Udbud af tilskudsadministrativt system

Udbuddet vedrører en kontrakt, der omfatter et IT-system, som skal understøtte tilskudsområdet i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). IT-systemet skal anvendes til håndtering af tilskud inden for flere tilskudsområder, puljer og ordninger i KFF og skal kunne bruges af både sagsbehandlere, ledere, ansøgere/tilskudsmodtagere i tilskudsprocessen fra ansøgningen sendes til opfølgning og endeligt udbetaling. IT-systemet skal basere sig på en allerede eksisterende løsning hos Leverandøren (standardsystem) med konfiguration og tilpasning til KFFs behov og krav. Efter implementering af IT-systemet skal Leverandøren stille sit driftsmiljø til rådighed i forbindelse med leveringen af IT-systemet og sine services. Leverancen omfatter desuden konfiguration, uddannelse og oplæring af Ordregivers interne medarbejdere.

Udbuddet vedrører en kontrakt, der omfatter et IT-system, som skal understøtte tilskudsområdet i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). IT-systemet skal anvendes til håndtering af tilskud inden for flere tilskudsområder, puljer og ordninger i KFF og skal kunne bruges af både sagsbehandlere, ledere, ansøgere/tilskudsmodtagere i tilskudsprocessen fra ansøgningen sendes til opfølgning og endeligt udbetaling. IT-systemet skal basere sig på en allerede eksisterende løsning hos Leverandøren (standardsystem) med konfiguration og tilpasning til KFFs behov og krav. Efter implementering af IT-systemet skal Leverandøren stille sit driftsmiljø til rådighed i forbindelse med leveringen af IT-systemet og sine services. Leverancen omfatter desuden konfiguration, uddannelse og oplæring af Ordregivers interne medarbejdere.

Med et skriftligt varsel på seks måneder til udgangen af kontraktperioden, kan Kunden kræve Kontrakten forlænget på uændrede vilkår med 2 x 24 måneder for 24 måneder ad gangen.

Ordregiver vil udvælge (prækvalificere) 4 Ansøgere, der inviteres til at afgive indledende tilbud. Modtager Ordregiver færre ansøgninger, kan ordregiver opfordre den eller de Ansøgere, der opfylder de fastsatte krav til egnethed til at afgive indledende tilbud. Ordregiver vil ved udvælgelsen af Ansøgere lægge vægt på Ansøgernes mest relevante referencer af sammenlignelige projekter ud fra nedenstående forhold.

Ved vurdering af om en reference omfatter sammenlignelige projekter, som den udbudte kontrakt (IT- systemet skal kunne understøtte ca. 2.000 tilskudssager årligt af ca. 50 medarbejdere), lægges der vægt på, i hvor høj grad den konkrete reference har en størrelse og kompleksitet svarende til den udbudte kontrakt, hvor følgende forhold vil indgå i vurderingen (ikke prioriteret):

a. At referencen vedrører ydelser til kommuner eller andre offentlige myndigheder.

b. At referencen vedrører ydelser, der vedrører håndtering af tilskud.

c. At referencen vedrører systemer med en vis volumen (sammenlignelig med Ordregivers behov).

d. At referencen vedrører systemer af en vis kompleksitet (forskellige tilskudstyper, beregningsmodeller og flows).

Ansøger skal være opmærksom på, at der kun medregnes referencer, hvor kontrakten om levering af ydelser er igangværende eller er afsluttet inden for de seneste 3 år, og at der ikke lægges vægt på mere end de første 4 prioriterede referencer.

Med et skriftligt varsel på seks måneder til udgangen af kontraktperioden, kan Kunden kræve Kontrakten forlænget på uændrede vilkår med 2 x 24 måneder for 24 måneder ad gangen.

Leverandører, der befinder sig i en obligatorisk udelukkelsesgrund, jf. udbudslovens §§ 135-136, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt, medmindre Tilbudsgiver fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at Tilbudsgiver er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. Tilsvarende vil Leverandører, som befinder sig i en af de frivillige udelukkelsesgrunde nævnt i udbudslovens § 137, nr. 1-7 blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt, medmindre Tilbudsgiver fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at Tilbudsgiver er pålidelig, jf. udbudslovens § 138. Reglerne i nærværende afsnit gælder tilsvarende for virksomheder, som Ansøger vil basere sin opfyldelse af krav om økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen.

Dokumentation: Danske tilbudsgivere skal fremlægge en serviceattest, der ikke er ældre end 6 måneder regnet fra fristen for afgivelse af endeligt tilbud, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen.

Der stilles følgende 2 mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

1. Ansøgers soliditetsgrad skal være på minimum 20 % eller derover i hvert enkelt år i de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital/samlede aktiver x 100.

Baserer Ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden som Ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver udregnet i procent.

Har Ansøgeren direkte eller indirekte ejerandele i den støttende enhed eller vice versa, beregnes soliditetsgraden på grundlag af virksomhedernes konsoliderede regnskabstal. Det samme gælder, hvis én virksomhed i en sammenslutning af virksomheder har direkte eller indirekte ejerandele i en anden af de virksomheder, der deltager i sammenslutningen. De pågældende virksomheder skal i dette tilfælde afgive de oplysninger i ESPD'et, der er nødvendige for at foretage en korrekt beregning.

Baserer Ansøgeren sig på andre virksomheders tekniske og faglige kapacitet, skal disse virksomheder hver især (og uden brug af støttevirksomheder) have den krævede soliditetsgrad på minimum 20% eller derover i de 3 seneste disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskabsår).

2. Ansøger skal have en gennemsnitlig (middeltal) omsætning på mindst DKK 1.000.000 ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskabsår). Såfremt Ansøger er en sammenslutning af virksomheder eller Ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal disse i fællesskab opfylde dette krav.

Har Ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal der alene oplyses om nøgletal/årsomsætning for det/de afsluttede regnskabsår, hvor Ansøger har eksisteret. I ESPD'et, del IV.B, 3 skal det i givet fald oplyses, hvornår Ansøger etablerede sin virksomhed.

Dokumentation: Ansøger/Tilbudsgiver skal dokumentere sin økonomiske og finansielle formåen ved fremlæggelse af:

• Uddrag af Ansøgers/Tilbudsgivers årsregnskaber eller tilsvarende dokumentation, der viser Ansøgers/Tilbudsgivers:

o samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår eller så længe virksomheden har eksisteret,

o soliditetsgrad, alternativt uddrag af Ansøgers årsregnskaber, der viser egenkapital samt aktiver i alt fra de seneste 3 disponible regnskabsår, eller så længe virksomheden har eksisteret.

Ansøger/Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

I det omfang Ordregiver kan få fri adgang til den krævede dokumentation via en national database eller på Ansøger/Tilbudsgivers hjemmeside (fx årsregnskaber), vil Ansøger/Tilbudsgiver i stedet for at fremlægge den pågældende dokumentation kunne oplyse Ordregiver om, hvor oplysningerne kan findes.

Der henvises til udbudsmaterialet pkt. 6.2.3 vedrørende egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører og pkt. 6.2.4 vedrørende egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen.

1. Ansøgers soliditetsgrad skal være på minimum 20 % eller derover i hvert enkelt år i de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). 2. Ansøger skal have en gennemsnitlig (middeltal) omsætning på mindst DKK 1.000.000 ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskabsår).

Ansøgeren skal ved referencer dokumentere at have relevant erfaring med udførelse af tilsvarende ydelser, som omfattet af den udbudte kontrakt. Med "tilsvarende ydelser" forstås et IT-system leveret til en offentlig myndighed, som kan håndtere tilskud.

Ansøger kan maksimalt vedlægge 4 referencer med ansøgningen.

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde Kontrakten:

• Ansøger skal i ESPD’et angive mindst 2 referencer vedrørende kontrakter om levering af ydelser, som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år, og som vedrører levering af tilsvarende ydelser.

Ordregiver opfordrer Ansøger til at prioritere oplistningen af vedlagte referencer samt til kun at vedlægge 4 referencer. Vedlægges mere end 4 referencer, vil Ordregiver kun lægge vægt på de 4 første i Ansøgers prioriterede oplistning eller vælge de 4 referencer, der står først i ansøgningen.

Til brug for udvælgelsen bør referencerne så vidt muligt indeholde beskrivelse af nedenstående nævnte elementer:

Ansøgers referencer, som angivet i ESPD'et, bedes til brug for vurderingen af egnethed og udvælgelse indeholde følgende:

a. Referencekunden, inkl. Kontaktoplysninger.

b. Beskrivelse af referencekunden, herunder antal lokationer og brugere.

c. Tidspunktet for opgavens udførelse.

d. Kontraktværdi.

e. Kontraktperiode samt tidspunkt for levering og ibrugtagning.

f. Beskrivelse af de leverede ydelser, herunder hvorledes referencen er sammenlignelig.

Dokumentation: Ansøger/Tilbudsgiver skal dokumentere sin tekniske og faglige formåen ved fremlæggelse af:

• Liste med kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse og telefonnummer, til kontaktpersonerne hos de kunder, der er oplyst som referencer i ESPD, hvis disse kontaktoplysninger ikke fremgår af ESPD'et eller af vedlagte referencer,

• Tro-og loveerklæring udstedt af Tilbudsgiver om, at de oplysninger som fremgår af referencelisten i ESPD'et er korrekt.

Der henvises til udbudsmaterialet pkt. 6.2.3 vedrørende egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører og pkt. 6.2.4 vedrørende egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen.

1. Ansøger skal i ESPD’et angive mindst 2 referencer vedrørende kontrakter om levering af ydelser, som er igangværende eller afsluttet inden for de seneste 3 år, og som vedrører levering af tilsvarende ydelser.

Ordregiver udbetaler ikke vederlag til Ansøgere/Tilbudsgivere for deres omkostninger forbundet med at deltage i udbudsprocessen, herunder omkostninger forbundet med udfærdigelse af ansøgning, afgivelse af tilbud samt deltagelse i forhandlinger.

Forhandlingen vil tage udgangspunkt i udbudsmaterialet og Tilbudsgivers indledende tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud i hver runde.

Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i udbudsmaterialet og det indledende tilbud, bortset fra grundlæggende elementer, mindstekrav samt kriterier for tildeling.

Medmindre et teknisk eller kontraktuelt forhold er identificeret som mindstekrav eller i øvrigt udgør et grundlæggende element, er Ordregiver indstillet på at drøfte, forhandle og ændre vilkåret, herunder også at frafalde et sådant vilkår, hvis det findes hensigtsmæssigt.

Ordregiver skal gøre opmærksom på, at denne forbeholder sig retten til at tildele Kontrakten på baggrund af det indledende tilbud.

Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre. Ordregiver kan fx vælge at gennemføre flere eller færre forhandlingsrunder eller at gennemføre forhandlingerne på skriftligt grundlag.

Forhandlings- og tilbudsfasen begynder med, at Leverandørerne indsender et indledende tilbud på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale.

Såfremt der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Leverandørerne til i bilag F (Forhandlingsdokument) at beskrive disse uhensigtsmæssigheder allerede i forbindelse med indsendelsen af det første indledende tilbud. Leverandørerne opfordres ligeledes til at beskrive elementer i udbudsmaterialet, som Leverandørerne anser for unødvendigt strenge krav eller unødvendigt fordyrende for anskaffelsen, allerede ved indsendelsen af det første indledende tilbud.

I den sammenhæng opfordrer Ordregiver til, at Leverandørerne fremsender konkrete forslag til indholdet af eventuelle ændringer til udbudsmaterialet. Leverandørerne bedes formulere sig på en måde, så det klart fremgår, at fremhævelsen af en uhensigtsmæssighed i udbudsmaterialet eller et forslag til en ændring ikke er et forbehold. Leverandørerne opfordres til alene at angive sådanne uhensigtsmæssigheder eller forslag til ændringer i Forhandlingsdokumentet (bilag F), således at Tilbudsgiver undgår at skabe uklarhed om, hvorvidt der er tale om et forslag til ændring, en angivelse af en uhensigtsmæssighed eller et forbehold.

Ordregiver forventer at afholde 1 forhandlingsrunde.

Ordregiver kan afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. Alle Leverandører får i det tilfælde tilbudt det samme antal forhandlingsmøder.

Ordregiver foretager ikke i løbet af forhandlingerne en begrænsning i antallet af tilbud, der skal forhandles.

Alle henvendelser og spørgsmål til Ordregiver skal skriftligt ske via www.udbuddet.dk.

Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort på www.udbuddet.dk.