsbetingelsernes afsnit 5. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet.

Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:

1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden.

2. Sammen med dagsordenen følger et kort vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud.

Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold.Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.

a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.

3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige, risikoelementer eller såkaldte ”cost-drivere”. Tilbudsgiver opfordres til at byde ind med omkostningsfaktorer og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte aftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold samt at foreslå mulige alternativer hertil.

4. Herefter vil der blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver.

Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.

Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk. Øvrige krav til sprog fremgår af punkt 1.9.3

Forhandlingen gennemføres på følgende adresse:

Jorden Rundt 1

7200 Grindsted

Der er afsat op til 3 timer til forhandlingsmødet pr. tilbudsgiver.

På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle Tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen, medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.

Ordregiver kan yderligere forlænge aftalen i op til 2 x 24 måneder, med 24 måneder ad gangen, således aftalen forlænges frem til og med den 01.05.2031 og derefter til og med den 01.05.2033.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. pkt III.1.3, hvor ordregiver vil lægge vægt på, at referencerne i videst muligt omfang:

• Angår leverance, drift og vedligeholdelse af Pladsanvisningssystem til en kunde tilsvarende Ordregiver.

• Demonstrerer understøttelse af lignende opgaveløsning, som Ordregivers brugere har behov for.

Ved sammenlignelige referencer forstås referencer, der i videst muligt omfang angår leverance, drift og vedligeholdelse af et pladsanvisningssystem til understøttelse af forvaltning af de dele af dagtilbudsloven, som beskæftiger sig med retten til pasning af barn, samt at yde borgerservice til borgere i forbindelse med dette, til kunder tilsvarende Ordregiver. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv

Tilbudsgiver skal jf. Kontraktbilag 03–Kravspecifikation pkt. 7 tilbyde følgende optioner:

− Digital beskedløsning

− Booking

Optionerne prissættes særskilt jf. Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan, Vederlagselement D.

Ordregiver kan tilvælge optionerne. Et tilvalg af optionerne vil ske senest 2 år efter kontraktindgåelse, jf.

Kontraktbilag 01 – Tidsplan.

Tilbudsgiver skal som en del af [ansøgningen/tilbuddet] udfylde en udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. nedenfor skal oplyses. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.2. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kriterierne medhensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør

— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet

— Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde

— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger

— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet”.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1-3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135 stk. 4 og 5.

Ansøger skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137 stk. 1:

ilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.

▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.

▪ Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.

▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.

▪ Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.

Ansøger skal oplyse ”Soliditetsgraden” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår ved

tidspunktet for ansøgningsfristen.

• Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal

Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede

regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

• Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25

(LBK nr. 838 af 08/08/2019).

• Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Det er et mindstekrav, at Soliditetsgraden er 20 % for hvert af de seneste tre (3) afsluttede

regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er 5 mio. DKK for hvert af de seneste tre (3)

afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med

nærværende udbud. Se nedenfor i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig”

reference.

• Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer.

Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmes tilbudsfristen.

Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste

startdato.

• Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.

• Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for

ansøgningsfristens udløb.

• Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

• For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver)

indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som

ansøger har løst inden for de seneste (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er

Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke

ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

• Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør

referencen sammenlignelig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i

beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få

udført opgaven/opgaverne.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste

opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet

efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Der er ikke et egentligt mindstekrav knyttet til Ansøgers tekniske og faglige formåen, men referencer benyttes i forbindelse med en evt. udvælgelse, jf. Pkt. II.2.9.

Kontrakten omfatter indgåelse af en databehandleraftale.

Det forudsættes, at Leverandøren og dennes evt. underleverandører overholder

internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

• Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94

• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille

spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.

Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvisspørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”

I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation5for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen.

Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger

fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

• Skatteforvaltningen

• ATP

• Politiet (Kriminalregistret)

o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers egenkapital, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

• Der skal ikke aflevere dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation.