Udbud af bærbare pc'er og tilbehør til Lemvig Kommune

Nærværende udbud vedrører anskaffelse af bærbare pc’er og tilbehør til Lemvig Kommune

Lemvig Kommune

Ordregiver ønsker at indgå en rammeaftale med én (1) leverandør vedrørende anskaffelse af 4 typer bærbare PC’er med forskellige skærmstørrelser og konfigurationer samt 1 type dockingstation.

Ordregiver forventer at bestille og indkøbe en intial ordre på 2000 stk. af en bestemt type bærbare PC-1 og 65 stk. af en anden bestemt type bærbare PC-3. Efterfølgende ordrer vil ske løbende i rammeaftaleperioden og Ordregiver forventer at bestille følgende mængder:

Efterfølgende ordre:

- PC1, 100 stk.

- PC2, 300 stk.

- PC3, 75 stk.

- PC4, 120 stk.

- Dockingstation, 250 stk.

- Strømforsyning 120 stk.

- Tastartur inkl. udskiftning, 285 kr.

- Batterier inkl. udskiftning, 250 stk.

Ovenstående estimater for efterfølgende ordrer er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor disse ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse. Ordregivers maksimale forbrug på rammeaftalen er plus 10 % af de ovenstående oplyste stk. pr. type.

Ordregiver forpligter sig alene til at købe angivne Initial ordre, som kan svinge +/- 5%.

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet rammeaftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Tilbudsgiver skal som led i aflevering af tilbuddet aflevere fysiske vareprøver for hver af de tilbudte bærbare PC’er, uden beregning, i de tilbudte PC-1 og PC-2, der fremgår af tilbudslisten samt vedlægge produktdatablade med angivelse af varenummer for de fremsendte vareprøver. De fremsendte PC’er skal leveres således, at disse kan anvendes til evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet”.

Tilbuddet skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. del III. punkt A, B, C og D skal oplyses.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, eller udgør en sammenslutning af virksomheder(konsortier), skal der afleveres flere ESPD'er.

Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

- Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder oplysning om, hvilken delaftale ansøger ønsker at ansøge på.

- Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

- Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

- Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøgerikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:

- Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,

- Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

Tilbudsgiver skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

- Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,

- Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.

- Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4,

- Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5,

- Uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6,

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, Del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.

ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”

- Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019).

- Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på minimum DKK 5 millioner for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår.

Tilbudsgiver skal anføre de op til tre (3) referencer, som opfylder nedenstående mindstekrav.

Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene se på de ydelser (delopgaver), som Tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne skal indeholde følgende:

- Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene jf. bullet vedr. mindstekrav. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

- Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne

- Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

- Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson.

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan fremvise mindst én (1) reference på udførelse af en sammenlignelig opgave udført indenfor de seneste tre (3) år

Ved sammenlignelig reference forstår Ordregiver følgende:

- Levering af en ordre på minimum 1.500 bærbare Pc’er til en offentlig kunde. Levering af Pc’er med en leveringsfrist på 14 dage til kundens enheder. Ved leveringsfrist forstås, når bærbare Pc’erne leveres til kundens første enhed og til ordren er endeligt leveret.

Rammeaftalen indeholder regulering af bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser mm.

Rammeaftalen indeholder endvidere regulering af miljø, etik og socialt ansvar.

Rammeaftalen indeholder endvidere service og garanti.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne tilbudsgivere. Tilbudsgivere opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

- Såfremt Tilbudsgiver har spørgsmål til Ordregiver, kan disse stilles via kommunikationsfanen ved anvendelse af knappen ”Send Spørgsmål”.

- Herefter udfyldes dialog boksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

- Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål & svar-dokument i boksen ”Udbudsdokumenter”.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i ETHICS.

I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden henholdsvis ansøgningsfristen, jf. Del IV, og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

- Skatteforvaltningen

- ATP

- Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse medbestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:

https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. eCertis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

- Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk.