Kontrakt om implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem

Kontrakten omfatter levering af et kontraktstyringssystem. Kontraktstyringssystemet skal både anvendes som arkiv til opbevaring af kontrakter mv. samt til understøttelse af ordregivers arbejde med Contract Management. Foruden Contract Management-funktionalitet skal kontraktstyringssystemet kunne understøtte ordregivers indsamling, vedligeholdelse og compliance-rapportering for sine GDPR-fortegnelser.

Kontrakten skal sikre en smidig overgang fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem gennem et implementeringsprojekt, herunder ved migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem.

Desuden omfatter kontrakten løbende vedligeholdelse, support og drift samt mulighed for ny konfigurering og funktionelle ændringer af kontraktstyringssystemet.

Endvidere omfatter kontrakten videreudvikling, undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser.

Ordregiver har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af et kontraktstyringssystem, som er underlagt central styring, men i høj grad anvendes decentralt i ordregivers organisation.

I kontrakten er ordregivers primære fokus på strukturen for kontraktarkivet og GDPR-fortegnelser, systemunderstøttelsen af adviseringer, forpligtelsesstyring og arbejdsgange samt mulighederne for at kunne rapportere på fx både den samlede kontraktsportefølje og compliance for GDPR-fortegnelser.

Ordregiver forestiller sig, at ordregivers behov bedst imødekommes af et standard kontraktstyringssystem med mulighed for tilpasning. Dette er dog ikke et krav. Ordregivers behov knytter sig primært til styring af indgåede kontrakter, men den udbudte kontrakt omfatter også optioner på blandt andet generering af kontraktdokumenter på grundlag af kontraktstyringssystemets skabeloner samt interne godkendelsesforløb for at sikre mulighed for videre modning og udvikling af ordregivers arbejde med Contract Management.

I forhold til det nye kontraktstyringssystem vil der være en indledende afklaring, og der gennemføres et implementeringsprojekt indeholder både konfiguration, migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem, grundlæggende undervisning af brugere og opsætning af brugergrænseflader. Implementeringsprojektet afsluttes med en implementeringsprøve.

De af kontrakten omfattede løbende ydelser (vedligeholdelse, support samt drift) har til formål at understøtte ordregivers anvendelse af kontraktstyringssystemet, som primært ligger indenfor normal arbejdstid. Vedligeholdelsen omfatter bl.a. fejlrettelser samt opgradering til nye releases/versioner, mens konfiguration kan tilkøbes. Supporten ønskes målrettet ordregivers administratorer, dvs. ikke alle brugere af kontraktstyringssystemet.

Driften skal varetages af leverandøren fra en af leverandøren valgt lokation som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet. Da antallet af arkiverede dokumenter i kontraktstyringssystemet forventes løbende at blive forøget, indeholder kontrakten optioner på tilkøb af ekstra lagringsplads. Ordregivers behov for at kunne ændre antallet af administratorer og andre typer brugere af kontraktstyringssystemet understøttes af optioner på omfanget af ordregivers rettigheder til anvendelsen.

Videreudvikling vil have en projektagtig karakter og kan omfatte både mindre opgaver som fx opsætning af workflows og egentlige funktionelle ændringer.

Endvidere omfatter kontrakten mulighed for bestilling af undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser.

Kontrakten kan forlænges to gange med op til 12 måneder pr. gang.

Følgende optioner indgår:

- Konfiguration af og undervisning i anvendelse af kontraktstyringssystemet

- Omfanget af rettighederne til anvendelse af kontraktstyringssystemet kan justeres efter antallet af administratorer og andre typer bruger

- Yderligere lagringsplads kan tilkøbes

- Ekstra funktionalitet i forhold til digital signatur

- Ekstra funktionalitet i forhold til single sign-on

- Ekstra funktionalitet i forhold til kontraktgenerering

- Ekstra funktionalitet til understøttelse af tre use cases.

De enkelte optioner er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.

Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da implementeringen af selve kontraktstyringssystemet har tæt sammenhæng til vedligeholdelse, videreudvikling og drift. En opdeling indebærer risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem flere leverandører. Kommercielle hensyn taler også imod en opdeling, da det kan betyde mindre konkurrence om opgaven pga. den samlede forholdsvis lave kontraktværdi.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers samlede resultat efter skat og hensættelser i hvert af de to seneste disponible regnskabsår.

