Udbud af kontrakt med én leverandør vedr. produktion, personalisering og distribution af takografkort, generation 2 version 2

Færdselsstyrelsen har ansvaret for at udstede takografkort i Danmark og skal gennemføre et udbud vedr. produktion, personalisering og distribution af takografkort, generation 2, version 2.

Kontrakten omfatter de fire typer af takograkort: førerkort, kontrolkort, værsktedskort og virksomhedskort. Leverandøren skal også kunne producere specimenkort og testkort.

Kontrakten omfatter en etableringsfase, hvor designet af takografkortene fastlægges, typegodkendelser opnås, de krævede dokumenter udarbejdes mv., som nærmere angivet i udbudsmaterialet.

Færdselsstyrelsen forventer efter etableringsfristen at købe følgende antal takografkort om året, baseret på et gennemsnit af forbruget for 2019-2021:

- Førerkort: 18.850 kort

- Kontrolkort: 100 kort

- Værkstedskort: 785 kort

- Virksomhedskort: 3.285 kort

Leverandøren skal levere alle takografkort, som bestilles i hele kontraktens løbetid efter etableringsfasen.

Ordregiver forventer, at det årlige gennemsnit kan svinge med +/- 15 procent.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, hvor ordregiver forventer at prækvalificere 3 ansøgere til at afgive indledende tilbud.

Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Det forventes, at der afholdes et forhandlingsmøde af 2 timers varighed med hver tilbudsgiver. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver.

Forhandlingerne afholdes virtuelt via Teams og gennemføres på dansk eller engelsk.

Ordregiver har option på at forlænge kontrakten med to gange ét år på uændrede vilkår. Ordregivers option udløses ved skriftlig meddelelse til leverandøren senest 6 måneder før udløb af kontrakten med virkning for et år ad gangen.

Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier:

Udvælgelsen af ansøgerne, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af, hvilke ansøgere der i ESPD, del IV, afsnit C, har dokumenteret de mest relevante referencer, som i størst mulig grad dokumenterer erfaring med lignende opgaver som den udbudte kontrakt, herunder antal producerede kort, sammenligneligheden af anskaffelsens genstand samt ydelser.

Det vurderes positivt:

- jo mere erfaring ansøger har med produktion af takografkort, herunder særligt generation 2 version 1-kort.

- jo mere erfaring ansøger har med systemintegration til bestillingssystemer.

- jo mere sammenlignelig antal producerede kort er med nærværende kontrakt.

1) Hvis anvendelsesområdet for takografkort udvides, således at flere køretøjer skal anvende de af kontrakten omfattede takografkort, kan ordregiver udvide antallet af takografkort på de bestillingsvilkår, som fremgår af kontrakten.

2) Som en option kan ordregiver vælge at tilkøbe tracking af takografkort som en del af distributionen, evt. for en afgrænset periode. Ordregiver kan varsle tilkøb af tracking med én måneds varsel.

3) Hvis ordregiver i løbet af kontraktens løbetid skal foretage administrative ændringer, som eksempelvis ændringer i design af kuverter og følgebreve, ændringer i grafisk layout/design af takografkort, f.eks. som følge af en ændringsforordning eller ændringer af oplysninger i statusrapport mv., kan ordregiver få foretaget disse ændringer med fakturering efter medgået tid til de tilbudte timepriser.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, da kontraktens genstand ikke er egnet til opdeling. Kontraktens hovedgenstand dækker produktion af varer med enkelte forskelle, hvorfor opdeling ikke medfører konkurrencemæssige fordele. Der ydes intet vederlag, honorar eller lign. for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver beslutter at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Ordregiver stiller ikke krav til økonomisk og finansiel kapacitet.

Tilbudsgiver skal angive de betydeligste tilsvarende leverancer (referenceliste), der er udført inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristen i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), del IV, afsnit C. Referencerne skal skrives i ESPD’et og kan ikke vedlægges som bilag.

Referencelisten skal omfatte de betydeligste leverancer af tilsvarende varer og tjenesteydelser som den udbudte kontrakt. Ved tilsvarende leverancer forstås referencer vedr. produktion, personalisering og distribution af ID-kort/Smartcards.

En beskrivelse af en reference skal indeholde:

- En kort, klar beskrivelse af hvilke(n) ydelse(r) leverancen har bestået af/består af.

- Hvorfor referencen er relevant i forhold til den udbudte kontrakt.

- Tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen.

- Tidspunkt for udførelsen af leverancen. (Hvis leverancerne angår en igangværende rammeaftale eller kontrakt, skal tilbudsgiver henvise til de udførte leverancer i medfør heraf frem til ansøgningsfristen. Referencerne kan godt være leveringer på den samme rammeaftale.)

- Angivelse af kunde, herunder kontaktperson hos kunden.

- Det samlede vederlag for referencen (frem til ansøgningsfristen).

Tilbudsgiver skal minimum angive tre referencer og maksimum fem referencer. Hvis tilbudsgiver angiver flere end fem referencer, er det kun de første fem referencer, der indgår i vurderingen af ansøgningen. Der kan maksimalt angives fem referencer, uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Beskrivelsen af en reference må maks. fylde 300 ord. Hvis beskrivelsen af en reference er længere end 300 ord, er det kun de første 300 ord, der indgår i vurderingen.

Tilbudsgivers referenceliste i ESPD’et udgør den endelige dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at kontakte den kunde, som en reference vedrører.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Leverandøren skal sikre, at medarbejdere hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som beskæftiger sig med personalisering af takografkort, og dermed har adgang til eller får kendskab til personfølsomme data, forinden produktionsstart, skal kunne sikkerhedsgodkendes af kunden. Sikkerhedsgodkendelse skal kunne ske til klassifikationsgraden Hemmeligt, jf. CIR1H nr. 10338 af 17/12/2014 (Cirkulære om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt).

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder følgende frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i forbindelse med dette udbud: udbudslovens §§ 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs mv. og nr. 7 om offentlig gæld på under 100.000 kr. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ansøger skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

En ansøger, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en ansøger, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at ansøger ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at ansøgeren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Sprog:

Under prækvalifikationsfasen kan tilbudsgiver udfylde ESPD'et på dansk eller engelsk og stille spørgsmål på dansk eller engelsk. Spørgsmål bliver alene besvaret på dansk.

Under tilbuds- og forhandlingsfasen kan tilbudsgiver stille spørgsmål på dansk eller engelsk, hvor spørgsmålene alene vil blive besvaret på dansk. Forhandlingsmøderne gennemføres på dansk eller engelsk.Tilbud skal afgives på dansk. Printing proof kan dog afgives på engelsk.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.