Anskaffelser af økonomi- og lønsystemer som en service

Udbuddet omfatter anskaffelser af standard økonomi- og lønsystemer som en service for Kerteminde Kommune, Nordfyns Kommune, Langeland Kommune og Assens Kommune. Udbuddet gennemføres som et fælles udbud, jf. udbudslovens § 123.

Hos leverandøren

Udbuddet omfatter anskaffelser af standard økonomi- og lønsystemer som en service for Kerteminde Kommune, Nordfyns Kommune, Langeland Kommune og Assens Kommune. Udbuddet gennemføres som et fælles udbud, jf. udbudslovens § 123 i fællesskab for alle de deltagende ordregiveres navne og på disses vegne, og de deltagende ordregivere er i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af forpligtelserne i henhold til udbudsloven.

Det er et vigtigt mål for det fælles udbud og implementeringen, at det understøtter kommunerne i at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der ligger i at arbejde sammen. En mere ensartet it-understøttelse kommunerne imellem øger mulighederne for at samarbejde om anvendelse og administration af it-løsninger.

Systemerne skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være nemme at anvende, effektive, brugervenlige, fleksible og velfungerende både centralt og decentralt.

Økonomisystemet skal understøtte følgende opgaveområder og processer: Kontoplan, budget og budgetopfølgning, debitor, anlægsstyring og anlægsregnskab, betaling (bank, kasse og e-faktura), kreditor og finansbogføringer, rapportering og analyse, økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab og begrænset ressourcestyring.

Lønsystemet skal understøtte følgende opgaveområder og processer: Løn- og personaleadministration, administration af fravær og refusion i lønadministrationsprocessen, tjenestemandspensionsområdet, økonomiforhold og lønbudgettering samt vagtplanlægning.

Udbuddet omfatter følgende tidspunkter for ibrugtagning: 1. januar 2023 (for 3 kommuner) og 1. januar 2024 (for 1 kommune).

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftale lignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne ad hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11).

Kontrakten kan forlænges 2 x 2 år for 2 år ad gangen.

Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil de ordregivende myndigheder foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3) afgivne oplysninger.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4). Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt sammenlignelige ydelser.

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af sammenlignelige ydelser, vurderes det, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser.

Der er følgende optioner, der skal afgives tilbud på:

- Fælles option på forlængelse af kontrakten 2 x 2 år for 2 år ad gangen.

Økonomisystemet - Kommunespecifikke optioner på:

- Avanceret ressourcestyring

- Boliglån

- Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering)

- Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø

- Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data.

Lønsystemet – kommunespecifikke optioner på:

- Integration til kommunens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af løn- og personale administration

- Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af løn- og personale administration

- Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering)

- Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø

- Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data.

I henhold til udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det de ordregivende myndigheders vurdering, at kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.).

De ordregivende myndigheder kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i ESPD, jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

— Ansøgers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

De ordregivende myndigheder kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i ESPD, jf. udbudslovens § 148.

Soliditetsgraden skal angives i ESPD, del IV, afsnit B (Finansielle nøgletal). Bemærk, at ansøger i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet ”Nøgletal” og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet ”Beskrivelse”.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i fællesskab som et konsortium, er det den samlede egnethed, der lægges vægt på. I forhold til omsætning lægger de ordregivende myndigheder således alle de relevante værdier for omsætning for de deltagende virksomheder sammen for derved at se, om de stillede krav opfyldes samlet set.

I forhold til soliditetsgrad – som er et udtryk for en virksomheds egenkapital divideret med virksomhedens samlede aktiver – lægger de ordregivende myndigheder henholdsvis egenkapitalen og de samlede aktiver sammen for de deltagende virksomheder. På baggrund af totalerne beregnes herefter den samlede soliditetsgrad ved at dividere den samlede egenkapital med de samlede aktiver med henblik på at se, om de stillede krav opfyldes samlet set.

- Det er et mindstekrav, at ansøger i gennemsnit over de sidste 3 regnskabsår har haft en årlig omsætning på 65 mio. DKK, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

- Det er et mindstekrav, at ansøger har en soliditetsgrad på 10 %, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at de ordregivende myndigheder kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Kun de referencer for tilsvarende tjenesteydelser, der er udført inden for de angivne 3 år på tidspunktet for fristen for anmodning om deltagelse, vil indgå i vurderingen, jf. punkt II.2.9). Hvis ansøger har referencer for tilsvarende tjenesteydelser, hvis levering er påbegyndt tidligere end de angivne 3 år, men som stadig pågår inden for den 3-årige periode, vil det alene være den del af de tjenesteydelser, der udføres inden for de 3 år, der vil indgå i vurderingen. Ansøger skal derfor tydeligt angive, hvilke tjenesteydelser det handler om.

De ordregivende myndigheder kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i ESPD, jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende arbejdsklausul mv. fremgår af udbudsmaterialet.

Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodning om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.)1 angivne betingelser for deltagelse og skal indeholde de oplysninger, erklæringer mv., der efterspørges i pkt. III.1.1), III.1.2) og III.1.3). Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD.

Fristen i punkt IV. 2.2) er for modtagelse af anmodning om prækvalifikation. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet.

Anmodning om prækvalifikation skal uploades vi udbudssystemet. Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives andetsteds.

Spørgsmål: Ansøgere kan i prækvalifikationsfasen stille spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af anmodningen om prækvalifikation. Spørgsmål skal være skriftlige, på dansk og skal afgives via udbudssystemets beskedfunktion med tydelig angivelse af det, der spørges til. Spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt og løbende.

Sidste frist for spørgsmål er: Fredag den 6. august 2021 kl. 12.00 lokal tid.

Spørgsmål, der modtages inden denne frist, kan forventes besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Det kan ikke forventes, at de ordregivende myndigheder vil besvare spørgsmål senere end 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation, da dette vil kræve, at prækvalifikationsfristen forlænges. De ordregivende myndigheder forbeholder sig dog ret hertil, hvis dette efter omstændighederne vurderes nødvendigt.

Til punkt III.1): En ansøger eller tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 og/eller de angivne frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens, jf. § 137, stk. 1, nr. 2 og § 137, stk. 1, nr. 6, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren/tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1): Før de ordregivende myndigheders beslutning om tildeling af kontrakten skal de ordregivende myndigheder kræve, at den tilbudsgiver, som de ordregivende myndigheder har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD.

De ordregivende myndigheder kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælles europæiske udbudsdokument vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 og 3, samt § 137, stk. 1, nr. 2, vedrørende opfyldelse af minimumskravene til egnethed, samt vedrørende kriterierne for udvælgelse.

Tilsvarende kan de ordregivende myndigheder anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af de ordregivende myndigheder. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende ansøger eller tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Til punkt II.2.7): Den angivne kontraktvarighed regnes fra Ibrugtagningsdagen.

Til punkt III.2.3): Juridiske personer vil i deres tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne.

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor de ordregivende myndigheder har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor de ordregivende myndigheder har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at de ordregivende myndigheder har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette de ordregivende myndigheder om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.