- Tilbudsgivers egenkapital i hvert af de seneste tre disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

- Virksomhedens årsregnskaber eller erklæring, som viser størrelsen af virksomhedens samlede resultat efter skat og hensættelser i de to seneste disponible regnskabsår afhængig af, hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for dette resultat foreligger.

- Virksomhedens årsregnskaber eller erklæring om virksomhedens egenkapital i de seneste tre disponible regnskabsår afhængig af, hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for egenkapital foreligger.

Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

For så vidt angår de enheder, som tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen på, skal denne dokumentation bestå af en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige finansielle og økonomiske formåen, jf. udbudslovens §144, stk. 2. I forbindelse med anmodning om dokumentation vil ordregiver fremsende en skabelon til en støtteerklæring, som tilbudsgiveren kan vælge at benytte.

- Tilbudsgiver skal i hvert af de seneste to (2) disponible regnskabsår have haft et positivt resultat efter skal og hensættelser.

- Tilbudsgiver skal i hvert af de seneste tre (3) disponible regnskabsår have haft positiv egenkapital.

Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over op til fire (4) referencer fra sammenlignelige opgaver jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste to (2) år inden tilbudsfristen, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver for hver leverance (reference) oplyser følgende:

— hvilket kontraktstyringssystem, som blev leveret

— hvilke ydelser, som blev udført i relation til kontraktstyringssystemet (hhv. implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift)

— tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen

— tidspunkt eller periode for udførelsen

— modtager af leverancen.

Vedlægger tilbudsgiver mere end fire (4) referencer, vil ordregiver udvælge de fire (4) referencer, der er afsluttet tættest på tilbudstidspunktet. Referencer her udover vil der blive set bort fra. Såfremt ordregiver ikke kan afgøre hvilke referencer, der er de nyeste fire (4) referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning.

Referencer må ikke angives som links eller tilsvarende henvisninger.

Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne modtager med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (fx et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med tilbuddet dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. I forbindelse med anmodning om dokumentation vil ordregiver fremsende en skabelon til en støtteerklæring, som tilbudsgiveren kan vælge at benytte.

I løbet af de seneste to (2) år - afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed - skal tilbudsgiver mindst én (1) gang har udført hver af de følgende ydelser i relation til et kontraktstyringssystem:

— implementering

— vedligeholdelse

— videreudvikling og

— drift

De fire (4) referencer behøver således ikke hver for sig at dække over både implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem, men skal tilsammen sikre opfyldelse af mindstekravet.

Kontrakten indeholder en arbejdsklausul, som skal overholdes i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Desuden er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, inddraget i kontrakten.

Endvidere bemærkes, at der i udbudsmaterialet bliver stillet krav, der sikrer overholdelse af den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

Desuden bemærkes, at såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Udbudsmaterialet er tilgængeligt i udbudssystemet, jf. punkt I.3). Alle kan få tildelt brugernavn og adgangskode til udbudssystemet. Tilbud afgives gennem udbudssystemet.

I relation til punkt II.1.5) bemærkes, at ordregiver har foretaget et skøn over den samlede kontraktværdi for kontraktens fulde løbetid inklusive udnyttelse af alle optioner og alle forlængelsesmuligheder. Dette skøn er behæftet med en vis usikkerhed, og ordregiver forventer ikke nødvendigvis at udnytte alle optioner fuldt ud. Den anslåede værdi, jf. punkt II.2.6) modsvarer derfor et mere begrænset forbrug. Tilsvarende gælder elementerne i den evalueringstekniske pris, jf. udbudsmaterialets underbilag 4.a. Det bemærkes endvidere, at ordregivers budget pt. er på DKK 1.875.000 for et afgrænset ydelsesomfang, jf. også udbudsmaterialets underbilag 4.a.

I relation til bekendtgørelsens punkt IV.2.4) bemærkes, at tilbuddet som udgangspunkt skal være på dansk. Mindre dele af tilbuddet, fx tekniske betegnelser og beskrivelser, kan være på engelsk, norsk, eller svensk.

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste indsendte udgave være den gældende.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens §171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens §185, stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk.1 .

Det bemærkes, at der ikke er noget mæglingsorgan i Danmark.