Udbud af rammeaftale om support, vedligeholdelse og udvikling i relation til Banedanmarks SAP-systemer

Udbuddet omfatter support, vedligeholdelse og udvikling i relation til Banedanmarks SAP-systemer.

Banedanmark er en statsvirksomhed under Transportministeriet med omtrent 2 200 ansatte, som har ansvaret for at vedligeholde, forny og udbygge jernbanen, så den hele tiden har en tilstand og kapacitet, som gør det muligt at køre tog i Danmark.

Banedanmarks it-systemer er i dag opdelt i jernbanetekniske it-systemer og administrative it-systemer.

Banedanmark anvender i dag, udover SAP Basis, følgende SAP-systemer: SAP BI (BW og BO), SAP SRM, SAP ECC (AA, FI, HCM, MM, CO, PM, PS, LSO, SD), Solution Manager, SAP Netweaver Portal, SAP Gateway og MBO (SAP Mobile Objects). Systemer/områder kan ændre sig over tid. Der er ca. 2 200 brugere af Banedanmarks SAP-systemer, og hertil kommer eksterne brugere, der tildeles adgang efter behov.

Internt i Banedanmark er arbejdet med SAP opdelt på følgende forretningsprocesområder med udgangspunkt i de primære SAP-moduler/områder:

1) Projektstyring (SAP PS)

2) Økonomi (SAP FI)

3) Ledelsesinformation (SAP BI)

4) Vedligehold (SAP PM)

5) Indkøb (SAP MM og SAP SRM)

6) HR (SAP HCM)

7) SAP platform.

Rammeaftalen vil i relation til ovenstående forretningsprocesområder omfatte følgende hovedydelser:

Hovedydelse A) Support og vedligehold:

— Support, hvorved forstås håndtering af utilsigtede hændelser (incidents/problem/service request) på »2nd level« niveau, som ydes til Banedanmarks egen organisation og til den af Banedanmarks udpegede driftsleverandør. Ydelsen vedrører ovennævnte forretningsprocesområder (SAP områder/moduler) samt de for Banedanmark udviklede tilpasninger og udvidelser, som fremgår af udbudsmaterialet.

— Vedligehold, hvorved forstås mindre tilpasningsopgaver (changes) som ydes til Banedanmarks egen organisation og til den af Banedanmarks udpegede driftsleverandør. Ydelsen vedrører ovennævnte forretningsprocesområder (SAP områder/moduler) samt de for Banedanmark udviklede tilpasninger og udvidelser, som fremgår af udbudsmaterialet.

Support og vedligeholdelse er delt op i 4 delaftaler, der omfatter de angivne forretningsprocesområder:

- Delaftale 1: Ledelsesinformation

- Delaftale 2: HR

- Delaftale 3: Platform

- Delaftale 4: Projektstyring, økonomi, indkøb og vedligehold.

Hovedydelse B) Udvikling:

— Udvikling, hvorved forstås udviklingsprojekter. Udviklingsprojekter omfatter blandt andet; udvikling, tests, prøver, dokumentation, projektledelse, rådgivning og transition. Ydelsen vedrører ovennævnte forretningsprocesområder (SAP områder/moduler samt de for Banedanmark udviklede tilpasninger og udvidelser, som fremgår af udbudsmaterialet).

For så vidt angår udviklingsydelserne leveres disse under en leveranceaftale under rammeaftalen, der tildeles på grundlag af miniudbud blandt alle leverandører på rammeaftalen, jf. nedenfor.

Rammeaftalen omfatter både delaftaler (angående support og vedligeholdelse) og leveranceaftaler (angående udvikling). Tildelingen af delaftaler og leveranceaftaler sker blandt de leverandører, der er tildelt rammeaftalen.

Der gennemføres en prækvalifikationen, hvor der udvælges 8 leverandører, som inviteres til at afgive tilbud på rammeaftalen og de 4 delaftaler.

Der tildeles og indgås parallele rammeaftaler med 6 leverandører og ved tildelingen af rammeaftalen tildeles samtidig delaftale 1-4. Den nærmere model for tildeling af rammeaftalen og delaftale 1-4 er beskrevet i bilag A til udbudsbetingelserne. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler.

Support- og vedligeholdelsesopgaver udbydes som delaftaler med en løbetid på 2 år, med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Efter udløb af delaftalerne vil support- og vedligeholdelsesopgaver blive udbudt i miniudbud blandt leverandørerne på rammeaftalen.

Alle leverandører på rammeaftalen har således mulighed for at deltage i miniudbud på leveranceydelser (udvikling) samt efterfølgende miniudbud af delaftaler.

Rammeaftalen kan med et skriftligt varsel på 3 måneder forlænges 2 gange af 12 måneders varighed.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud på delaftalerne, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), i forhold til de udbudte hovedydelser, jf. beskrivelsen i punkt II.2.4).

Relevansvurderingen foretages ud fra, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer erfaring med levering af hovedydelser, der er sammenlignelige med de udbudte ydelser.

I vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, vil ordregiver tildele ansøgerne point på en skala fra 1-5 for hver hovedydelse baseret på, i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere hovedydelserne. På den baggrund tildeles ansøgeren en samlet karakter, der beregnes som gennemsnittet af point tildelt for hovedydelserne.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

- Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav, jf. nedenfor, kræver Banedanmark, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for rammeaftalens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som Banedanmark har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når Banedanmark forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

- Virksomhedens balance eller uddrag heraf i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som minimumskrav kræves en positiv egenkapital i den/det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedernes samlede egenkapital i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 40 mio. DKK i den/det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i den seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 5 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelser, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Baserer ansøger sig på andre enheders tekniske og faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som rammeaftalen omfatter, jf. punkt II.2.4), ydelserne under rammeaftalen udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).

Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som Banedanmark har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder Banedanmark sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Der kræves ingen særlig retlig form.

Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

I rammeaftalen, inkl. bilag, er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

Rammeaftalen stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via EU-Supply, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret som bruger.

Såfremt ansøgningen indeholder flere versioner af det samme dokument, vil den seneste uploadede version være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Banedanmark ser gerne, at spørgsmål vedrørende prækvalifikationen stilles senest den 16. august. 2021.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 1 og nr. 2 og nr. 3 og nr. 4 og nr. 6, nævnte forhold, jf. bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester (herefter ”implementeringsbekendtgørelsen”) § 11. ESPD findes via EU-Supply. Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøger er en sammenslutning, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende ansøger, der indgiver ansøgningen, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Ansøgeren kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske- og/eller økonomiske kapacitet for at opfylde de egnethedskrav, der er anført i punkt III.1.2) og III.1.3), herunder til brug for udvælgelsen, jf. punkt II.2.9). Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller økonomiske kapacitet til rådighed for ansøgeren, skal underskrive en støtteerklæring. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Ansøgeren skal ligeledes indlevere en støtteerklæring, hvori den eller de enheder, som ansøgeren baserer sig på, erklærer at være solidarisk ansvarlig med ansøger, såfremt denne bliver tildelt rammeaftalen. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 og nr. 2 og nr. 3 og nr. 4 og nr. 6 og nr. 7, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 10, stk. 1, nr. 1, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 10, stk. 1, nr. 2.

Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er mindre alvorlige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som Banedanmark har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151 og 152, stk. 3, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11.

I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes det, at det anførte beløb estimat udgør Banedanmarks anslåede værdi for rammeaftalen. Den maksimale værdi af rammeaftalen er 125 mio. DKK. Dette er baseret på et skøn over den forventede kontraktsum for rammeaftalens fulde løbetid, inklusiv forlængelser. Skønnet er baseret på tidligere samt forventet forbrug. I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Forud for udbuddet er der gennemført en markedsundersøgelse.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk