EU-udbud af kontrakt vedrørende løn og vagtplanlægning

Aalborg Kommune udbyder en kontrakt af en it-løsning vedrørende understøttelse af kommunens opgaver og

processer indenfor løn og vagtplanlægning.

Aalborg Kommune

Aalborg Kommune udbyder kontrakt om en it-løsning (SaaS) omfattende understøttelse af kommunens opgaver og

processer indenfor Løn og Vagtplanlægning. Kontrakten skal omfatte brugsret til Løsningen for de relevante

brugere med tilknytning til Aalborg Kommune, herunder brugere placeret i kommunens forvaltninger og

institutioner. Kontrakten skal endvidere omfatte brugsret til Løsningen for de relevante brugere i fonde,

selvejende institutioner, § 60 selskaber, øvrige selvstændige juridiske enheder, hvor Aalborg Kommune nu eller

i fremtiden efter kommunalfuldmagten eller indenfor lovgivningens rammer i øvrigt bistår med administration af

løn og personaleforhold.

Systemejerskabet for Løn og Vagtplan, den centrale support og systemadministration samt samarbejdet med

leverandøren (herunder kontraktstyring) er forankret i Lønkontoret i Borgmesterens Forvaltning.

Hver forvaltning har, i samarbejde med Lønkontoret, ansvar for lokal support af egne brugere samt undervisning

og oplæring af nye medarbejdere.

Aalborg Kommune har indtil 31.12.2022 kontrakt med Fujitsu/SD om adgang til SD Løn og Tjenestetid bundet

sammen med Økonomi og Debitor i én koncernløsning.

Løn og Vagtplan Løsningen skal være klar til drift i alle Aalborg Kommunes enheder pr. 1.1.2023.

Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én hovedleverandør om en samlet leverance. Kontrakten skal

omfatte et standardsystem med begrænset behov for udvikling frem til driftstart.

Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning og drift af løsningen, herunder:

- Brugsret til Løsningen

- Drift og support

- Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og

teknologisk udvikling.

- Implementering af Løsningen, herunder projektledelse, konvertering, rådgivning, superbrugeruddannelse,

afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen

- Integration og snitflader til/fra andre systemer

- Levering og vedligeholdelse af dokumentation

- Konvertering af data fra nuværende løsning

- Integration og aflevering af data til Aalborg Kommunes Business Intelligence (BI)

- Uddannelse i henhold til aftalt omfang (option)

Kontrakten kan af Aalborg Kommune forlænges på uændrede vilkår i op til 4x12 måneder.

Udover forlængelse af kontraktperioden, er der optioner på:

- exit

- opbevaring og kiggeadgang til data

- uddannelse af slutbrugere

Derudover er der også frivillige optioner

- udtræk til BI i realtid

- digitale vagtplaner

- udvidelse af driftstid (morgen)

- udvidelse af driftstid (eftermiddag)

Se nærmere om optioner i udbudsmaterialets bilag 13.

Tilbudsgiver skal oplyse soliditetsgrad for seneste afsluttede regnskabsår.

Vindende tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere soliditetsgrad i form af underskrevet

revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste

regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i vindende tilbudsgivers økonomiske situation.

Såfremt vindende tilbudsgiver har gyldig grund til at denne ikke er i stand til at fremlægge den krævede

dokumentation, kan vindende tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet

dokument, som Ordregiver vurderer passende, jf. udbudslovens § 154, stk. 2.

Tilbudsgiver skal som minimum have en soliditetsgrad på 20% for seneste afsluttede regnskabsår

Tilbudsgiver skal oplyse om referencer for udførelse af lignende kontrakter.

Referencen, som skal indeholdes i ESPD’et, anses af Ordregiver for at være den endelige dokumentation for

vindende tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Ordregiver er dog berettiget til at kontrollere de afgivne

oplysningers rigtighed.

Tilbudsgiver skal kunne fremvise mindst én (1) og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignede eller

tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune.

Lignende eller tilsvarende løsning defineres som en løsning der er baseret på det standardprodukt eller

videreudvikling af dette, som Tilbudsgiver vil tilbyde i forbindelse med nærværende udbud.

Referencen skal anføres med:

o kommunens navn

o kontraktperiode, herunder hvor længe referenceløsningen har været i drift

o angivelse af kontaktperson for den pågældende kommune med telefonnummer og/eller e-mailadresse

Aalborg

Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen.

Udover det obligatoriske udelukkelsesgrunde, finder de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk.

1, nr. 1, 2, 3 og 5 også anvendelse.

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende

benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller

forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud

inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der

er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for

beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende

om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er

blevet offentliggjort.

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere

om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem

er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor

ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.

4.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,

stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået

en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions

Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse

i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen

indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående

offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives

til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og

om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i

standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §

12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk