Kontrakt om implementering, support, vedligeholdelse og drift af et Fagsystem til Renovation, leveret som en software as a service-løsning (SaaS).

Udbuddet omhandler en kontrakt om implementering, support, vedligeholdelse og drift af et Fagsystem til Renovation, leveret som en software as a service-løsning (SaaS).

Udgangspunktet for anskaffelsen er Ordregivers behov for at kunne administrere og udføre affaldsbehandling. Se mere om anskaffelsen under II.2.4).

Aalborg Forsyning, Renovation (herefter AFR) administrer og udfører affaldsindsamlingen i Aalborg Kommune. AFRs opgaver dækker over administration og kundeservice på affaldsindsamlingen i Aalborg Kommune. AFR udfører størstedelen af indsamlingen, mens dele af indsamlingen udføres af en ekstern renovatør.

Til understøttelse af dette arbejde har AFR behov for indkøb af et affaldsadministrationssystem (Fagsystem til Renovation), der dækker bredt fra borgerens/kundens aftale om indsamling til Renovationsmedarbejderens udførsel af opgaven.

Der udbydes derfor et System til understøttelse af Kundeadministration, Driftsplanlægning og Controlling til administrative medarbejdere samt Navigation og Rapportering til Renovationsmedarbejdere.

Systemet skal ud over understøttelse af AFRs medarbejdere understøtte ekstern renovatør i sagsbehandlingen og indsamlingen.

Systemet skal understøtte op til ca. 300 antal brugere, 70 stk. køretøjer samt 470.000 stk. materiel (containere mv.).

Leverancen indeholder herudover krav om integration til henholdsvis Kunden Afregningssystem, Kundens GIS – ESRI/Datawarehouse, Registreringsudstyr på køretøjer, Vejesystemer på køretøjer og selvbetjeningsløsninger på Kundens hjemmeside, som sikre sammenhæng til Kundens nuværende systemlandskab.

Kontrakten indeholder optioner til henholdsvis funktionalitet til ruteberegning, funktionalitet til håndtering af Affaldssensorer og sensordata, Integration til Brovægtsystem, Kunderettede selvbetjeningsløsninger samt Integration til affaldsviden.dk.

Ordregiver har valgt udbud med forhandling, da Ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. Udbudslovens § 61, stk. 1, a). Der er således tale om en it-løsning, der skal tilpasses Ordregivers tekniske platforme med konvertering af data, integration med øvrige it-systemer mv.

Ordregiver har besluttet ikke at opdele kontrakten i delaftaler af markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder at der kan opnås stordriftsfordele, optimering af forretningsprocesser mv.

Ordregiver opfordrer virksomheder, som ikke har erfaring og/eller kapacitet på alle områder dækket af kontrakten til at indgå samarbejde med tredjepart.

Ordregiver har til hensigt at prækvalificere 3 ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive tilbud. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers sammenlignelige referencer.

I forbindelse med udvælgelsen af ansøgere vil der maksimalt blive prækvalificeret 3 ansøgere. Såfremt flere end 3 ansøgere opfylder ordregivers krav om egnethed, udvælger ordregiver de 3 ansøgere, som er bedst egnet til at løse opgaver af den pågældende art.

Ved vurdering af en ansøgers egnethed til at løfte opgaven, jf. ansøgers besvarelse af ESPD del IV.C, vil ordregiver i prioriteret rækkefølge lægge vægt på følgende:

1) Referenceområde 1: I hvor høj grad referencerne modsvarer den udbudte kontrakt, herunder omhandler levering, implementering, drift, support og vedligeholdelse af Fagsystem til Renovation

2) Referenceområde 2: I hvor høj grad referencerne modsvarer og omhandler levering af tilsvarende funktionalitet (ikke nødvendigvis Renovation), herunder

a. Driften med driftsplanlægning, ruteplanlægning, navigation og rapportering

b. Kundeservice (kørselskontor) med sagsbehandling og opkrævning

c. Integrationer til øvrige systemer

3) Referenceområde 3: I hvor høj grad referencerne modsvarer og omhandler levering af tilsvarende kontraktforhold, herunder lignende størrelse kontraktværdi, jf. II.1.5 og II.2.6, samt lignende antal brugere/enheder, jf. II.2.4).

