It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

I stedet for: 

II.1.5) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene:

Folkekirken anvender lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.

Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster, forudløn til tjenstemandsansatte og bagudløn til overenskomstansatte samt efterregulering indenfor den aktuelle overenskomstperiode.

Den udbudte opgave vil omfatte forvaltning og drift af lønsystemet, hvor Leverandøren har det totale drifts- og vedligeholdelsesansvar.

Leverandørens ydelser er opdelt i to faser og omfatter følgende:

Fase 1: Initial overtagelse af vedligeholdelses- og driftsansvaret for det eksisterende lønsystem (FLØS) samt

etablering af en supplerende lønportalløsning, der understøtter det lønadministrative arbejde.

Fase 2: Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet herunder optimering og relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser

Den Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet i fase 2 kan ske på baggrund af to modeller:

A. Med udgangspunkt i det eksisterende FLØS-lønsystem, hvortil udbyder har adkomst til den relevante kildekode. FLØS afvikles i et Cobol-miljø på en central DB2-mainframe. Front-end-løsningen baseres på .NET i et HPC-miljø.

eller

B. Med udgangspunkt i et af leverandøren tilbudt lønsystem, hvorved der samtidig sker en helt eller delvis udfasning af det nuværende FLØS-lønsystem.

Ved valg af model B er det således ikke et krav, at Leverandøren i fase 2 baserer sin service på FLØS. Leverandøren vil derfor kunne tilbyde, at opfylde kontrakten ved i Fase 2 at fortsætte systemunderstøttelsen af Folkekirkens Lønservice med det nuværende FLØS-lønsystem eller ved at basere systemunderstøttelsen på et af leverandøren tilbudt lønsystem.

Folkekirkens Lønservice har indtil 2014 været placeret i 10 stiftsadministrationer, som hver især har betjent menighedsråd og andre institutioner i stiftet. Med virkning fra 1. januar 2015 er lønadministrationen af ca. 4.000 præster, stiftsansatte samt ansatte ved Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, 3 kirkemusikskoler samt Folkekirkens It blevet varetaget af ét løncenter. I perioden fra februar til april 2016 samles lønadministrationen af ca. 26.000 kirkefunktionærer og løst tilknyttede medarbejdere i et andet løncenter.

I kontraktperioden, som skal påbegyndes den 1. september 2016, vil omlægningen af Folkekirkens Lønservice til 2 løncentre være teknisk tilendebragt. Den organisatoriske implementering og i den forbindelse implementeringen af en inddateringsportal, som Leverandøren skal tilbyde at levere, forventes at strække sig ind i 2017 og evt. 2018.

Leverandøren forventes således at overtage det samlede ansvar for FLØS den 1. september 2016. Fase 2 forventes at kunne påbegyndes når omlægningen til jfr. ovenstående er fuldstændig tilendebragt.

Månedligt udbetales der løn til ca. 30.000 medarbejdere. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS aflønnes årligt op mod 100.000 forskellige personer.

II.2.2) Oplysninger om optioner:

Forlængelse af kontrakten i 1 * 24 måneder og 1 * 12 måneder.

IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse:

15.2.2016 (12:00)

VI.3) Yderligere oplysninger:

1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.

2) I henhold til pkt. I.1, bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.

3) Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside (http://www.folkekirkensit.dk). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.

4) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.

5) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.

6) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.

7) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til ordregiver (Folkekirkens It) pr. email til adressen udbud@km.dk.

8) Anmodningen om prækvalifikation skal skal sendes pr. email som ét samlet pdf-dokument. Postadressen giver autosvar for modtagel. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sikre at anmodningen når frem rettidigt. dvs. senest den 15. februar kl. 12.00

9) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 60 måneder skal regnes fra

tidspunktet for overtagelsesdagen.

Læses: 

II.1.5) Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene:

Folkekirken anvender lønsystemet FLØS til beregning og anvisning af løn til folkekirkens præster, kirkefunktionærer og administrative medarbejdere i folkekirkens ca. 2 000 institutioner, der i lønmæssig henseende fremstår som selvstændige juridiske enheder, dvs. ca. 2 000 arbejdsgivere med hvert sit CVR-nr. og dertil knyttede P-numre.

Lønsystemet håndterer relevante offentlige overenskomster, forudløn til tjenestemandsansatte og bagudløn til overenskomstansatte samt efterregulering indenfor den aktuelle overenskomstperiode.

FLØS afvikles i et Cobol-miljø på en central DB2-mainframe. Front-end-løsningen baseres på .NET i et HPC-miljø

Den udbudte opgave vil omfatte forvaltning og drift af lønsystemet, hvor Leverandøren har det totale drifts- og vedligeholdelsesansvar efter nedenstående model.

Leverandørens ydelser er opdelt i 2 faser:

Fase 1: Overtagelse af vedligeholdelses- og driftsansvaret for det eksisterende lønsystem (FLØS)

Fase 2: Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet herunder optimering og relevante nye funktioner samt tilknyttede ydelser.

Den Løbende forvaltning og videreudvikling af lønsystemet i Fase 2 kan ske på baggrund af to modeller:

A. Med udgangspunkt i det eksisterende FLØS-lønsystem.

eller

B. Med udgangspunkt i et af leverandøren tilbudt lønsystem, hvorved der samtidig sker en hel eller delvis udfasning af det nuværende FLØS-lønsystem. Ved valg af model B er det således ikke et krav, at Leverandøren i Fase 2 baserer sin service på FLØS. Leverandøren vil derfor kunne tilbyde, at opfylde kontrakten ved i Fase 2 at fortsætte systemunderstøttelsen af Folkekirkens Lønservice med det nuværende FLØS-lønsystem eller ved at basere sin service på et af leverandøren tilbudt lønsystem.

Kontrakten opfatter option på levering af en Lønportal til understøttelse af det lønadministrative arbejde, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.2).

Det eksisterende FLØS har været baseret på delt ejerskab til systemet. For leverancer under kontrakten ønsker Folkekirken dog alene en tidsbegrænset brugsret til det leverede.

Folkekirkens Lønservice har indtil 2014 været placeret i 10 stiftsadministrationer, som hver især har betjent menighedsråd og andre institutioner i stiftet. Med virkning fra 1.1.2015 er lønadministrationen af ca. 4 000 præster, stiftsansatte samt ansatte ved Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, 3 kirkemusikskoler samt Folkekirkens It blevet varetaget af ét løncenter. I perioden fra februar til april 2016 samles lønadministrationen af ca. 26 000 kirkefunktionærer og løst tilknyttede medarbejdere i et andet løncenter.

Månedligt udbetales der løn til ca. 30 000 medarbejdere. På grund af et stort antal løst tilknyttede medarbejdere og foredragsholdere, som også aflønnes gennem FLØS aflønnes årligt op mod 100 000 forskellige personer.

Før påbegyndelse af kontraktperioden, som forventes påbegyndt i 3. kvartal 2016, vil omlægningen af Folkekirkens Lønservice til 2 løncentre være teknisk tilendebragt. Leverandøren forventes herefter at overtage det samlede ansvar for FLØS (Fase 1).

Den organisatoriske implementering og i den forbindelse implementeringen af en lønportal (option) til de ca. 2 000 selvstændige arbejdsgivere, forventes at ske 2017 og evt. 2018. Fase 2 påbegyndes når Fase 1 er helt afsluttet.

Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale,

idet kontrakten både omfatter leverandørens pligt til at levere lønsystemservices, vedligeholdelse, drift m.v. ud fra det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af rammeaftale i forbindelse med ordregivernes muligheder for i kontraktperioden at bestille konsulentydelser, herunder udviklingsarbejder relateret til den leverede service samt integrationer til f.eks. eksterne systemer og datakilder.

Omfattet af opgaven er ligeledes videreudvikling, så servicen løbende kan tilpasses udviklingen i ordregivers forretningsmæssige behov. I tilknytning hertil må det forventes, at der i kontraktperioden vil forekomme ændringer i den bagvedliggende infrastruktur og ordregivers øvrige systemportefølje, hvilket løbende vil forudsætte ændringer af servicen.

II.2.2) Oplysninger om optioner:

Forlængelse af kontrakten i 1 * 24 måneder og 1 * 12 måneder.

Kontrakten opfatter option på levering af en Lønportal til understøttelse af det lønadministrative arbejde.

IV.3.4) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse:

29.2.2016 (12:00)

VI.3) Yderligere oplysninger:

1) Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.

2) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.

3) Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside (http://www.folkekirkensit.dk). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.

4) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.

5) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.

6) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).

7) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til ordregiver (Folkekirkens It), jf. kontaktdata i punkt I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 2 fysiske (papirbaserede) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. USB-flash.

8) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.

9) Tilbudsfasen afvikles via udbudssystemet EU Supply, hvorfor alle henvendelser i tilbudsfasen skal ske via dette system, ligesom tilbud skal afleveres elektronisk via EU Supply. Prækvalificerede virksomheder sikres inden udsendelse af udbudsmateriale adgang til EU Supply.

10) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 60 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelsesdagen.