EU-udbud af kontrakt vedrørende booking- og tilskudssystem (fritidssystem)

Nærværende udbud vedrører en kontrakt på levering af et booking- og tilskudssystem (fritidssystem) til Aalborg Kommune.

Aalborg Kommune

Nærværende udbud vedrører en kontrakt på levering af et booking- og tilskudssystem (fritidssystem) til Aalborg Kommune.

Aalborg kommune ønsker med dette udbud at forenkle og effektivisere administrative opgaver i forbindelse med planlægning og fordeling af de faciliteter kommunen stiller til rådighed, for almen benyttelse og udlån.

Der efterspørges en Løsning der understøtter kommunens administrative funktioner, såvel som foreningers og virksomheders behov i forbindelse med booking af lokaler, faciliteter og ressourcer, holdtilmeldinger samt forenings- og tilskudsadministration.

Der efterspørges endvidere en Løsning, der sørger for udnyttelse af Kommunens interne ressourcer, samtidigt med at der opnås en administrativ effektivisering ifm. modtagelse af data, sammenhæng og koordinering.

Der ønskes således en løsning gearet til fremtidige udviklingspotentialer, eksempelvis integration til infrarøde kameraer i hallerne, ventilations- og lyssystemer mv. - ønsker Aalborg Kommune ser potentiale i, at der udvikles i løbet af kontraktperioden.

Herud over er der stort fokus på selve brugervenligheden og tilgængeligheden. Det vil derfor være nødvendigt at kunne håndtere den internationale befolkning, der er i Aalborg Kommune ved fx at kunne generere en automatisk oversættelse fra dansk til engelsk i systemet – naturligvis i et smidigt og intuitivt system.

Aalborg Kommune benytter i dag Winkas booking- og tilskudssystem. Kommunen har ca. 2.000 kunder oprettet, heraf 531 godkendte folkeoplysende foreninger. Der er ca. 70.000 bookinger på et år fordelt på 88 anlæg. I det nuværende system er det muligt at booke 238 forskellige lokaler, herunder idrætshaller, svømmesale, mødelokaler osv. Derudover opkræves der via systemet de foreninger der har kommunale lokaler for gebyr fordelt på m2.

Kommunen benytter i dag tilskudssystemet til aktivitetstilskud, lokaletilskud 1, lokaletilskud 2, tilskudsregnskab, medlemstal, aftenskole statistik og aftenskoler i landdistriktet. Derudover er der følgende tilskud: materielpulje, pulje for lokale initiativer, Prioriteringskatalog, energipulje, leder- og instruktørtilskud, udviklingspulje, nedsættelse af kontingent og aftenskolernes materielpulje.

<br>

Forlængelse kan ske i op til 3x12 måneder

Blandt de ansøgere, som er konditionsmæssige, vil Ordregiver udvælge fem (5) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Såfremt antallet af konditionsmæssige ansøgninger er lavere end fem (5), vil Ordregiver vurdere om antallet af egnede ansøgere skaber tilstrækkelig konkurrence og opfordre disse til at afgive tilbud, hvis det er tilfældet.

Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer.

Vurderingen sker på baggrund af ansøgernes referencer, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 4.1, Del IV, pkt. C – Teknisk og faglig formåen. Ved vurderingen af relevante referencer vil der blive lagt vægt på, om referencerne omhandler en lignende levering.

Følgende forhold vægtes positivt:

Det vægtes positivt at ansøger kan fremlægge en reference for levering af en løsning, lignende den som Ordregiver ønsker i forbindelse med nærværende udbud. Herunder vil det vægtes positivt at referencen viser levering til en større dansk kommune. En større kommune defineres som en kommune med over 80.000 indbyggere. Ordregiver vil vægte én reference med en større kommune mere positivt end flere referencer for mindre/små kommuner

<br>

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignende eller tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune (i drift på tidspunktet for ansøgningsfristen på nærværende udbud.<br>

<br>

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignende eller tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune (i drift på tidspunktet for ansøgningsfristen på nærværende udbud.

Lignende eller tilsvarende løsning defineres som en løsning der er baseret på det standardprodukt eller videreudvikling af dette, som Ansøger vil tilbyde i forbindelse med nær-værende udbud.

Dermed skal referenceløsningen være en booking og tilskudsløsning der benyttes af en kommune til både borgere og folkeoplysende foreninger. Referenceløsningen skal være en SaaS-løsning.

Referencen skal anføres med:

kommunens navn

kontraktperiode, herunder hvor længe referenceløsningen har været i drift

angivelse af kontaktperson for den pågældende kommune med telefonnummer og/eller e-mailadresse

beskrivelse af referenceleveringen

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.