Der foretages en samlet vurdering af ansøgers besvarelse, herunder referencernes relevans og antallet af relevante referencer.

Der er option på forretningsmæssige behov og funktionelle krav inden for ruteberegning, funktionalitet til håndtering af Affaldssensorer og sensordata, Integration til Brovægtsystem, Kunderettede selvbetjeningsløsninger samt Integration til affaldsviden.dk.

Den anslåede værdi i afsnit II.1.5) og II.2.6) er baseret på en periode på 48 måneder, jf. afsnit II.2.7). Kontrakten har dog ingen fast udløbsdag, men løber, indtil den opsiges af en af parterne, jf. kontrakten. Værdien er beregnet på baggrund af 1 års implementering og 3 års drift, som modsvarer den minimumsperiode, hvor Kunden forpligter sig til at aftage Leverandørens Ydelser, jf. kontrakten.

Ansøger skal vedlægge et udfyldt ESPD afsnit IV.B, der er udfyldt som beskrevet nedenfor. Ansøger skal i ESPD afsnit IV.B oplyse følgende økonomiske nøgletal, jf. udbudslovens § 142:

- Samlet årsomsætning for hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

- Egenkapital for hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

- Soliditetsgrad for hver af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at ansøger har:

- En årsomsætning på 20 000 000 DKK pr. år i 2 af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

- En positiv egenkapital pr. år i 2 af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

- En soliditetsgrad på 10 % pr. år i 2 af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Ansøgeren skal i ESPDets afsnit IV.C oplyse sine betydeligste leveringer af tjenesteydelser, der er udført inden for de seneste 3 år. Ansøger skal oplyse følgende for hver reference (hvis muligt):

- Modtager (Kunde)

- Start- og slutdato (Kontraktens varighed)

- Beløb (Kontraktværdi)

- Beskrivelse (Beskrivelse af leveringer af ydelser med angivelse af referencens relevans for den udbudte kontrakt, herunder i hvilket omfang referencen omfatter erfaring med referenceområderne 1-3, som angivet i II.2.9).

Referencer, der er påbegyndt for mere end 3 år bagud, men hvor hele eller dele af ansøgers ydelser er leveret i perioden inden for de seneste 3 år, kan medtages. Referencer, som endnu ikke er afsluttet, beskrives kun for den del af leverancen, som allerede er udført.

Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.

Uanset om ansøger er én virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der kun angives det maksimale antal referencer.

Såfremt ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, vil der alene blive lagt vægt på de første angivne referencer i ESPDet.

Kontrakten er baseret på standardkontrakten Virk 17 (modificeret) og udbydes som en SaaS-løsning. For øvrige kontraktudførelsesvilkår, herunder sociale klausuler og arbejdsklausul, henvises til kontraktens bestemmelser herom.

Udbudsmaterialet er tilgængeligt på den i pkt. I.3) anførte hjemmeside. Afgivelse af ansøgning og efterfølgende tilbud kan kun ske elektronisk via hjemmesiden, der er anført i pkt. I.3). Alle ansøgere opfordres til at gennemlæse hele udbudsmaterialet før ansøgning i form af ESPD udformes og indsendes. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udfyldelse af ESPD. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest 10 dage før ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristen, kan ikke forventes besvaret. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudsportalen, kan ansøger i dagtimerne (kl. 09:00- kl. 16:00) på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til Ethics Support på telefonnummeret +45 7022 70 07. Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøger, vil der blive offentliggjort information herom på Ethics.

Ansøger skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre som et konsortium eller lignende (ESPD del II.A). Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel samt teknisk og faglig formåen (ESPD del II.C). Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III. Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, stk. 1-3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C). Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 og 2 (ESPD del III, afsnit C). De efterspurgte oplysninger danner grundlag for Ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud.

Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet, skal disse tillige vedlægge en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.

Ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud: En klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget hos Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Andre klager skal være modtaget hos Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.