Fakta om udbudet
Udbyder
Skatteministeriet ved Udviklings- og Forenklingsstyrelsen
Vindere
(13.05.2022)
KMD A/S
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup
(03.06.2022)
KMD A/S
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup
Tillægsaftale om fortsættelse af sikker drift som led i udbudssætning af en del af det danske skattevæsens grundlæggende IT-systemer for person- og erhvervsbeskatning hos KMD
Skatteministeriet ved Udviklings- og Forenklingsstyrelsen
Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed/enhed
CVR-nummer: 34730466
Postadresse: Nicolai Eigtveds Gade 28
By: København
NUTS-kode: DK01 Hovedstaden
Postnummer: 1402
Land: Danmark
Kontaktperson: Kontorchef Lars Møller
E-mail: lars.moeller@ufst.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: www.ufst.dk
Del II: Genstand
Tillægsaftale om fortsættelse af sikker drift som led i udbudssætning af en del af det danske skattevæsens grundlæggende IT-systemer for person- og erhvervsbeskatning hos KMD
Tillægsaftalen agtes indgået af Skatteministeriet ved UFST. Tillægget kan således benyttes af hele Skatteministeriets koncernområde der p.t. består af: Skatteministeriets departement, IT-tilsynet, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Spillemyndigheden, Skatteankestyrelsen og Skatteforvaltningen, herunder Skattestyrelsen, Vurderingsstyrelsen, Motorstyrelsen, Gældsstyrelsen, Toldstyrelsen, Administrations- og Servicestyrelsen og Udviklings- og Forenklingsstyrelsen.
UFST agter, jf. beskrivelsen i II.2.4), IV.1.1) og VI.3), at indgå en kontrakt (benævnt "Tillægsaftale om fortsættelse af sikker drift som led i udbudssætning") med KMD, med det formål at gøre UFST i stand til at udbudssætte, hjemtage eller udtage de enkelte systemer hurtigst muligt i overensstemmelse med UFST's udbudsstrategi, og at sikre fortsat sikker drift indtil dette kan ske. Aftalen omfatter alene systemerne angivet i IV.1.1.
Skatteministeriet og KMD indgik den 31. oktober 2005 en rammeaftale vedr. "Overtagelse af Kommunale IT-systemer". Baggrunden for aftalen var lov nr. 427 af 6. juni 2005 om skatteforvaltning, som bevirkede at Skatteministeriets koncern per 1. november 2005 indtrådte i de rettigheder og pligter, der hidtil havde været knyttet til den kommunale varetagelse af skatteopgaven. Skatteministeriet succederede i den forbindelse i de gældende aftaler mellem KMD og kommunerne om levering af diverse IT-ydelser.
Rammeaftalen er efterfølgende blevet opdateret med tillæg og allonger. Rammeaftalen omfatter drift, videreudvikling og vedligehold i relation til en række legacy systemer, der har betydelige og komplekse bindinger til KMD's driftsmiljø og tekniske infrastruktur, herunder KMD's støttesystemer og den Fælleskommunale Platform, som er væsentlige for den samlede systemdrift og afvikling. De omfattede legacy-systemer er helt centrale for Skatteforvaltningens kerneopgaver, herunder opkrævning af skatter og afgifter.
UFST har med ekstern bistand fået gennemført omfattende analyser af de tekniske afhængigheder, der kendetegner de omfattede legacy systemer med henblik på at vurdere mulighederne for at udbudssætte systemerne. Det er konklusionen, at et leverandørskifte på nuværende tidspunkt er objektivt umuligt i forhold til systemerne omfattet af aftalerne med KMD og genstand for tillægget. Selv efter en årrække med forberedelse vil udbud af systemerne være forbundet med betydelige risici. For en nærmere redegørelse for den objektive umulighed, henvises til IV.1.1 og VI.3 nedenfor. UFST har derfor vurderet, at en kontrakt herom kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse med hjemmel primært i udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2, men også til dels § 80, stk. 3, nr. 3.
Med henblik på at sikre, at drifts- og systemydelserne hurtigst muligt kan udbudssættes har UFST udarbejdet en udbuds- og transitionsstrategi, som skal sikre at de enkelte systemer, som omfattes af aftalen med KMD, løbende forberedes til at kunne tages ud af systemlandskabet, og efterfølgende udbydes. Frem til denne udbudssætning af de enkelte systemer kan ske er det essentielt, at KMD fortsat leverer drifts- og systemydelserne til systemerne.
