Udbud af udvikling og implementering samt efterfølgende drift, support og vedligehold af IT-platform til udbetaling af SU

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skal gennemføre udbud af ny IT-løsning til understøttelse af udbetaling af SU-midler til Uddannelsessøgende samt den bagvedliggende sagsbehandling og øvrig tilhørende virksomhed.

Udbuddet vil omfatte den centrale administrative del af løsningen inkl. brugergrænseflader til sagsbehandlere, samt drift, support og vedligehold heraf.

Styrelsen vil selv stå for udvikling af Selvbetjeningsløsninger til de Uddannelsessøgende. Der skal sikres tæt integration mellem den leverede løsning og de egenudviklede Selvbetjeningsløsninger.

Statens Uddannelsesstøtte (SU) er forsørgelsesgrundlag for knap 500.000 elever og studerende årligt, og er desuden et vigtigt uddannelsespolitisk redskab. Der udbetales årligt ca. 21 mia. kr. i stipendier og ca. 4 mia. kr. i lån. Udbetalingssystemet er IT-understøttet og det stiller både store krav til driftsstabilitet, så SU’en bliver udbetalt korrekt og rettidigt til støttemodtagerne hver eneste måned, og til fleksibilitet, når der er politisk ønske om ændring af ordningen. SU-ordningen er i høj grad digitaliseret og den var blandt de første offentlige ordninger, der overvejende tilbyder borgerne digitale Selvbetjeningsløsninger. Selvbetjeningsløsninger og andre nyere digitaliseringstiltag er dog bygget oven på en arkitektur og teknisk løsning fra 1980´erne.

Organiseringen af opgaveløsningen på tværs af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (UFS) og Uddannelsesinstitutionerne indebærer, at institutionerne indgår i SU-administrationen med vejlednings- og sagsbehandlingsopgaver, som er understøttet af IT-løsningen. I forbindelse med anskaffelse af den nye IT-løsning, vil UFS have fokus på at opnå et bedre servicedesign for de Uddannelsessøgende med mere sammenhængende brugerrejser. Den nye IT-løsning skal understøtte dette fokus.

Udbuddet vil omfatte den centrale administrative del af løsningen inkl. brugergrænseflader til sagsbehandlere, samt drift, support og vedligehold heraf.

Den nye IT-løsning skal desuden understøtte styrelsens administration og udbetaling af Statens Voksenuddannelsesstøtte samt befordringsstøtteordningerne om rabat på offentlig transport (Ungdomskort) og økonomisk støtte til egen transport mellem bopæl og uddannelsessted.

Styrelsen vil selv stå for udvikling af Selvbetjeningsløsninger til de uddannelsessøgende. Selvbetjeningsløsningerne er således ikke en del af den udbudte kontrakt. Der skal sikres tæt integration mellem den leverede løsning og de egenudviklede selvbetjeningsløsninger.

Forlængelse på 2 x 12 måneder

Hvis der modtages ansøgninger fra flere end fire (4) egnede virksomheder, vil Ordregiver foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave.

Der vil kun blive inddraget referencer, der lever op til minimumskravene til egnethed i henhold til III.1.3) og er anført i ESPD’ets del IV.

Der lægges vægt på, at ansøgeren, på tværs af de angivne referencer, viser de mest relevante referencer, der viser ansøgerens evne til at udføre den udbudte opgave. Ved vurderingen af en references relevans, lægges der vægt på:

• I hvilket omfang referencerne omfatter erfaring med udvikling lignende komplekse it-systemer, med et stort antal interessenter og mange eksterne afhængigheder og integrationer, herunder integrationer til fællesoffentlige data i Danmark

• I hvilket omfang referencerne omfatter erfaring med implementering og forvaltning af lovbaserede it-løsninger, herunder automatiseret udbetaling

• I hvilket omfang referencerne omfatter erfaring med vedligeholdelse og videreudvikling af lignende systemer/tjenesteydelser

• I hvilket omfang referencerne omfatter erfaring med drift i private cloud regi.

• I hvilket omfang referencerne omfatter erfaring med udfasning af et eksisterende it-system, herunder datakonvertering fra det eksisterende it-system.

Antallet af referencer vil ikke selvstændigt være afgørende, idet det er det samlede billede af referencernes omfang og relevans i forhold til det udbudte, der er afgørende. Udvælgelsen vil ske på tværs af alle indleverede referencer.

Ansøger skal endvidere være opmærksom på, at der lægges vægt på, om det er ansøger selv eller underleverandører, som har udført opgaven beskrevet i referencen. Hvis opgaven er udført af andre end ansøger – og der ikke er vedlagt støtteerklæring for den pågældende underleverandør, som har udført opgaven – kan ansøger ikke støtte sig på erfaringen med den pågældende opgave. Dette gælder, selvom referencen er ansøgers eget koncernforbundne selskab. I sådanne tilfælde skal ansøger således følge de vedlagte udbudsbetingelser om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Vurderingen af elementerne baseres på ansøgernes referencer med en score på hvert af de ovenstående elementer efter følgende skala:

Ikke relevant

Mindre relevant

Relevant

Meget relevant

Særdeles relevant

Til brug for udvælgelsen skal ansøger alene udfylde EPSD'ets del V ved reference til del IV.

