Kontrakt om implementering og tilrådighedsstillelse af standard it-løsning til løn- og personaleadministration til Region Sjælland

Udbud vedrørende Kontrakt om implementering og tilrådighedsstillelse af standard it-løsning til løn- og personaleadministration til Region Sjælland.

I) Baggrund og formål:

Udbuddet omhandler tilrådighedsstillelse af én samlet og moderne standard it-løsning til løn- og personaleadministration i Region Sjælland (herefter ”regionen”). Regionen varetager overordnet set fire typer opgaver: drift og udvikling af sygehuse, drift og udvikling af psykiatri og sociale tilbud, regional trafikplanlægning og bekæmpelse af jordforurening. Regionen beskæftiger i denne forbindelse ca. 20.000 ansatte i Region Sjælland. Regionens løsning til løn- og personaleadministration udgør således en central it-løsning, og den nye løsnings funktionalitet og stabilitet er derfor kritisk for regionen. Den nye løsning skal generelt understøtte følgende fire primære forretningsområder: Løn og personaleadministration, Vagtplanlægning, Arbejdsskadehåndtering og Business Intelligence. Der ønskes en fungerende standardløsning, der skal stilles til rådighed for regionen som Software-as-a-Service. Det forventede samlede antal brugere i løsningen inden for hovedforretningsområderne udgør 27.300 centrale og decentrale brugere om året. Det er ikke regionens forventning, at dette antal vil stige i kontraktens løbetid. Løsningen skal endvidere understøtte en høj transaktionsvolumen, idet regionen;

- ift. a) til Løn- og personaleadministration bl.a. håndterer over 35.000 årsopgørelser, 22.500 ordinære udbetalinger pr. måned, over 5.000 årlige hhv. ansættelser og fratrædelser samt aflønning efter mere end 50 forskellige overenskomster og 700 forskellige lønklasser.

- ift. b) Vagtplanlægning administrerer mere end 1.000 organisatoriske vagtplanenheder, 2.000 vagtplanbrugere og 25.000 medarbejdere tilknyttet vagtplanenheder.

- ift. c) Arbejdsskadesikring estimerer at skulle håndtere over 2.500 årlige arbejdsskader pr. år.

- ift. d) Business Intelligence generer mere end 10.000 årlige rapporter. Rapporterne genereres primært ved træk af data fra et bestemt dataområde (løn, fravær, økonomi mv.), men også ved træk af data ved træk fra flere forskellige dataområder.

II) Udbuddet omfatter følgende hovedydelser:

A. Implementering af løsningen

Leverandøren skal implementere løsningen hos regionen, herunder varetage migrering og konvertering af regionens data fra regionens stamdata-komponent samt regionens eksisterende løsning. Leverandøren skal gennemføre implementeringen trinvist i regionens organisation. Det er regionens forventning, at implementeringen gennemføres inden for 2 år.

B. Tilrådighedsstillelse af løsningen (Abonnementsydelsen)

Leverandøren skal i forbindelse med den trinvise udrulning af de forskellige forretningsområder stille løsningen til rådighed for regionens organisatoriske forretningsenheder på abonnementslignende vilkår (Abonnementsydelsen). Leverandøren skal som en del af Abonnementsydelsen drive og vedligeholde løsningen, herunder stille de nødvendige licenser for anvendelse af løsningen til rådighed for regionen. Leverandøren skal desuden levere hypercare i forbindelse med den trinvise udrulning, ligesom leverandøren skal levere dokumentation og support for den samlede løsning.

Kontrakten kan forlænges to (2) gange med hver 24 måneder.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer), jf. pkt. III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i pkt. II.2.4).

Vurderingen af leverancernes (referencernes) relevans foretages på baggrund af den erfaring med levering af funktionelt sammenlignelige ydelser, som leverancen (referencen) dokumenterer, jf. beskrivelsen i pkt. II.2.4), underpunkt II, litra A-B (Hovedydelser) i forhold til de generelle karakteristika anført i pkt. II.2.4), underpunkt I (Baggrund og formål). Ved vurderingen af de generelle karakteristika tillægges det særlig vægt, at der dokumenteres erfaring med tilrådighedsstillelse af løsningen i en sammenhæng med tilsvarende transaktionsvolumen samt kompleksitet ift. kundens organisering og aftalemæssige forhold, jf. punkt II.2.4), underpunkt I, litra a).

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af sammenlignelige ydelser, tages der udgangspunkt i den enkelte ansøgers mest relevante reference, dog således, at ansøgerens øvrige referencer kan supplere den mest relevante reference, såfremt referencerne tilsammen dokumenterer en højere grad af relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser med tilsvarende karakteristika.

Udbuddet omfatter følgende 10 optioner:

- E-learning Arbejdsskade

- E-learning Løn- og personaleadministration

- E-learning Business Intelligence

- E-learning Vagtplan, basis funktioner

- E-learning Vagtplan, avancerede funktioner

- E-learning Vagtplan, web funktioner

- Klasseundervisningsdag, organisatorisk implementering for alle niveauer og alle funktionsområder, herunder opdateret undervisningsmateriale

- Digitalt Ledelsestilsyn

- Fiktiv pensionsberegning (selvbetjeningsløsning)

- Klasseundervisningsdag, vedligeholdelsesundervisning for alle niveauer og alle funktionsområder, herunder opdateret uddannelsesmateriale

Ift. pkt. II.1.6) bemærkes det, at kontrakten af markedsmæssige og økonomiske grunde ikke er opdelt på flere delaftaler. I den forbindelse er løsningens indbyrdes sammenhænge og afhængigheder tillagt betydning, ligesom det ved vurderingen af muligheden for at opdele kontrakten er tillagt vægt, at løsningen ønskes anvendt som SaaS, hvorfor en opdeling på ydelser heller ikke er vurderet mulig.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

- Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

- Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

- Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 50 mio. i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 5 betydeligste leveringer af sammenlignelige ydelser, jf. pkt. II.1.4) og II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. pkt. II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelser, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under pkt. II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. pkt. II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. pkt. II.2.9).

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav iht. ILO-konvention 94 og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen, jf. Kontraktens pkt. 19.2 og bilag 15.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Leverandøren er ved kontraktens hele el. delvise ophør, uanset ophørsgrunden, forpligtet til i rimeligt og nødvendigt omfang at bistå Kunden ifm. hjemtagelse og/eller ved overdragelse til andre leverandører/myndigheder. Bistanden skal ydes hurtigst muligt og i det omfang, det er muligt, inden ophørstidspunktet, jf. kontraktens pkt. 27.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3). For at få adgang til materialet, skal ansøger registrere sig som bruger. Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation ifm. udbuddet, herunder spørgsmål/svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest d. 20/6 2022, kl. 10. Spørgsmål efter dette tidspunkt vil blive besvaret hvis de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Hvis ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail dksupport@eu-supply.com/tlf. 70208014. Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens (UBL) § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører, og hver af disses ESPD-dokument skal være underskrevet af den pågældende deltager (undtagen for den ledende ansøger, der indgiver ansøgningen). Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Ansøger kan basere sig på andre aktørers tekniske- og/eller økonomiske kapacitet for at opfylde egnethedskravene i pkt. III.1.2), herunder til brug for udvælgelsen, jf. pkt. II.2.9). Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller økonomiske kapacitet til rådighed, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i ud-budsbetingelserne. Skabelon fremgår af kontraktbilag 17. Ansøger bedes vedlægge underskrevet erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse, hvis ansøger deltager i udbuddet som en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium). Skabelon fremgår af kontraktbilag 16. Ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøger er omfattet af de i UBL §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene i UBL § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig, jf. UBL § 138. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøger. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er mindre alvorlige, kan dog give anledning til at udelukke ansøger. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD iht. UBL §§ 151-152, jf. § 153. Ift. pkt. II.1.5) og pkt. II.2.6): Beløbet udgør et skøn over den forventede værdi for kontraktens fulde løbetid, inkl. prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på historisk data samt den forventede værdi omfattende alle ydelser i kontrakten, inkl. alle optioner, jf. UBL § 38. Ift. pkt. II.2.7): Den anførte varighed er fra Overtagelsesdagen. Ift. pkt. II.2.9): Hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af bevillingsmæssig hjemmel, jf. kontraktens pkt. 31. Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholdes individuelle forhandlingsmøder med de tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Der afholdes forventeligt ét forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til flere forhandlingsrunder. Se udbudsbetingelserne for yderligere oplysninger. Der ydes ikke deltagelsesvederlag.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgi-vere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/