Udbud af rammeaftale vedr. talent management system

Udbuddet angår en rammeaftale vedrørende levering af en Talent Management Løsning til den offentlige sektor. Løsningen benævnes ”Campus”, når den stilles til rådighed for Økonomistyrelsens og de øvrige begunstigede Institutioners Brugere. De øvrige begunstigede Institutioner, der er opgjort i rammeaftalens bilag A, kan tilsluttet sig Campus i indtil fire år fra rammeaftalens ikrafttræden. Herefter kan der ikke tilsluttes yderligere institutioner.

Opgaven består overordnet i først implementering og derefter adgange/licenser, drift og vedligehold af en modulært opbygget standard cloud løsning med mulighed for individualisering gennem konfiguration. Det forventes, at der er en høj grad af fleksibilitet, hvad angår import og eksport af data fra andre systemer og kilder, da data enten fødes i andre systemer eller skal viderebearbejdes i andre systemer.

Økonomistyrelsen har en forventning om, at der tilbydes en markedsudbredt velfungerende eksisterende løsning, og Økonomistyrelsen forventer dermed også et minimum af nyudvikling. Det betyder at 80-90 pct. af kontrakten vil være implementering og driftsydelser.

Der kan forekomme elementer, der har karakter af udvikling, hvorfor metoder for udvikling, test og godkendelse af nye produkter og add on funktionalitet ligeledes er medtaget i de respektive bilag.

Der vil samtidigt med indgåelsen af rammeaftalen blive tildelt og indgået én (1) leverancekontrakt, der justeres i takt med, at institutioner tilslutter sig Campus. Denne kontrakt kan med reguleringsmekanismer skaleres op og ned i henhold til Økonomistyrelsens og de tilsluttede institutioners konkrete behov. Kontrakten har en løbetid, der strækker sig ud over rammeaftalen, og regulerer alle forhold vedrørende den tilbudte løsning. Kontrakten der tildeles under rammeaftalen har en varighed på 8 år fra transitionsdagen og kan forlænges med 2 gang 12 måneder.

Økonomistyrelsen er i alle henseende aftale- og kontaktpart, og enhver kommunikation mellem parterne, uanset hvilken institution et eventuelt konkret forhold angår, skal derfor ske via Økonomistyrelsen, jf. i øvrigt kontraktens bilag 4 Governance.

Økonomistyrelsen stiller herefter i henhold til egne procedurer den tilbudte løsning til rådighed for de tilsluttede institutioner. Fra rammeaftalens start er der 90.000 brugere tilsluttet, svarende til den obligatoriske tilslutning af statslige institutioner.

Såfremt samtlige begunstigede institutioner tilslutter sig Campus, vil der i alt være maksimalt 740.000 brugere af løsningen. Dette antal brugere er således også den maksimale ramme for rammeaftalen.

Dertil kommer den værdi, Økonomistyrelsen forventer, der ligger i kontrakten i forhold til implementering samt timebaserede ydelser, der til sammen ikke kan overstige 20 mio. kr.

Den anslåede værdi af rammeaftalen er fastsat ud fra fuld udnyttelse af rammen for implementering og timebaserede ydelser med tillæg af den anslåede værdi for 200.000 brugere i ti år (inklusive option på rekruttering). Det giver en anslået værdi på i alt kr. 200.000.000.

Økonomistyrelsen har valgt at anslå værdien ud fra 200.000 brugere som et realistisk gennemsnit, på baggrund af den erfaring Økonomistyrelsen har med Campus fra den hidtidige drift. Der er dog en betydelig usikkerhed i vurderingen af antallet af brugere, hvorfor antallet kan variere både nedad og opad (dog maksimalt 740.000 brugere).

Økonomistyrelsen vil udvælge de ansøgere, der skønnes bedst egnede til at løfte opgaverne omfattet af rammeaftalen og kontrakten. I denne vurdering vil Økonomistyrelsen lægge vægt på, at ansøger viser tydelig erfaring med implementering, drift, support og vedligeholde af en løsning af tilsvarende størrelse, indhold og kompleksitet som Campus. Udvælgelsen vil ske på baggrund af de i ESPD’et oplyste referencer.

Der en option på funktionalitet, der skal understøtte rekruttering.

Udarbejdelse af undervisningsmateriale samt undervisningen i den tilbudte løsning er som udgangspunkt omfattet af kontrakten, men kan fravælges af kunden.

Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, 136 og 137. Dette gøres ved at svare ”nej” til de oplistede udelukkelsesgrunde i ESPD'et under fanen ”Udelukkelse”.

Ordregiver er forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, 136 og 137, hvis ikke ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. Inden tildelingsbeslutningen, skal den tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation vedr. udelukkelsesgrunde:

• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder

o Såfremt ansøger eller tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland.

Ansøger skal oplyse følgende om sin økonomiske formåen. Dette gøres i ESPD under fanen ”Udvælgelse”.

