Fakta om udbudet
Bestilling af materiale
Udbyder
Varde Kommune
Vindere
Tilbudsfase - EU Udbud - Elektronisk sags- og dokumentsystem (ESDH)
(13.07.2022)
Netcompany A/S
Grønningen 17, 1
1270 København K
EU Udbud - Elektronisk sags- og dokumentsystem (ESDH)
Varde Kommune
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
CVR-nummer: 29189811
Postadresse: Bytoften 2
By: Varde
NUTS-kode: DK Danmark
Postnummer: 6800
Land: Danmark
Kontaktperson: Sys Frostholm
E-mail: syfr@varde.dk
Telefon: +45 79947267
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://permalink.mercell.com/165993960.aspx
Internetadresse for køberprofilen: http://www.vardekommune.dk/
Del II: Genstand
EU Udbud - Elektronisk sags- og dokumentsystem (ESDH)
Udbuddet omhandler Elektronisk sags-og dokumenthåndteringssystem til hele organisationen i Varde Kommune. Varde Kommune ønsker at anskaffe sig en samlet løsning, som understøtter kommunens strategi om digitalt sammenspil via høj effektivitet, smidige og automatiserede arbejdsgange på tværs af kommunens øvrige systemer.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Varde Kommune
Varde Kommune udbyder kontrakt om et ESDH-system til erstatning for to nuværende ESDH-systemer.
Det ene nuværende system er Acadre fra Formpipe. Acadre anvendes til den brede og tværgående administrative sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt borgersager på helt specifikke fagområder.
Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes primært til borgersager - både manuelle sager og sager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre fagsystemer.
Derfor er det Varde Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.
Med mulighed for forlængelse i optil 4 år.
Kontrakten har en
Blandt ansøgerne, som opfylder dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 4 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages nok konditionsmæssige og egnede ansøgere.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af en samlet vurdering af de modtagne ansøgninger med særligt vægt på teknisk kapacitet - ud fra nedenstående punkter:
Referenceløsningernes sammenlignelighed med den udbudte løsninger, idet følgende parametre vurderes positivt:
- I hvor høj grad referencen er sket til en offentlig kunde som organisatorisk og med lignende arbejdsgange som er sammenlignelig med Ordregivers
- Antal brugere i referenceløsningen (flere brugere vil blive vurderet bedre end færre brugere)
- Referenceløsningen er baseret på cloud. Det vurderes positivt, hvis data er placeret på referencekundens eget Tenant
- Referenceløsningen har integration og sammenspil med Microsoft Office 365 (mere procesunderstøttelse og tæt integration til Microsoft Office 365 vurderes
Referencernes alder (nyere referencer vil blive vurderet mere relevant end ældre referencer).
Ordregiver vil udvælge ansøgere så der er et bredt udsnit markedet, der kan løfte opgaven.
Obligatorisk optioner på konvertering og aflevering til statens arkiver
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling jævnfør udbudslovens §61, stk. 1, nr. 1, d - da kontrakten vedrører indkøb af software/materiale, som er i hastig teknologisk udvikling, hvorfor Udbyder ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist til at imødekomme udviklingen og udbyders fremadrettede behov.
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. Udbudslovens § 142:
- En positiv soliditetsgrad på minimum 20% i det seneste afsluttede regnskabsår
- Positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår
Såfremt der er sket væsentlige ændringer i Ansøgers økonomiske situation, skal der oplyses hvorfor og på hvilken måde der er sket ændringer.
Positiv soliditetsgrad på minimum 20% i det seneste afsluttede regnskabsår.
Positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår.
Tilbudsgiver skal fremsende mindst 2 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende løsninger leveret eller igangsat inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.
- med Leveret menes, at løsningen skal være implementeret og været i drift hos referencekunden indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.
- Dog kan det accepteres ved 1 ud af 3 referencer, at der ved en offentlig referencekunde er påbegyndt implementering, men ikke er fuldt i drift med løsningen - i det tilfælde sker der leveres mindst 3 referencer.
- Med tilsvarende løsninger menes et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til en offentlig eller privat enhed/virksomhed med minimum 500 brugere i systemet.
Referencerne bør indeholde oplysninger om følgende:
- Modtager af løsningen (oplysninger om kontaktperson hos referencekunden)
- Tidspunkt for implementering og driftsstart af løsningen
- Beskrivelse af løsningens art og omfang, herunder:
- Antal brugere i løsningen
- Hvorvidt der er tale om en cloudbaseret løsning
- Placering af data
- Integration og sammenspil til Microsoft 365
Der må gerne vedlægges et separat bilag til uddybning af referencer og øvrige oplysninger, det samlede bilag må maksimalt fylde 6 sider - sider udover max antal vil som udgangspunkt ikke indgå i udvælgelsen.
Referencelisten fra ESPD og evt. vedlagte bilag betragtes som endelig dokumentation, if. udbudslovens §155, nr. 2.
Tilbudsgiver skal fremsende mindst 2 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende løsninger leveret eller igangsat inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.
- med Leveret menes, at løsningen skal være implementeret og været i drift hos referencekunden indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.
- Dog kan det accepteres ved 1 ud af 3 referencer, at der ved en offentlig referencekunde er påbegyndt implementering, men ikke er fuldt i drift med løsningen - i det tilfælde sker der leveres mindst 3 referencer.
- Med tilsvarende løsninger menes et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til en offentlig eller privat enhed/virksomhed med minimum 500 brugere i systemet.
Del IV: Procedure
Del VI: Supplerende oplysninger
Postadresse: Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Fax: +45 33307799
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk
Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage
regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem
der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for
beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har
indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den
dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,
jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige
angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Fax: +45 41715100
Internetadresse: http://www.kfst.dk