Kontrakt om implementering, levering, support, vedligeholdelse og drift af et ERP-system som en SaaS-løsning

Udbuddet omhandler en kontrakt om implementering, levering, support, vedligeholdelse og drift af et ERP-system som en SaaS-løsning.

Udgangspunktet for anskaffelsen er KOMBITs behov relateret til styring og økonomiprocesser. KOMBIT har behov for en transparent økonomistyring med fokus på optimeret projektøkonomistyring og effektiv administrativ understøttelse heraf.

Se mere om anskaffelsen under II.2.4).

KOMBITs kerneopgaver centrerer sig om at lede store it-projekter. KOMBITs primære opgave er at udvikle, drive og forankre fælleskommunale it-løsninger til kommunerne. KOMBIT står for at drive projekterne, mens selve udviklingen af løsningerne håndteres af eksterne parter/leverandører.

For at KOMBIT bedst muligt kan løse sine kerneopgaver, er det nødvendigt med et ERP-system, der kan skabe transparens i finansieringssammensætning og understøtte synliggørelse af rentabilitet af de enkelte projekter, de løbende disponeringer samt råderum til omprioriteringer på projekterne. Samtidigt afregner KOMBIT de akkumulerede projektomkostninger til landets 98 kommuner efter aftalte fordelingsnøgler.

KOMBIT har besluttet at iværksætte en anskaffelse af såvel licenser og systemintegrati-on/implementeringsbistand til understøttelse af de forretningsmæssige mål og krav. KOMBIT forventer, at anskaffelsesprocessen og den efterfølgende implementering vil resultere i ibrugtagning af standardiserede processer understøttet af et moderne cloud-baseret ERP-system, der leveres som SaaS.

Der efterspørges og stilles krav til et ERP-system med følgende funktionelle områder: Debitorprocesser, Kreditorprocesser, Rejse- og udlægshåndtering, Periodeluk og rapportering, Finansbogholderi og likviditetsadministration, Budgettering og styring, Anlægsstyring samt Projektøkonomistyring – med Ressourcestyring og tidsregistrering som option.

KOMBIT er i ERP-sammenhæng en mindre organisation med ca. 250 medarbejdere/brugere (200 interne og 50 eksterne konsulenter), en lille økonomifunktion med 5-10 årsværk (ÅV) og har derfor få primære ERP-brugere på nuværende tidspunkt. KOMBIT har ca. 100 ledere/godkendere (chefer/direktører, projektledere og projektkoordinatorer).

Overordnet set er KOMBITs forventning til antallet af brugere opdelt på funktionelle områder ved ibrugtagning. Det er forventeligt, at en given bruger vil have adgang til flere funktionelle områder.

KOMBIT har valgt udbud med forhandling, da KOMBITs behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. Udbudslovens § 61, stk. 1, a). Der er således tale om en it-løsning, der skal tilpasses KOMBITs tekniske platforme med konvertering af data, integration med øvrige it-systemer mv.

KOMBIT har besluttet ikke at opdele kontrakten i delaftaler af markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder at der kan opnås stordriftsfordele, optimering af økonomiprocesser mv.

KOMBIT opfordrer virksomheder, som ikke har erfaring og/eller kapacitet på alle områder dækket af kontrakten til at indgå samarbejde med 3. part.

KOMBIT vil udvælge 3 ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud.

Såfremt der modtages flere end 3 konditionsmæssige ansøgninger, der ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene i Del III, vil KOMBIT foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. II.1.4) og II.2.4).

Til brug for udvælgelsen skal ansøger angive referencer for de betydeligste leveringer af ydelser, der er udført inden for de seneste 3 år, jf. III.1.3).

I forbindelse med udvælgelsen vil KOMBIT lægge vægt på de mest relevante referencer, der illustrerer erfaring med levering af ERP-systemer som SaaS-løsninger, herunder og i prioriteret rækkefølge, inden for følgende referenceområder:

- (1) Implementeret standard debitor, kreditor, finans, anlægsstyring samt projektøkonomistyring;

- (2) Demonstreret effektiv og rettidig levering;

- (3) Integreret ERP-system til datakilder eller 3. partssystemer;

- (4) Sammenlignelig kunde (størrelsesmæssigt og projektorienteret organisation);

- (5) Design og gennemførelse af konvertering af data fra gammel til ny system

Opmærksomheden henledes på, at antallet af afgivne referencer ikke tillægges selvstændig betydning, idet det er det samlede billede af referencernes omfang og relevans i forhold til det udbudte, der er afgørende. Ansøger skal endvidere være opmærksom på, at KOMBIT lægger vægt på, om det er ansøger selv eller underleverandører, som har udført opgaven beskrevet i referencen. Hvis opgaven er udført af andre end ansøger – og der ikke er vedlagt særskilt ESPD for den pågældende underleverandør, som har udført opgaven – kan ansøger ikke støtte sig på erfaringen med den pågældende opgave.

Der er option på forretningsmæssige behov og funktionelle krav inden for ressourcestyring og tidsregistrering. Herudover er der option på timebaserede ydelser.

Den anslåede værdi i afsnit II.2.6) er baseret på en periode på 48 måneder, jf. varighed af kontrakt i afsnit II.2.7). Kontrakten har dog ingen fast udløbsdag, men løber, indtil den opsiges af en af parterne, jf. kontraktens bestemmelser herom.

I ESPD’et del IV.B skal ansøgerne oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed:

- Ansøger skal under "Gennemsnitlig årsomsætning" oplyse ansøgers gennemsnitlig årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

- Ansøger skal under ”Finansielle nøgletal” oplyse ansøgers gennemsnitlig egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

- Ansøger skal under ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” oplyse ansøgers gennemsnitlig soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

- Ansøgers gennemsnitlige omsætning beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal være på mindst DKK 10.000.000.

- Ansøgers gennemsnitlige egenkapital beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal være på mindst DKK 5.000.000.

- Ansøgers gennemsnitlige soliditetsgrad beregnet på grundlag af de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal være på mindst 10 %.

Ansøger skal i ESPD'et del IV.C "For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type" oplyse følgende for hver reference (hvis muligt):

- Modtager (Kunde)

- Start- og slutdato (Kontraktens varighed)

- Beløb (Kontraktsværdi)

- Beskrivelse (Beskrivelse af leveringer af ydelser med angivelse af referencens relevans for den udbudte kontrakt, herunder i hvilket omfang referencen omfatter erfaring med referenceområderne 1-5, som angivet i II.2.9).

KOMBIT henstiller til, at ansøger begrænser beskrivelsen af den enkelte reference til svarende til maksimalt 3 normale A4-sider (2.400 typeenheder med mellemrum).

Der må maksimalt angives 5 referencer i alt, inkl. referencer fra andre enheder. Referencer herudover vil der blive set bort fra. Ved en reference forstås en (1) særskilt kontrakt med en konkret kunde. Den enkelte reference kan være gennemgående for alle områder, som KOMBIT lægger vægt på i forbindelse med udvælgelsen, eller kun omfatte et eller flere af områderne.

KOMBIT opfordrer ansøgerne til kun at udarbejde en beskrivelse af referencen inden for de områder, hvor referencen er relevant og at angive ”N/A” eller ”ikke relevant” for de områder, hvor referencen ikke er relevant. I den forbindelse bemærkes det, at det ikke er antallet af referencer inden for et område, der er afgørende for KOMBITs vurdering. Det er således muligt for en ansøger at få en høj vurdering inden for et område, selvom der kun henvises til en eller to referencer, forudsat at den eller de pågældende referencer dokumenterer relevant erfaring inden for det konkrete område.

KOMBIT forbeholder sig ret til at udføre stikprøvekontrol af de anførte referencer.

Ingen

Kontrakten er baseret på standardkontrakten Virk 17 og udbydes som en SaaS-løsning.

For at modtage yderligere information om dette udbud, og for at kunne afgive ansøgning om prækvalifikation, skal ansøgere registrere sig på EU-Supply via følgende hjemmeside:

https://www.eu-supply.com/kombit.asp

Det bemærkes, at ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Ansøgning om prækvalifikation skal afgives på:

https://www.eusupply.com/kombit.asp

Udbudsmaterialet findes på: https://www.eu-supply.com/kombit.asp under det konkrete udbud under ”Dokumenter”.

Det bemærkes, at ansøger skal anvende ESPD i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.1.2) og III.1.3). ESPD'et findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på EU-Supply. Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde det offentliggjorte ESPD i EU-Supply.

Bemærk, at ansøger skal aflevere flere ESPD’er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet (støttende virksomhed).

Ansøger skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed, samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II.A).

Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresse(r) på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e-mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II.B).

Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III.

Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, stk. 1 — 3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C).

De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud. Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD.

Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke-konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen.

Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet (støttende virksomhed), skal disse tillige vedlægge en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.

Ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.

Se i øvrigt ESPD vejledning i EU-supply.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).