Udbud af whistleblowerordning til Danmarks almene boligorganisationer

Ved nærværende udbud indhenter Landsbyggefonden og de almene boligorganisationer i Danmark tilbud på rammeaftale vedrørende etablering, drift og administration af en whistleblowerordning samt rådgivning til Danmarks almene boligorganisationer herom.

Udbuddet udspringer af, at boligorganisationer med 50 eller flere ansatte i henhold til Lov nr. 1436 af 29/06/2021 ”Lov om beskyttelse af whistleblowere” (”whistleblowerloven”) skal etablere en whistleblowerordning.

Landsbyggefonden udbyder rammeaftale om etablering, drift og administration af whistleblowerordning på vegne af alle Danmarks almene boligorganisationer. Det er de almene boligorganisationer, som tilslutter sig denne ordning, der kan benytte sig af rammeaftalen. I bilag 3 til rammeaftalen fremgår alle de boligorganisationer, der er omfattede af rammeaftalen.

Ved nærværende udbud indhenter Landsbyggefonden og Danmarks almene boligorganisationer tilbud på rammeaftale vedrørende etablering, drift og administration af en whistleblowerordning samt rådgivning til Danmarks almene boligorganisationer herom.

Udbuddet udspringer af, at boligorganisationer med 50 eller flere ansatte i henhold til Lov nr. 1436 af 29/06/2021 ”Lov om beskyttelse af whistleblowere” (”whistleblowerloven”) skal etablere en whistleblowerordning.

Udbuddet omfatter whistleblowerordning for alle Danmarks almene boligorganisationer, hvilket omfatter:

• Boligorganisationer, som har 250 eller flere ansatte, og som dermed skal etablere en whistleblowerordning senest den 17. december 2021

• Boligorganisationer, som har mellem 50-249 ansatte, og som dermed skal etablere en whistleblowerordning senest den 17. december 2023

• Boligorganisationer som har under 50 ansatte, og som frivilligt ønsker at etablere en whistleblowerordning.

Whistleblowerordningen skal kunne anvendes af alle boligorganisationens arbejdstagere, ledelse, folkevalgte og beboere.

Antallet af personer der per januar 2020 kan blive omfattet af whistleblowerordningen, er:

o Cirka 30.000 arbejdstagere.

o Cirka 20.000 folkevalgte.

o Cirka 975.000 beboere.

Ad II.1.6): Anskaffelsen er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er, at det ikke er vurderet kommercielt og økonomisk hensigtsmæssigt at opdele anskaffelsen i delaftaler.

Den økonomiske og finansielle kapacitet vurderes på baggrund af følgende:

- oplysning om den økonomiske aktørs gennemsnitlige omsætning for de seneste 3 disponible regnskabsår

- oplysning om den økonomiske aktørs egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

- oplysning om den økonomiske aktørs soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår

Oplysningerne skal angives i ESPD’et ifm. med tilbudsafgivelsen. Som dokumentation for, at tilbudsgiver opfylder de ovenfor opstillede krav til egnethed, skal tilbudsgiver alene indlevere udfyldt ESPD-dokument (via EU-Supply).

Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet indleveres udfyldt ESPD-dokument.

Hvis tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på andre økonomiske aktører (herunder koncernforbundne selskaber), skal der indleveres udfyldt ESPD-dokument for tilbudsgiver samt den eller de andre økonomiske aktører.

For at tilbudsgiver vurderes som egnet til opgaven, skal følgende mindstekrav være opfyldt:

- Gennemsnitlig nettoomsætning på minimum kr. 10 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår

- Egenkapital på minimum kr. 5 mio. i det seneste disponible regnskabsår

- Soliditetsgrad på minimum 20 % i det seneste disponible regnskabsår

Den tekniske og faglige formåen vurderes på baggrund af referenceliste vedrørende lignende opgaver som den udbudte, inden for de seneste 3 år.

Ved ”lignende opgaver” forstås opgaver, der omfatter oprettelse og administration af whistleblowerordning for private eller offentlige virksomheder med minimum 50 medarbejdere.

Referencerne skal angives i ESPD’et ifm. med tilbudsafgivelsen.

Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet indleveres udfyldt ESPD-dokument.

Hvis tilbudsgiver i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers formåen (herunder koncernforbundne selskaber) skal der indleveres udfyldt ESPD-dokument for tilbudsgiver samt den eller de andre økonomiske aktører.

