Forhåndsmeddelelse vedr. scanning af PDF-dokumenter (Digitalisering af særakter)

Som et led i digitalisering af strafferetskæden under Justitsministeriet har Rigspolitiet udviklet en digital løsning til håndtering af digitalisering af særakter. Lidt forenklet kan en særakt beskrives som den dømtes ”samlede historik”. Særakten indeholder alle borgerens domme samt personvurderinger og udtalelser. Den vigtigste anvendelse af særakten er ved udmåling af nye straffe. Løsningen, Digital Særakt (DS), modtager indscannede og OCR behandlede pdf dokumenter i en folder på en Windows server. Fra denne folder overføres de automatisk til DS.

Forud for anskaffelsen af en scanner løsning til digitalisering af særakter ønsker Rigspolitiet indsigt i markedets muligheder med særskilt fokus på understøttelse af Rigspolitiets forretningsmæssige behov, hvorfor Rigspolitiet via en teknisk dialog ønsker at få besvaret en række spørgsmål. Den tekniske dialog skal danne grundlag for beslutninger om centrale elementer i tilrettelæggelsen af anskaffelsen. Den tekniske dialog består af en skriftlig proces, med henblik på at få markedets feedback på en række stillede spørgsmål. Materialet for den tekniske dialog indeholder dokumentet Request for information (Forhåndsmeddelelse), som indeholder de spørgsmål Rigspolitiet ønsker at få besvaret. Adgang til materialet kan tilgås på følgende link: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=324574&B=RIGSPOLITIET. Det er gratis at oprette sig som bruger i EU-supply samt deltage i dialogen. Rigspolitiet er ikke forpligtet til at følge specifikke forslag og ideer. Dialogen vil ikke på nogen måde være bindende for Rigspolitiet i forhold til den videre proces vedrørende anskaffelsen. Såfremt Rigspolitiet finder det relevant, vil Rigspolitiet, baseret på de modtagne besvarelser, forbeholde sig retten til at invitere udvalgte potentielle leverandører til en mundtlig dialog. Udvælgelsen af leverandører sker på baggrund af besvarelserne af Rigspolitiet stillede spørgsmål i RFI’en. Leverandørerne bedes indsende besvarelse af de stillede spørgsmål senest d. 14. marts 2022 kl. 12.00 via EU Supply eller til mailen MAN068@politi.dk for at komme i betragtning til de eventuelle mundtlige dialoger. Det er dog altid muligt at fremsende besvarelser på spørgsmålene efterfølgende. Såfremt Rigspolitiet vælger at holde mundtlige dialoger, vil de blive gennemført på dansk.

Nærværende vejledende forhåndsmeddelelse fremsendes med henblik på at gøre potentielle leverandører opmærksomme på høringen og give potentielle leverandører mulighed for at komme med input til de stillede spørgsmål. Rigspolitiet forbeholder sig ret til under et efterfølgende udbud at anvende enhver information, som leverandørerne afgiver i en anmodning om at deltage eller under den tekniske dialog, medmindre virksomheden forudgående har tilkendegivet, at informationen afgives i fortrolighed, udgør en forretningshemmelighed eller er omfattet af eksklusive rettigheder. Det bemærkes for en god ordens skyld, at de omkostninger, som leverandørerne måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af Rigspolitiet.