Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, drift og vedligeholdelse af IT-løsning til etablering af byg-selv selvbetjeningsløsninger til Odense Kommune

Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, drift og vedligeholdelse af IT-løsning til etablering af byg-selv selvbetjeningsløsninger til Odense Kommune.

Ordregiver ønsker med dette udbud at anskaffe en SaaS-løsning med driftsafvikling hos Leverandøren.

Med ”byg selv” menes, at Ordregiver selv kan sammensætte selvbetjeningsløsninger til at understøtte forskellige behov og ændre på dem løbende.

Odense Kommune

Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, drift og vedligeholdelse af IT-løsning til etablering af byg-selv selvbetjeningsløsninger til Odense Kommunes forvaltninger.

Ordregiver begyndte for 8 år siden at udforske, hvordan kommunen kunne bygge Selvbetjeningsløsninger til understøttelse af dataindsamling fra Borgere og Virksomheder. I den forbindelse fandt Ordregiver også ud af, at funktionalitet i det at kunne sætte byggeklodser sammen også kunne understøtte intern koordinering.

Ordregiver har i dag bygget over 200 Selvbetjeningsløsninger. Dette afspejler dog langt fra behovet. Ordregiver forventer at bygge op mod 1000 i løbet af de næste par år. Potentialet er således stort og med en ny Løsning som fundament vil dette kunne indfries.

Ordregivers politiske ledelse er optaget af at understøtte de ikke-digitale Borgere mest muligt og samtidig, hvordan man kan frigive ressourcer til at løfte den allerede store arbejdsbyrde indenfor rigtig mange områder ved at digitalisere arbejdsgange. Her kommer selvbetjeningsløsninger til at spille en betydningsfuld rolle.

Løsningen beskrevet i denne leverancebeskrivelse vil skulle medvirke til at indfri ovenstående visioner i højere grad end det er muligt i dag, ved at gøre selvbetjeningsløsningerne tilgængelige for ikke-digitale borgere, men også ved at understøtte arbejdsgange, hvor der i dag er meget intern koordinering.

Ordregiver ønsker med dette udbud at anskaffe en SaaS-løsning med driftsafvikling hos Leverandøren.

Med ”byg selv” menes, at Ordregiver selv kan sammensætte selvbetjeningsløsninger til at understøtte forskellige behov og ændre på dem løbende.

Kontraktens indhold omfatter følgende hovedelementer:

- Implementering af løsningen til brug for Ordregivers bygning af byg-selv selvbetjeningsløsninger

- Integration til Ordregivers it-miljø og den Fælleskommunale infrastruktur

- Uddannelse af Ordregivers formularbyggere og udvalgte supportere hos Ordregiver

- Drift og vedligeholdelse af løsningen

- Support af Ordregivers supportberettigede brugere.

- Videreudvikling af løsningen i samarbejde med Ordregiver

Kontrakten er uopsigelig for begge parter i 36 måneder, hvorefter den kan opsiges af Ordregiver med seks (6) måneders varsel.

Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages flere end tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt mest sammenlignelige referencer jf. pkt. II.2.4) i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer på baggrund af teknisk og faglig formåen, jf. punkt III.1.3).

Ordregiver vil vurdere følgende positivt:

- At flest mulige referencer i videst mulige omfang angår leverance, support, drift og vedligeholdelse af it-løsninger til byg-selv selvbetjeninger til understøttelse af en tilsvarende offentlig kunde

- At antallet af selvbetjeningsløsninger pr. reference er sammenligneligt i forhold til nærværende udbuds forventede omfang

- At referencerne i størst mulige grad dokumenterer erfaring med selvbetjeningsløsninger til flere forskellige forvaltningsområder, hvor selvbetjeningsløsningerne bruges til sagsbehandling og sagskoordinering i og omkring borgere og virksomheder.

- At referencerne demonstrerer erfaring med, at selvbetjeningsløsninger integrerer med og til den Fælleskommunale infrastruktur.

- At referencer omfatter andre kommuner mere end referencer til staten, regioner og andre offentlige organer.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1) skal oplyses. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

- Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

- Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

- Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

- Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde

- Punkt A: Grunde vedr. straffedomme.

- Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

- Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

- Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.

- Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.

- Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3.

- Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 4.

- Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 5.

- Ubetalt offentlig gæld under 100.000 DKK, jf. nr. 6. Ordregiver påser oplysningen som afgivet under punkt B.

Ansøger skal oplyse ”Soliditetsgraden” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår ved tidspunktet for ansøgningsfristen.

Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019).

Det er et mindstekrav, at Soliditetsgraden er på mindst 20 % for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 4 mio. DKK for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud. Se nedenfor i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.

Referencerne indeholder følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Kontrakten indeholder en arbejdsklausul.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

På Ordregivers opfordring skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen, jf. Udbudslovens §§144 og 152.

Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

- Skatteforvaltningen

- ATP

- Politiet (Kriminalregistret)

- Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk. Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

- Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede Ansøgers egenkapital og soliditetsgrad, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

- Der skal ikke aflevere dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Hvis en prækvalificeret Ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:

- en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.

- en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.

Følgende formulering indskrives i afsnittet:

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud(i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.