For at tilbudsgiver vurderes som egnet til opgaven, skal følgende mindstekrav være opfyldt:

- Tilbudsgiveren skal have mindst tre referencer omfattende oprettelse og administration af whistleblowerordning, der omfatter håndtering af indberetninger og rådgivning for private eller offentlige virksomheder med minimum 50 medarbejdere.

- Whistleblowerordningerne, som referencerne angår, skal have været igangværende i minimum seks måneder på tilbudstidspunktet og skal have været igangværende inden for de seneste tre år regnet fra tilbudstidspunktet.

Vilkårene fremgår af udkast til rammeaftale.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de afgivne tilbud.

Ad I.1):

Landsbyggefonden udbyder rammeaftale om etablering, drift og administration af whistleblowerordning på vegne af Danmarks almene boligorganisationer. Det er de almene boligorganisationer, som tilslutter sig denne ordning, der kan benytte sig af rammeaftalen. I bilag 3 til rammeaftalen fremgår alle de boligorganisationer, der er omfattede af rammeaftalen. Landsbyggefonden har valgt ikke at angive de omfattede almene boligorganisationer under pkt. I.1), da der er tale om mere end 700 almene boligorganisationer, der kan gøre brug af rammeaftalen, og det vil derfor være uhensigtsmæssigt og systemteknisk udfordrende at placerede disse under pkt. 1.1.

Ad II.1.5 og 2.6):

Aftalen har en mest realistisk estimeret værdi på 50 mio. DKK ekskl. moms i aftaleperioden, baseret på ordregivers bedste skøn. Henset til den betydelige usikkerhed omkring anvendelsen af rammeaftalen og priserne, er aftalens maksimale værdi fastsat til 200 mio. DKK ekskl. moms. Differencen mellem den forventede maksimale værdi af rammeaftalen og rammeaftalens estimerede værdi skyldes naturlige usikkerheder forbundet med rammeaftalens omfang og anvendelse. En væsentlig usikkerhedsfaktor er bl.a., at den udbudte rammeaftale sker som følge af den nylige vedtagelse af lov om beskyttelse af whistleblowere. Ordregiver har således ikke haft mulighed for at inddrage historiske data, forventninger og antagelser om den fremtidige omsætning, da ordregiver ikke tidligere har været forpligtet til at etablere en intern whistleblowerordning. Ordregiver har gennemført en markedsdialog, som har vist, at der er et stort spænd i deltagernes forventede vederlag i forbindelse med løsningen af opgaven. Dette er ligeledes lagt til grund for ordregivers estimering af aftalens værdi.

Udelukkelsesgrunde:

Tilbudsgiver, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens §§ 135-136 og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2, er udelukket fra at deltage i udbuddet. En tilbudsgiver, der på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af en af udelukkelsesgrundende §§ 135-136 og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2, vil blive udelukket fra udbuddet, medmindre den pågældende inden for en af Ordregiver fastsat rimelig frist fremlægger dokumentation, der viser tilbudsgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens del III, afsnit A, B og C.

Krav til egnethed:

Tilbudsgiveren skal ved afgivelse af tilbud indsende ”Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument” (herefter benævnt ”ESPD”) i udfyldt stand. Dette skal ske via EU-Supply.

Ordregiver opfordrer Tilbudsgivere til at stille spørgsmål, hvis der måtte opstå tvivlsspørgsmål om udfyldelsen eller betydningen af ESPD-dokumentet. Ordregiver vil besvare disse spørgsmål løbende. Spørgsmål skal stilles direkte i EU-Supply, hvor alle svar også bliver offentliggjort.

Hvis Tilbudsgiver ikke selv opfylder egnethedskravene, kan Tilbudsgiver basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet.

Derudover skal den eller de andre enheder, som Tilbudsgiver støtter sig på, aflevere selvstændigt ESPD.

Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal Tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfte solidarisk for kontraktens gennemførelse.

Det skal understreges, at i det omfang Tilbudsgiver støtter sig på en anden enheds uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, skal de konkrete ydelser udføres af den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på.

Tilbudsgivere, der afgiver tilbud som konsortium skal være opmærksomme på, at alle konsortiemedlemmer skal aflevere selvstændigt ESPD dokument hvori angives hvem der er befuldmægtiget til at indgå aftaler med ordregiver på konsortiets vegne, hvem der deltager i konsortiet samt konsortiemedlemmets egne rolle i konsortiet.

Kravene til endelig dokumentation i form af Serviceattest og regnskabsoplysninger fremgår af udbudsbetingelserne.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

- 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.klfu.dk.