Kontrakt om levering og vedligeholdelse af et geografisk informationssystem (GIS-system)

Kontrakten omfatter anskaffelse af et geografisk informationssystem (GIS) til Norlys. Foruden anskaffelsen af det geografiske informationssystem omfatter Kontrakten desuden konvertering af data fra to nuværende GIS systemer.

GIS bruges hos Ordregiver primært til registrering og vedligehold af geografisk data om infrastrukturen for eldistributionsnettet samt understøttende geografiske data hertil bl.a. grunddata, matrikeldata og data fra andre offentligt tilgængelige geografiske registre.

Data bruges i forbindelse med projektering, analyser og rapportering. Data udstilles både internt og eksternt via webservices til webGIS, desktop-GIS og hjemmesider.

Ordregiver gør desuden brug af mobile apps til visning, registrering og redigering af data i marken samt 3. parts løsninger hvor GIS data eller apps integreres helt eller delvist i løsningerne.

For yderligere information henvises til udbudsmaterialet.

Silkeborg

Kontrakten omfatter anskaffelse af et geografisk informationssystem (GIS) til Norlys. Norlys har i dag i ca. 75 desktop brugere og ca. 700 på web, app og mobil. Foruden anskaffelsen af det geografiske informationssystem omfatter Kontrakten desuden konvertering af data fra to nuværende GIS systemer. Kontrakten indeholder et rammeaftalelignende element, hvorefter Ordregiver kan anskaffe konsulentbistand på ad hoc-basis efter medgået tid.

GIS bruges hos Ordregiver primært til registrering og vedligehold af geografisk data om infrastrukturen for eldistributionsnettet samt understøttende geografiske data hertil bl.a. grunddata, matrikeldata og data fra andre offentligt tilgængelige geografiske registre.

Data bruges i forbindelse med projektering, analyser og rapportering. Data udstilles både internt og eksternt via webservices til webGIS, desktop-GIS og hjemmesider.

Ordregiver gør desuden brug af mobile apps til visning, registrering og redigering af data i marken samt 3. parts løsninger hvor GIS data eller apps integreres helt eller delvist i løsningerne.

Der er tale om udbud med forhandling med forudgående indkaldelse af tilbud i henhold til Rådets Direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2014/17 EF.

For yderligere information henvises til udbudsmaterialet.

Kontrakten kan forlænges i 2 x 12 måneder.

Hvis der indkommer flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:

De mest relevante referencer, set i forhold til de ydelser der omfattes af kontrakten. Det vurderes i hvor høj grad, at referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med de ydelser, der indgår i kontrakten.

Der vil særligt blive lagt vægt på erfaring levering og implementering af GIS systemer til el-distributionsselskaber, herunder gennemførelse af konvertering og sammenlægning af GIS data og erfaring med håndtering af vedligeholdelse og support af GIS systemer.

Der er følgende optioner, der kan gøres gældende i hele kontraktens løbetid:

- Option på levering af LER

- Kontrakten kan forlænges i 2 x 12 måneder.

Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation.

Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet (jf. pkt. I.3) inden udløb af den ansøgningsfrist, der er angivet i pkt. IV.2.2.

Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om:

- Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 og de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 1-6,

- De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.2, og

- De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.3.

En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138).

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om de ovennævnte udelukkelsesgrunde, samt om den økonomiske/finansielle og/eller teknisk/faglige kapacitet som enheden stiller til rådighed for ansøger.

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Støttende enheder bør således følge nedenstående proces:

- ESPD udfyldes og printes ud

- ESPD underskrives

- ESPD scannes ind og uploades manuelt som et bilag til ansøgning/tilbud

Ansøger skal aflevere et ESPD (jf. pkt. III.1.4), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

- Ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

- Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

- Ansøgers samlede aktiver (også kaldet ”balancesum”) i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

Egenkapital og samlede aktiver skal angives i ESPD, del IV, afsnit B, under ”Finansielle nøgletal”.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Støttende enheder bør således følge nedenstående proces:

- ESPD udfyldes og printes ud

- ESPD underskrives

- ESPD scannes ind og uploades manuelt som et bilag til ansøgning/tilbud.

Det er et mindstekrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på mindst 8.000.000,00 DKK.

Det er et mindstekrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 14 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver (balancesummen).

Det er et mindstekrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en positiv egenkapital.

Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af mindstekrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Denne opgøres således:

- Gennemsnitlig omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår

- Egenkapital beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital i seneste disponible regnskabsår, dvs. virksomhedernes egenkapital lægges sammen

- Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent.

Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af mindstekrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal som kræves oplyst i ESPD. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

Ansøger skal aflevere et ESPD (jf. pkt. III.1.4), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb, tidspunkter og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket

omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden tekniske og faglige formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Støttende enheder bør således følge nedenstående proces:

- ESPD udfyldes og printes ud

- ESPD underskrives

- ESPD scannes ind og uploades manuelt som et bilag til ansøgning/tilbud.

Kontrakten indeholder ikke krav om sikkerhedsstillelse og garantier.

Kundens betalingsvilkår er løbende måned + 60 dage.

Der kræves ingen særlig retlig form af den sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), som kontrakten måtte blive tildelt. Deltagerne i sammenslutningen skal dog påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt deltagerne.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Kontrakten forventes genudbudt ved ophør.

Fristen i pkt. IV.2.2 er ansøgningsfristen for prækvalifikation. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet; datoangivelse i pkt. IV.2.3 er alene vejledende.

Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet (jf. pkt. I.3). Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet.

Efter indledende tilbud forventer ordregiver forventer følgende forhandlingsforløb. Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.

Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD(er) (jf. pkt. III.1) inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse.

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.