Fakta om udbudet
Bestilling af materiale
http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=333034&B=REGIONSYDDK
Udbyder
Region Syddanmark
Anskaffelse af dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumentation
Region Syddanmark
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
CVR-nummer: 29190909
Postadresse: Damhaven 12
By: Vejle
NUTS-kode: DK03 Syddanmark
Postnummer: 7100
Land: Danmark
Kontaktperson: Lis Bjerg Hermind
E-mail: lib@rsyd.dk
Telefon: +45 40180152
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://www.regionsyddanmark.dk
Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/181055
CVR-nummer: 29190941
Postadresse: Niels Bohrs Vej 30
By: Aalborg Ø
NUTS-kode: DK05 Nordjylland
Postnummer: 9220
Land: Danmark
E-mail: region@rn.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://rn.dk/
Del II: Genstand
Anskaffelse af dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumentation
Udbuddet vedrører primært indkøb af følgende ydelser: 1) Levering af et IT-system, der skal understøtte formidlingen af politikker, retningslinjer og instrukser vedrørende operative procedurer i kliniske, parakliniske og administrative enheder samt understøtte kvalitetsopfølgning i hele organisationen (2) Løsningen skal understøtte dokumentstyring med versionsstyring, feedback og kvalitetsopfølgning. (3) Vedligholdelse af IT-systemet, herunder supportydelser (4) Drift af systemet, idet det dog er Tilbudsgivers valg, om systemet skal driftes af Ordregiver i Kundens eget IT-miljø, eller af Tilbudsgiver i Tilbudsgivers eget driftsmiljø eller ved hjælp en cloudløsning. Der kan også tilbydes en kombination af disse. (5) Uddannelse af Ordregivers medarbejdere. Herudover indeholder udbuddet en række optioner for Ordregiver, herunder option på migrering fra Ordregivers nuværende løsning, en option på et formularmodul, option på validerede instanser, option på udvidet teknisk support mm.
Region Nordjylland og Region Syddanmark
Region Syddanmark og Region Nordjyllands vision for anskaffelse og implementering af en it-løsning til Dokumentstyring er, at
(1) sikre patientsikkerheden ved at stille opdateret, vidensbaseret og handlingsanvisende dokumenter til rådighed for klinikere og andet personale til anvendelse i det daglige arbejde.
(2) understøtte sikker, ensartet og evidensbaseret behandling af patienter og service til borgere.
(3) understøtte arbejde med kvalitetssikring
(4) understøtte akkreditering/certificering for de afdelinger, hvor dette er aktuelt
Løsningen skal i Region Syddanmark kunne tilgås af 25.000 brugere, og i Region Nordjylland af 12.000 brugere.
Leverancen skal indeholde alle nødvendige elementer, herunder software, projektledelse, integrationer, test og uddannelse, for at it-løsningen kan ibrugtages og supporteres på en hensigtsmæssig måde.
Leverandøren skal levere en It-løsning som:
(1) udgør en regional It-løsning til kvalitets- og dokumentstyring
(2) kan fungere som datalager for dokumenter og dertil hørende bilag
(3) indeholder et dokumentstyringsmodul
(4) indeholder et søgemodul
(5) indeholder et træningsmodul
(6) indeholder et flowchartmodul
(7) tilbyder et eksternt site til anvendelse for eksterne brugere
(8) kan integrere til relevante regionale systemer og services via åbne snitflader. Dette kunne f.eks. være Region Syddanmarks Elektroniske patientjournal (EPJ) eller Præhospital patientjournal (PPJ).