- Årsomsætning for de 3 seneste disponible årsregnskaber

- Egenkapital i de 3 seneste disponible årsregnskaber

- Soliditetsgrad i de 3 seneste disponible årsregnskaber

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen, skal den tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen:

• Regnskaber for de seneste tre disponible regnskabsår eller revisorerklæringer, hvor oplysningerne nødvendige for at verificere opfyldelsen af de efterspurgte minimumskrav.

Der stilles følgende tre mindstekrav til økonomisk formåen:

1. Ansøgers årsomsætning skal i hvert de 3 seneste disponible regnskabsår udgøre minimum DKK 70 mio.

2. Ansøgers egenkapital skal i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår være positiv.

3. Ansøgers skal have haft en soliditetsgrad på mindst 15 % i hvert de 3 seneste disponible regnskabsår.

Soliditetsgraden beregnes som ansøgers samlede egenkapital i forhold til virksom-hedens samlede aktiver udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således: egenkapital x 100 /samlede aktiver = soliditetsgrad.

Kan ansøger ikke selv opfylde minimumskravene, kan ansøger eventuelt afgive ansøgning som konsortium og/eller basere sig på andre enheders økonomiske formåen

Ansøger skal angive op til fem relevante referencer i ESPD, der maksimalt er tre år gamle. Angives der flere end fem referencer, vil Økonomistyrelsen alene tage udgangspunkt i de fem første af de af ansøger anførte referencer i ESPD under fanen ”Udvælgelse”.

Ved relevante referencer menes referencer, der angår implementering, drift og vedligehold af talent management systemer svarende til den udbudte opgave.

Økonomistyrelsen vil alene lægge vægt på de dele af referencen, der ligger indenfor den ovenfor anførte periode på tre år regnet fra ansøgningstidspunktet. Såfremt en reference delvist ligger uden for den angivne periode, skal det i ansøgningen oplyses, hvilke dele af referencen, der er leveret indenfor den angivne periode.

I hver reference skal ansøger beskrive følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af referenceopgaven samt oplysninger om den rolle, som ansøgeren har haft i forbindelse med opgaven. Bemærk, at der ikke ønskes en fuld løsningsbeskrivelse, men primært en beskrivelse af forhold, der gør, at Økonomistyrelsen kan fastslå, om referencen er sammenlignelig med de opgaver, der indgår under Kontrakten. Beskrivelse af antallet af brugere, antallet af lokationer eller andre relevante oplysninger, der gør det muligt for ordregiver vurdere referencens omfang.

2. Omfang: Opgavens værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato eller forventet dato for færdiggørelsen (slutdato) af opgaven.

4. Modtager: Kundenavn inkl. kontaktperson, e-mailadresse og telefon-nummer på denne.

De af ansøger oplyste referencer vil blive anvendt til at identificere hvilke ansøgere, der bedst opfylder de objektive kriterier for udvælgelsen, og dermed skal prækvalificeres.

Hvis en ansøger baserer sig på en anden enheds formåen i relation til den tekniske og faglige formåen (referencer), skal der foruden et udfyldt og underskrevet ESPD for den støttende virksomhed fremlægges en støtteerklæring jf. bilag ii, hvoraf det klart og specifikt fremgår, at den støttende virksomhed har forpligtet sig til at stille den nødvendige tekniske/faglige formåen til rådighed.

Det er vigtigt, at ansøger afgiver så præcise oplysninger som muligt og udformer en fyldestgørende beskrivelse af referencerne, så det er klart, hvad det pågældende arbejde vedrører. Økonomistyrelsen forbeholder sig retten til at rette henvendelse til de anførte referencekunder og få verificeret referenceoplysningerne, hvorfor der skal oplyses navn og telefonnummer på en kontaktperson hos referencekunden.

De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Ansøger skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de afgivne referencer, herunder hos ansøger og/eller den aktør, som referencen vedrører.

Der er ikke mindstekrav til ansøgers tekniske formåen.

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014, samt om sociale klausuler.

Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Se desuden krav i forhold til investeringsscreeningsloven i afsnit VI.3 Yderligere oplysninger.

Kunden kan stille krav om sikkerhedsgodkendelse af visse medarbejdere.

I henhold til Investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som ikke er hjemmehørende i EU (”udenlandske aktør”), ii) som er en dattervirksomhed eller filial til en udenlandsk aktør, iii) eller som er kontrolleret af eller underlagt betydelig indflydelse fra en udenlandsk aktør, i visse tilfælde på forhånd ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå ”særlige økonomiske aftaler” eller anmelde indgåelsen. Ansøger/Tilbudsgiver bør afklare, om tilbudsgivers efterfølgende aftaleindgåelse under rammeaftalen vil være en ”særlig økonomisk aftale”, jf. nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.

Ordregiver yder ikke deltagelsesvederlag.

I henhold til LBK nr. 593 af 2. juni 2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.