Kontrakten omfatter fælles udbud

Udbud af websystem til håndtering af bestilling af produkter (herunder stomi) inden for sundhedssektoren

Udbud vedrører indkøb af websystem til håndtering af bestilling af produkter inden for sundhedssektoren. Ved kontraktstart vil der alene være tale om bestillinger af stomiprodukter, men undervejs i kontraktperioden vil flere produktområder tilføjes.

De angivne kommuner og regioner er gået sammen om et stomiprojekt. Stomiprojektet har til formål at skabe kvalitet for borgere med stomi og herunder optimere processer og økonomi på tværs af kommuner og regioner. Stomiprojektet understøtter økonomiaftaler for regioner og kommuner om at skabe en bedre og mere sammenhængende offentlig sektor.

Kvalitet for borgere med stomi er, i denne sammenhæng, at skabe tryghed for borgeren ved et mere sammenhængende behandlingsforløb. Et sammenhængende behandlingsforløb består i at tilbyde ensartede produkter på tværs af regioner og kommuner samt at sikre én indgang til det offentlige ved bestilling af stomiprodukter og til sundhedsfaglig rådgivning.

For at kunne indfri den ambition, er der behov for en ny fælles it-løsning på stomiområdet, hvor et offentligt tilgængeligt websystem kommer til at spille en central rolle. Udbuddet omfatter således websystemet som et selvstændigt system uden direkte integration til Ordregivers systemer eller til andre systemer og ERP-platforme. Al data indtastes derfor direkte i løsningen eller via indlæsningsark.

Fælles Service Center (FSC) spiller en central rolle i den nye fælles løsningsmodel, og FSC bliver således systemejer af websystemet.

Websystemet skal i hovedtræk understøtte følgende behov:

-E-katalog for produkter, hvor produktleverandører kan indlæse og opdatere produkter (produktinformation, priser mv.)

-Administration af borgeres bevillinger og stamdata (stamdata koblet med CPR-register)

-Bestilling af produkter for borgere (webshop-løsning)

-Overførsel af ordrer til logistikleverandøren

-Prognoser på produktforbrug (baseret på antal bevilligede produkter) samt historisk produktforbrug

-Udtræk af faktureringsgrundlag af produktforbrug pr. myndighed / kommune samt faktureringsgrundlag pr. produktleverandør

De nærmere krav til det udbudte websystem fremgår af udbudsmaterialet.

Ordregiver ønsker derfor en aftale om levering af et websystem til håndtering af bestilling af stomiprodukter.

Aftalen kommer i hovedtræk til at bestå af:

Etablering, uddannelse, drift og teknisk support af et websystem til brug for en række produkter inden for sundhedsområdet, dog fra aftalestart alene inden for stomi.

Undervejs i aftaleperioden vil der forventeligt tilgå andre sundhedsproduktområder, som også skal bestilles via websystemet.

Der indgås en tidsubegrænset kontrakt. Den angivne varighed på 48 mdr. er udtryk for, at Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren i 48 mdr. regnet fra måneden efter, at Etableringsdagen, som defineret i Kontrakten, foreligger. Herefter kan Kontrakten opsiges af Leverandøren med et skriftligt varsel på 12 mdr. Kontrakten kan af Ordregiver opsiges med et skriftligt varsel på seks mdr.

Hvis der er mere end tre Leverandører, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, og som opfylder minimumskravene til egnethed, foretager Kunden en udvælgelse af de tre mest egnede Leverandører på baggrund af oplysningerne om teknisk og faglig formåen.

Ved udvælgelsen vil Kunden foretage en samlet vurdering af Leverandørernes tekniske og faglige formåen og lægge vægt på de angivne referencer om levering af systemer svarende til den udbudte Løsning. I den forbindelse vil Kunden lægge vægt på følgende

• Referencernes grad af lighed set i forhold til Løsningen i den udbudte Kontrakt.

• Referencernes kompleksitet og omfang, tidsmæssigt såvel som økonomisk (idet en høj grad af kompleksitet og et stort omfang vægtes positivt)

• Antallet af relevante referencer (dog maksimalt fem)

Udbuddet indeholder følgende optioner, som Ordregiver ønsker tilbud på:

Licens pr. 200 interne brugere

Licens pr. 1.000 kataloglinjer

Licens pr. 2.000 eksterne brugere

AD/ADFS

Single sign-on (SSO)

Adgangsstyring for brugere via FK Adgangsstyring

Kommunikation via SMS

Kommunikation via Digital post

Fællesoffentlige standarder for serviceorienteret arkitektur

Validering af adressedata

Uddannelse af systemadministratorer – pris pr. hold efter implementeringen

Timepris for ekstra 1.000 timers konsulentydelser til udvikling

Optionerne er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet, hvortil der henvises.

Nærværende udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter. Ordregiver skønner, at aftalens genstand og omfang betyder, at Ordregiver ikke kan drage fordel af konkurrencesituationen, såfremt aftalen opdeles i delaftaler, da de tekniske specifikationer ikke spænder tilstrækkeligt bredt til, at en opdeling i delkontrakter vil give den mest optimale kontrakt for Ordregiver.

Ansøger bedes i ESPD angive egenkapital for de seneste tre regnskabsår.

Det er et minimumskrav, at Leverandøren i hvert af de seneste tre regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:

- Positiv egenkapital

For tilbud afgivet af et konsortium gælder, at tallene for de respektive konsortiedeltagere vurderes samlet set. Konsortiet skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen gælder, at tallene for ansøger og den/de andre enheder vurderes samlet set.

Ansøger og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Hvis ansøger baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår ansøgers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet ansøgers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.

Ansøger skal i ESPD del IV.B oplyse egenkapital for hvert af de seneste tre regnskabsår i feltet ”Finansielle nøgletal”. Oplysningerne i ESPD benyttes som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder de anførte minimumskrav. Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Aarhus Kommune anmoder herom:

- Ansøgers årsregnskaber eller uddrag heraf, for det seneste regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor ansøger er etableret. Alternativt kan der henvises til, hvor regnskabet er tilgængeligt online.

Ansøgers kan desuden godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiver forlanger (årsregnskaber).

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

Ansøger skal kunne dokumentere udførelse af mindst en relevant reference inden for de seneste tre år (beregnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen) i forhold til levering af et it-system svarende til Løsningen. En reference betragtes som ”relevant” og et it-system svarende til Løsningen, hvis den vedrører levering af et it-system til bestilling af sundhedsprodukter, inklusive, drift og teknisk support af den pågældende løsning.

Ansøger bedes for den enkelte reference oplyse start- og sluttidspunkt for samt modtager og værdi (kontraktsum) af referencen samt opgavens art.

Ansøger bedes endvidere beskrive referencen nærmere, idet ansøger bør være opmærksom på, at referencerne indgår i en eventuel udvælgelse af ansøgere.

Der skal som minimum indleveres én relevant reference og maksimalt fem referencer. Indleveres der flere end fem referencer, vil Ordregiver alene tage de første fem referencer i betragtning. Referencelisten betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra den tilbudsgiver, som Ordregiver forventer at indgå aftaler med. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.

Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, angives referencer for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer gælder hele konsortiet samlet set. Der skal således ikke angives minimum tre pr. konsortiedeltager.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, angives referencer for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer gælder ansøgeren og den anden enhed / disse andre enheder samlet set. Der skal således ikke angives minimum tre referencer pr. enhed.

Arbejdsklausul er en del af kontraktgrundlaget.

Leverandøren er forpligtet til forud for etableringen at tegne en forsikring for it-miljøerne, der også dækker Ordregivers data, samt udgifterne til reetablering af miljøerne og Ordregivers data og Leverandørens ansvar over for Ordregiver med en dækning pr. forsikringsbegivenhed på minimum 10 millioner DKK.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver forventer, at der afholdes én forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, ligesom Ordregiver forbeholder sig ret til at afholde yderligere forhandlingsrunder. Ordregiver vil ikke begrænse antallet af deltagere undervejs. Der ydes ikke vederlag for forhandlingen.

Tilbuddenes konditionsmæssighed vil først blive endeligt vurderet i forbindelse med den tilbudsrunde, i henhold til hvilken Ordregiver vælger at tildele kontrakten.

Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis ansøger er omfattet en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136, hvis ikke ansøger kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til § 138.

Desuden gælder i dette udbud følgende frivillige udelukkelsesgrunde. Ordregiver er således forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde (medmindre ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138):

-Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, nr. 1.

-Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. Udbudslovens § 137, nr. 2.

-Ordregiver kan påvise, at ansøger i forbindelse med udøvelse af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgers integritet, jf. Udbudslovens § 137, nr. 3. Vurderingen af, hvorvidt der er tale om alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgers integritet, vil blive foretaget i henhold til proportionalitetsprincippet i Udbudslovens § 2, stk.1.

-Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøger har indgået en Aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 137, nr. 4.

-Ordregiver kan påvise, at ansøger væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. Udbudslovens § 137, nr. 5.

-Ordregiver kan påvise, at ansøger uretmæssigt har forsøgt at påvirke Ordregivers beslutningsproces, hvis ansøger har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøger groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. Udbudslovens § 137, nr. 6.

Ansøger skal i ESPD’et i ETHICS angive, hvorvidt ansøger er omfattet af en obligatorisk og / eller de nævnte frivillige udelukkelsesgrunde.

Ansøgninger, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Ordregiver afvise som ukonditionsmæssige.

Alternativt kan Ordregiver vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens § 159, stk. 5, forudsat at dette kan ske inden for rammerne af bestemmelsen.

Ordregiver vil, i forbindelse med prækvalifikationen, indhente endelig dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra Leverandøren.

Endelig dokumentation udgøres af en serviceattest, der er mindre end seks måneder gammel regnet fra tidspunktet for udsendelse af udbudsbekendtgørelsen og Leverandørens årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste tre regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Leverandøren er etableret.

På trods af opsigelsen som angivet II.2.14 kan Ordregiver med et varsel på minimum 3 måneder før udløb af opsigelsesvarslet ekstraordinært ved skriftligt påkrav udskyde udløb af opsigelsesfristen med op til 6 måneder.

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen.

Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.