(9) tilbyder en mobil applikation
Leverandøren skal endvidere som en del af Løsningen fx kunne levere:
(1) Et samlet projektforløb, hvor It-løsningen implementeres. Herunder indgår også udvikling og implementering af integrationer
(2) En driftsplatform
(3) Konfiguration af It-løsningen med Kundens deltagelse efter Kundens behov
(4) Uddannelse af Brugere
(5) Uddannelsesmateriale
(6) Migrering af indhold fra eksisterende løsning til fremtidig løsning
(7) Kvalitetssikring og test
(8) Support og vedligeholdelse af it-løsningen
(9) Dokumentation af it-løsningen
(10) Driftsinformation omkring Løsningen
Den anslåede værdi på 15.000.000 kr. er beregnet på baggrund af en 8 årig kontraktperiode, som er hele kontraktens mulige løbetid. I beløbet er også indregnet den forventede værdi af Region Nordjyllands indkøb i henhold til regionens option.
Kontrakten med den enkelte region er gældende i 48 måneder fra bestået overtagelsesprøve i den pågældende region. I denne periode skal leverandøren således drifte, vedligeholde og yde support mm. på det af leverandøren leverede system.
Den enkelte region kan vælge at forlænge sin kontrakt med leverandøren 2 gange 24 måneder. Forlængelse skal i givet fald ske senest 90 dage inden kontraktudløb.
Udvælgelsen vil ske på baggrund af Ordregivers vurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer). Som følge heraf vil antallet af referencer angivet i ESPD ikke være afgørende for udvælgelsen, men derimod vil Ordregiver i udvælgelsen lægge vægt på, at Ansøger i ESPD formår på troværdig og fyldestgørende vis at redegøre for, at referencen er relevant i forhold til nærværende udbud.
Vurderingen af leverancernes (referencernes) relevans foretages på baggrund af den
erfaring med levering sammenlignelige ydelser, som leverancen (referencen)
dokumenterer.
I den forbindelse lægges i prioriteret rækkefølge særlig vægt på følgende:
1. at Leverandøren har leveret en løsning til en større, sundhedsfaglig organisation og, at denne fungerer tilfredsstillende for kunden
2. at Leverandøren har leveret en løsning til akkrediterede afdelinger
3. at Leverandøren kan dokumentere erfaring med mobile applikationer
Ved vurderingen af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer
(referencer) af sammenlignelige ydelser, tages der udgangspunkt i den enkelte Ansøgers
mest relevante reference, dog således, at Ansøgerens evt. øvrige referencer kan supplere den mest relevante reference, såfremt referencerne tilsammen dokumenterer en højere grad af relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser med tilsvarende karakteristika.
Udbuddet omfatter optioner af følgende forhold:
- Option på migrering af indhold på nuværende løsning
- Option på formularmodul
- Optioner på validerede instanser/installationer
- Option på udvidet teknisk support
- Option på anvendelsessupport til superbrugere
- Option for Region Nordjylland til at indgå kontrakt om de samme ydelser, inkl. optioner
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Formålet med forhandling er dels, at Tilbudsgiver får adgang til at optimere sit tilbud, dels at sikre, at Tilbudsgiver afgiver konditionsmæssigt tilbud. Det forventes, at der afholdes én forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig ret til at afholde en yderligere forhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
NETTOOMSÆTNING:
Som dokumentation for nettoomsætningens størrelse skal Ansøgere, som bliver prækvalificeret fremsende følgende afhængigt af, hvilken kategori af virksomhed, Ansøger tilhører:
Hvis Ansøger er revisionspligtig:
(1) Hvis nettoomsætning fremgår af årsrapporter: Godkendte årsrapporter med revisionserklæring.
(2) Hvis nettoomsætning ikke fremgår af årsrapporter: Revisors reviewerklæring eller revisionserklæring om nettoomsætningens størrelse.
Hvis Ansøger ikke er revisionspligtig:
(1) Enten godkendte årsrapporter med revisionserklæring eller reviewerklæring,
(2) eller revisors reviewerklæring om nettoomsætningens størrelse.
Det er et minimumskrav, at den samlede årsomsætning, dvs. nettoomsætningen, for det seneste disponible regnskabsår er minimum 5.000.000 danske kroner.
For danske virksomheder, som er forpligtede til at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen, er det senest, disponible regnskabsår det regnskabsår, som det på cvr.dk senest offentliggjorte regnskab relaterer sig til. For andre virksomheder (herunder de danske virksomheder, der ikke er forpligtede til at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen og udenlandske virksomheder) gælder, at det seneste disponible regnskabsår er det, som det senest endeligt afsluttede regnskab vedrører. Regnskabet – for disse andre virksomheder – skal dermed, for at være betragtet som ”endeligt afsluttet”, være afsluttet i henhold til den for virksomheden gældende lovgivning.
Såfremt Ansøger er et konsortium vil Ordregiver tage de i konsortiet deltagende virksomheders samlede nettoomsætning i betragtning. Såfremt Ansøger baserer sig på andres økonomiske og finansielle formåen for at overholde minimumskravet, vil Ordregiver tilsvarende summere Tilbudsgivers nettoomsætning med disse andre virksomheders nettoomsætning.
REFERENCER:
Ordregiver anser som udgangspunkt den i ESPD angivne referenceliste som endelig dokumentation for Ansøgers relevante erfaring, men kan dog vælge at kræve yderligere dokumentation, hvor det findes påkrævet.
Det er et minimumskrav, at Ansøger har relevant erfaring i form af mindst 1 sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år udregnet fra datoen for ansøgningsfristen. En reference anses for sammenlignelig, når der er leveret følgende til den pågældende reference:
(1) Levering af et dokumentstyringssystem til retningsgivende dokumenter, det vil sige dokumenter, der hos referencen skal understøtte formidlingen af politikker, retningslinjer og instrukser eller lignende
(2) Licenser til anvendelse af løsningen
(3) Understøttelse af mindst 4.000 brugere hos referencen for så vidt angår den pågældende løsning
(4) Teknisk implementering af løsningen hos referencen
(5) Konfigurering af løsningen hos referencen
(6) Uddannelse af referencens systemadministratorer
(7) Drift af løsningen i referencens eget IT-miljø, eller i Ansøgers eget driftsmiljø eller ved hjælp en cloudløsning eller i en kombination af disse.
(8) Vedligehold og support af løsningen
En reference kan både være en igangværende kontrakt eller en kontrakt, som er afsluttet inden for de seneste 3 år (en del af den ”sammenlignelige” leverance må således gerne være udført tidligere end 3 år før ansøgningsfristen). Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte den eller de oplyste referencer med henblik på bekræftelse af de afgivne oplysninger.
Ansøger bedes i ESPD angive, hvilke ydelser den enkelte reference vedrører, kontraktperioden, antal brugere hos referencen samt kontaktperson hos referencen. Hvis der ikke forefindes et konkret felt til oplysningen i ESPD, kan Ansøger angive oplysningen i beskrivelsesfeltet i ESPD.
Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium eller baserer sig på andres tekniske/faglige formåen for at overholde minimumskravet, er det tilstrækkeligt, at én af de medvirkende virksomheder overholder kravet vedr. referencer.
Der gælder særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten.
1) Socialt ansvar: Parterne påtager sig under under Kontrakten et socialt ansvar. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 34.
2) Arbejdsklausul: Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår i henhold til udkast til kontrakt pkt. 32 og Bilag 17 Arbejdsklausul.
3) Databehandleraftale: Den vindende tilbudsgiver vil evt. skulle behandle personoplysninger på Ordregivers vegne. Der skal derfor evt. underskrives en databehandleraftale i medfør af persondatalovgivningen. Der henvises til udkast til kontrakt og Bilag 15 Databehandleraftale.
Del IV: Procedure
Del VI: Supplerende oplysninger
UDELUKKELSESGRUNDE: Udover de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudsloven finder følgende af udbudslovens frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i nærværende udbud: * Tilsidesættelse af forpligtelser på miljølovgivningsområdet, sociallovgivningsområdet og det arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1. * Konkurs, insolvens, tvangsakkord uden for konkurs, en situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret, aktiver administreres af en kurator, eller erhvervsvirksomheden er indstillet, jf. § 137, stk. 1, nr. 2. * Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet, jf. § 137, stk. 1, nr. 3. * Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. § 137, stk.1, nr. 4. * Tilbudsgiver har uretmæssigt forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces etc., jf. §137, stk. 1, nr. 6. EMBARGO: Ifm. udbuddet gælder EU-forordning 576/2022, art. 1, nr. 23), der bl.a. ændrer EU-forordning 833/2014 med indsættelse af art. 5 k om forbuddet mod at tildele offentlige kontrakter, der er omfattet af udbudsdirektiverne, til bl.a. russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland m.v. Der henvises til EU-forordning 576/2022 for bestemmelsens nærmere ordlyd og omfang.
Ordregiver er berettiget til at kræve dokumentation for tilbudsgiver og evt. underleverandørers etableringssted, ejerforhold og andre oplysninger af relevans for overholdelsen af forbuddet på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen. CTM: Udbudsmaterialet offentliggøres via det internetbaserede eSourcing-system, CTM fra EU-Supply. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via CTM i overensstemmelse med udbudsbetingelserne - og ikke via ordregivers ovenfor oplyste e-mail. Såfremt din virksomhed er interesseret i at deltage i udbuddet kræver det online registrering i EU-Supply's CTM. Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet.
Bemærk venligst, at både ordregivers og Ansøgers handlinger logges i systemet.
Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supply's Support på telefon 70 20 80 14 eller mail til dksupport@eu-supply.com
Spørgsmål til selve udbuddet skal stilles til ordregiver via CTM. Svar på disse spørgsmål offentliggøres i anonymiseret form i systemet, hvor de er tilgængelige for alle.
FÆLLESUDBUD: Udbuddet omfatter følgende ordregivere:
* Region Syddanmark, der er udbuddets tovholder og dermed ansvarlig for udbudsprocessen.
* Region Nordjylland, der alene er med på en option, jf. Del II.2.11
Bemærk, at ved tildeling af kontrakt forlænges vedståelsesfristen automatisk til den 31.12.2024 for den tilbudsgiver, som får tildelt kontrakt. Den vindende tilbudsgiver skal således vedstå sit tilbud i hele den periode, hvor Region Nordjylland har mulighed for at udnytte en option på indgåelse af kontrakt. KUNDENS IT-MILJØ: På grund af at dokumenterne indeholder fortrolige oplysninger, er der ikke fri, direkte og fuld elektronisk adgang til følgende dokumenter: Bilag 2: Kundens IT-miljø Region Syddanmark og Underbilag 2.1 Kundens IT-miljø Region Nordjylland. Dokumenterne kan i stedet rekvireres ved anmodning herom i CTM. Som følge af, at der ikke er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til disse dokumenter er tilbudsfristen forlænget med 5 dage (disse 5 dage er indregnet i den i udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelserne angivne tilbudsfrist. Ordregiver henstiller til, at de nævnte dokumenter ikke videredistribueres udover, hvad der er nødvendigt i forhold til udarbejdelsen af tilbud. SPROG: Ansøgning skal affattes på dansk. Dokumentation, som kun de Ansøgere, som Ordregiver har til hensigt at prækvalificere, idet Ansøger dog efterfølgende – for Ansøgers regning – skal oversætte dokumentationen til dansk, såfremt Ordregiver finder, at dette er nødvendigt. Tilbud skal affattes på dansk. Eventuelle bilag omfattende produktdatablade, tekniske specifikationer eller lignende må gerne være på engelsk.
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405708
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.
Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.
Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.
Samtidig med klagens fremsendelse til klagenævnet skal klageren sende (evt. pr. e-mail) en kopi af klagen med bilag til ordregiveren. Klagenævnet har brug for at vide, om klageren har underrettet ordregiveren, og klageren skal derfor sende kopi af underretningen af ordregiveren til klagenævnet.
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: https://www.kfst.dk/