Følgende optioner er omfattet:

- Forlængelse af kontrakten jf. II.2.7)

- Udvikling og implementering samt efterfølgende drift, support og vedligehold af udtræksfunktionalitet

Optionen vedr. udtræksfunktionalitet skal, så frem den udnyttes, leveres som en samlet del af Leverancen til overtagelsesdagen. Leverandøren vil senest modtage bestilling af optionerne på et på forhånd fastsat tidspunkt.

- Uddannelsespakke til Brugere

-

For yderligere henvises til Kontraktbilag 26 - Optioner

Ansøgerne skal i ESPD'et del IV.B, ”Gennemsnitlig årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” oplyse følgende økonomiske nøgletal for seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår:

- Gennemsnitlig EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation/ resultat før renter, skat, afskrivninger og amortisering) for de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

- Ansøgers EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation/ resultat af primær drift før afskrivninger og nedskrivninger/ resultat før renter, skat, afskrivninger og amortisering) skal samlet set i de seneste 3 afsluttede regnskabsår være positiv.

I forhold til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor ansøger eller tilbudsgiver er etableret;

Disse oplysninger kan tillige anvendes til brug for udvælgelsen.

UFS henstiller til, at ansøger begrænser beskrivelsen af den enkelte reference til maksimalt at fylde 3 normalsider/7200 tegn inkl. mellemrum.

Bemærk: En ansøger (ansøgerne, hvis der tale om konsortium, og ansøger inkl. støttende enheder, såfremt der anvendes sådanne) må samlet set angive maksimalt 5 referencer.

Indgår der flere end det maksimalt tilladte antal referencer i ansøgningen, vil Ordregiver alene vurdere de førstnævnte referencer, jf. nedenfor. Tilsvarende gælder, at hvis en referencebeskrivelse overstiger det maksimalt tilladte antal tegn inkl. mellemrum, vil Ordregiver i vurdering se bort fra den sidste del af beskrivelsen (dvs. den del, som overstiger de det maksimalt tilladte antal tegn).

Er ansøger et konsortium/ sammenslutning af virksomheder eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, og anføres der samlet set flere end det maksimalt tilladte antal referencer i ansøgningen på tværs af de deltagende virksomheder, vil Ordregiver udvælge den først placerede reference fra deltagene virksomheders ESPD’er i alfabetisk rækkefølge indtil det maksimalt tilladte antal referencer er udvalgt.

Bemærk: Er ansøger et konsortium/ sammenslutning af virksomheder eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

Mindstekrav: Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført eller igangsat mindst tre (3) tilsvarende opgaver. Ansøger skal indsende referencer med oplysning om ansøgers betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver, jf. ESPD'et, pkt. IV.C.

Specifikt skal ansøger i form af mindst én (1) reference inden for hvert af nedenstående områder have dokumenteret erfaring med:

- Varetagelse af cloudbaseret it-drift og -vedligeholdelse for offentlig institution eller myndighed.

- Aktiviteter og/eller rådgivning vedr. IT løsninger på områderne sagsbehandling og automatisk udbetaling af midler

- Gennemførsel af et udviklings-, transformations- eller opgraderingsprojekt på IT-området.

Hver af referencerne kan angå flere af de anførte punkter.

Referencerne skal indeholde:

- Modtager af arbejdet/ydelsen (herunder branche/kundetype samt kontaktoplysninger på kontaktperson),

- tidspunkt for opgavens udførelse og

- beskrivelse af projektets art og omfang.

- Samlet kontraktsum

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

Den referenceliste som skal indeholdes i ESPD'et, anses af Ordregiver for at være den endelige dokumentation for ansøgers referencer.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, jf. foranstående, vil ansøger blive bedt om at fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde Kontraktens Bilag 36 Samfundsansvar

Ansøger skal i forbindelse med ansøgning om at blive prækvalificeret, udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Ordregiver vil efter udvælgelsen af fire prækvalificerede ansøgere, indhente dokumentation hos de fire leverandører, for de oplysninger der er afgivet i ESPD´et – for at sikre, at alle opfylder de stillede krav inden der gennemføres en udbud med forhandling udbudsproces.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

En ansøger, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en ansøger, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at ansøger ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at ansøgeren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

-

Anvendes en Serviceattest, må denne maksimalt være udstedt 12 mdr. før påtænkt kontrakttildeling i henhold til tidsplanen i vedlagte udbudsbetingelser.

-

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

-

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da ydelserne under kontrakten er tæt forbundet. Ordregiver har endvidere behov for en ensartet tilgang til opgaveløsningen for samtlige af systemets brugere, der ikke er mulig at opnå ved en opdeling af kontrakten. Herudover vil en opdeling af kontrakten være uhensigtsmæssig ud fra Ordregivers ønske om et langsigtet strategisk samarbejde med én leverandør samt stordriftsfordele forbundet hermed.

-

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet, herunder forhandlinger. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.