På baggrund af ovenstående agter UFST at indgå en kontrakt (benævnt "Tillægsaftale om fortsættelse af sikker drift som led i udbudssætning") med KMD, med det formål at gøre UFST i stand til at tage de enkelte systemer ud af systemlandskabet hurtigst muligt i overensstemmelse med UFST's udbudsstrategi, og at sikre fortsat sikker drift indtil dette kan ske. Kontrakten indeholder bestemmelser svarende til det oprindelige aftalekompleks med de nødvendige præciseringer og tilpasninger med henblik på at realisere formålet. Kontrakten skal løbe indtil de enkelte systemer helt eller delvist kan bringes i udbud. Det er en del af kontrakten, at der sker løbende opsigelse hurtigst muligt efterhånden som situationen teknisk, herunder som følge af funktionelle og personalemæssige forhold muliggør dette. Kontrakten vedrører således ikke nye systemer, men sikrer alene drift og vedligehold af den sammenhængende portefølje af systemer, indtil de enkelte systemer eller funktionaliteter heraf kan udbudssættes, enten fordi der skal anskaffes nye systemer – hvilket forventes at være tilfældet for hovedparten af systemernes vedkommende - eller fordi drift og vedligehold heraf udbudssættes efter en transformation af systemet til et niveau, hvor dette kan lade sig gøre.
Aftalens værdi er baseret på den anslåede værdi ved afsendelse af bekendtgørelsen, jf. udbudslovens § 29 og opgjort efter fremgangsmåde i udbudslovens § 38, nr. 2 (fire års værdi).
Del IV: Procedure
- Kun en bestemt økonomisk aktør kan levere de pågældende bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser af følgende årsag:
- manglende konkurrence af tekniske årsager
Se også II.2.4 og VI.3.
Ekstern bistand konkluderer at det er objektivt umuligt at foretage leverandørskifte på aftalekomplekset for nuværende. Konklusionen er, at det vil tage en årrække at forberede en udbudssætning af drifts- og systemydelserne, og at det fortsat efter en årrække vil være forbundet med betydelige risici. UFST har derfor vurderet, at kontrakten kan tildeles uden udbud jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2 og § 80, stk. 3, nr. 3.
Med henblik på at sikre, at drifts- og systemydelserne hurtigst muligt kan udbudssættes har UFST udarbejdet en udbudsstrategi, som skal sikre at de systemer, som i dag driftes hos KMD og omfattes af kontrakten, løbende forberedes til at kunne tages ud af systemlandskabet, enten fordi de skal udskiftes eller efterfølgende udbydes. Frem til denne udbudssætning af de enkelte systemer kan ske er det essentielt, at KMD fortsat leverer drifts- og systemydelserne til systemerne.
UFST agter derfor at indgå en kontrakt med KMD, med det formål at gøre UFST i stand til at udbudssætte, hjemtage eller udtage de enkelte systemer hurtigst muligt i overensstemmelse med UFST's udbudsstrategi, og at sikre fortsat sikker drift indtil dette kan ske. Kontrakten indeholder således bestemmelser svarende til det oprindelige aftalekompleks med de nødvendige præciseringer og tilpasninger med henblik på at realisere formålet. Kontrakten skal løbe indtil de enkelte systemer helt eller delvist kan bringes i udbud.
UFST's vurdering er baseret på en omfattende teknisk gennemgang og analyse af legacy-systemerne, som ekstern bistand har gennemført for UFST med henblik på at afdække og vurdere mulighederne for at udbudssætte systemer, som er omfattet af kontrakten. Det er konklusionen, at det af tekniske grunde er objektivt umuligt at udbudssætte den samlede aftale og de omfattede systemer hos KMD, eller enkeltsystemer på grund af interoperabiliteten og sammenhængen mellem disse. Analysen heraf peger navnlig på følgende fire forhold relateret til legacy-systemerne:
1. Afhængigheden af Den Fælleskommunale Platform
2. Muligheden for at adskille drift og vedligehold
3. Afhængighed af nøglemedarbejdere og tavs viden
4. Årshjulet på "Forskud"
Kontrakten omfatter de dele af legacy-systemerne som KMD drifter for UFST, og omfatter dermed 8 sammenhængende legacy-systemer. Systemerne hænger sammen på platformsniveau, hvilket medfører at systemerne skal driftsafvikles hos den samme leverandør, da databasen deles på tværs af systemerne.
Legacy-systemerne kan grupperes i Forskud og SKAT Ligning, og systemer relateret hertil.
Den eksterne bistand vurderer følgende om de tekniske afhængigheder for legacy-systemerne hos KMD: "De tekniske afhængigheder af KMD legacy-systemerne er således omfattende, særligt i forhold til Den Fælleskommunale Platform, og det grå programmel, som vurderes at ville kærve et omfangsrigt re-design for at erstatte afhængighederne med en mere løskoblet integration. Dette vil gøre en evt. transition langvarig og risikofyldt. Denne form for stærke tekniske bindinger i KMD legacy-systemerner med eksterne afhængigheder til systemer og programmel er et særsyn og skyldes "den kommunale historik". Graden af disse afhængigheder vurderes at adskille sig fra andre komplekse It-systemer. De tekniske integrationer fra f.eks. Forskud over til bl.a. SLUT hos DXC bidraget til at øge kompleksiteten."
De tekniske afhængigheder er beskrevet i V.I.3.
Del V: Kontrakt-/koncessionstildeling
CVR-nummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
By: Ballerup
NUTS-kode: DK01 Hovedstaden
Postnummer: 2750
Land: Danmark
Internetadresse: www.kmd.dk
Del VI: Supplerende oplysninger
1. Afhængigheden af Den Fælleskommunale Platform
KMD-systemerne er designet, udviklet og idriftsat for kommunerne, før UFST overtog systemerne ved strukturreformen i 2005. Systemerne er derfor udviklet på KMDs Fælleskommunale Platform og har samme udviklingsstandarder og tekniske og rettighedsmæssige bindinger som hovedparten af KMD's øvrige kommunale systemer. Systemerne driftet af KMD er eksekveringsmæssigt stærkt afhængig af den Fælleskommunale Platform og det grå programmel (hjælpeprogrammel, som er helt nødvendigt for at kunne driftsafvikle applikationerne), hvilket betyder, at KMD-Systemerne ikke kan driftes uden den Fælleskommunale Platform mv. og dermed ikke teknisk kan fungere uden adgang til og brug af disse komponenter hos KMD. En transition til ny leverandør kræver udvikling og implementering af nye integrationer mellem legacy systemerne og de systemer, som skal blive hos KMD (primært andre parters systemer). Det arbejde vil i høj grad være afhængig af KMD’s indsats, idet hjælpeprogrammel netop driftes og vedligeholdes af KMD. En transition til en ny leverandør kræver brug af det eksisterende grå programmel (inkl. den Fælleskommunale Platform mv.), da reverse engineering af det grå programmel i praksis (grundet de mange bestanddele i det grå programmel) vil være en omfattende (tillægs)opgave for evt. ny leverandør.
2. Muligheden for at adskille drift og vedligehold
De tekniske afhængigheder til Den Fælleskommunale Platform og det grå programmel vil gøre det meget risikofyldt at adskille drift af systemerne, hvilket kræver en større udviklingsopgave samt KMDs aktive medvirken, idet ændringerne funktionelt og teknisk afhænger af KMD’s systemer. Det vil være en udfordring pga. den eksisterende leverandørafhængighed – herunder af nøglemedarbejdere hos KMD og de tekniske afhængigheder til Den Fælleskommunale Platform. Udviklingsopgaven indebærer f.eks. fsva. Forskud, at funktionalitet relateret til Den Fælleskommunale Platform skal genudvikles, og genudvikling hos en ny leverandør kan ikke laves uden KMDs aktive medvirken.
3. Afhængighed af nøglemedarbejdere og tavs viden
Den nuværende tavse viden hos KMD er essentiel for at kunne vedligeholde og videreudvikle systemerne. At tilvejebringe denne dokumentation for Forskud estimeres til ikke under 25 årsværk, hvilket vil kræve oplæring af nye medarbejdere i flere år for de fleste systemer. Det skal tages i betragtning, at KMD har opbygget over 20 års tavs viden om systemerne. En yderligere komplikation er, at den årlige vedligeholdelse samt implementering af ny lovgivning skal følge et årshjul. Det vil udelukke en ny leverandør fra at kunne levere ydelsen tilfredsstillende de første par år, indtil tilstrækkelig viden og rutine er opbygget.
4. Årshjulet på "Forskud"
Systemet Forskud er systemunderstøttelsen af forskudsopgørelser, og har et årshjul med lancering medio november hvert år. Forskud er forudsætningen for den kontinuerlige skatteindbetaling og Forskud regner – så præcist som muligt – ud, hvad den enkelte skatteborger forventes at skulle betale i skat. De løbende lovændringer og designspecificeringer hen over året gør sig gældende for Forskud og der er derfor et behov for koordination mellem Forskud hos KMD og SLUT hos DXC – både hvad angår krav, design og test. Det vurderes objektivt umuligt at gennemføre en transition til en ny leverandør, inden nye medarbejderressourcer er tilført, hvilket vurderes at kæve op til adskillige års oplæring grundet den store kompleksitet i Forskud. Der vil være en betydelig risiko for, at en sikker transition til en ny leverandør først vil kunne igangsættes op til fem år efter, at den nødvendige oplæring af nye medarbejdere er igangsat. Tillige kan afviklingen af tekniske afhængigheder først påbegyndes efter perioden på op til adskillige år med oplæring mv. Kompleksiteten og det nødvendige overblik over, hvordan applikationerne spiller sammen med hinanden og driften, bidrager yderligere til en lang oplæringstid af nye medarbejdere.
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
I henhold til § 7, stk. 3 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 (Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud), skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsreglerne har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, i tilfælde hvor en ordregiver har fulgt proceduren i § 4 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende. Efter § 6, stk. 4 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016, skal klageren, senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016.
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: http://www.kfst.dk