Udbud af kontrakt om anskaffelse, drift, vedligehold, support og videreudvikling af et social-, sundhed- og omsorgssystem (SSO-system)

De 11 kommuner i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) nævnt i punkt I.I) er gået sammen om at gennemføre et udbud af en anskaffelse af et standard system til it-understøttelse af social-, sundheds- og omsorgsområdet (”SSO-området”) i kommunerne som en Software-as-a-Service (”SaaS”) løsning. Aftalen fastsætter de overordnede vilkår for konfigurering, implementering, afprøvning, integrering samt idriftsættelse af løsningen til kommunerne i gennemførelsesfasen samt leverandørens drift, vedligeholdelse, videreudvikling og support af løsningen som en SaaS-løsning i drifts- og videreudviklingsfasen.

De 11 kommuner i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) nævnt i punkt I.I) er gået sammen om at gennemføre et udbud af en anskaffelse af et standard system til it-understøttelse af social-, sundheds- og omsorgsområdet (”SSO-området”) i kommunerne som en Software-as-a-Service (”SaaS”) løsning. Aftalen fastsætter de overordnede vilkår for konfigurering, implementering, afprøvning, integrering samt idriftsættelse af løsningen til kommunerne i gennemførelsesfasen samt leverandørens drift, vedligeholdelse, videreudvikling og support af løsningen som en SaaS-løsning i drifts- og videreudviklingsfasen. Løsningen skal anvendes som kommunernes redskab til opsamling, analyse og håndtering af oplysninger om brugere indenfor følgende 4 områder:

1) Socialområdet

2) Sundheds- og træningsområdet

3) Omsorgsområdet og

4) Misbrugsområdet. Løsningen skal leveres til alle kommuner. Dog har 3 af kommunerne (Greve, Lejre og Roskilde) fravalgt misbrugsområdet, men dog med mulighed for at tilkøbe dette som option, jf. bilag 9 og nedenfor i punkt II.2.11). Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslovens § § 61-66 (lovbekendtgørelse nr. 1564 af 15.12.2015). DIGIT har behov for at anskaffe komplekse IT-løsninger i form af et SSO-system, som ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra a.

Udvælgelse af de ansøgere, der vil blive inviteret til at afgive tilbud, vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgerne med de mest relevante sammenlignelige referencer, jf. afsnit II.1.4) og II.2.4). Ved denne vurdering vil det blive vægtet positivt, at ansøger demonstrerer sammenlignelig erfaring i form af:

1) Implementering af it-løsninger i sammenlignelig størrelse og kompleksitet samt sammenlignelig teknisk løsning, eksempelvis indenfor et eller flere af områderne social, sundhed og træning, misbrug og omsorg.

2) Erfaring med tværkommunale implementeringsprojekter med snitflader til andre aktører.

3) Drift og vedligehold af sammenlignelige større komplekse it-løsninger.

Ved vurderingen heraf er de ovenfornævnte parametre angivet i prioriteret rækkefølge.

I evalueringen vil referencer, som demonstrerer erfaring med parameter 1), evalueres mere positivt end referencer, som demonstrerer erfaring med parameter 2). Referencer, som demonstrerer erfaring med parameter 2), vil evalueres mere positivt end referencer, der demonstrerer erfaring med parameter 3). Referencer, der demonstrerer erfaring med samtlige af parametrene 1)-3) vil blive evalueret mere positivt end referencer, der demonstrerer erfaring med et henholdsvis 2 af parametrene 1)-3).

Ordregiver gør opmærksom på, at uklarheder og manglende informationer i referencerne indsendt i overensstemmelse med afsnit III.1.3) kan blive vurderet negativt i udvælgelsen af ansøgere.

Kontrakten gælder fra dens indgåelse og kontraktens ordinære løbetid på 6 år regnes fra overtagelsesdag 1, jf. hovedkontraktens punkt 26.1. Overtagelsesdag 1 forventes at være 1. november 2022. Dertil option på 2 x 24 måneders forlængelse. Den angivne varighed i pkt. II.2.7) er udtryk for den maksimale løbetid inklusiv optioner på forlængelse regnet fra det forventede tidspunkt for indgåelse af kontrakt i januar 2022. Udbuddet indeholder endvidere både optioner og separate indkøb, som alle er kravsat i udbudsmaterialet, herunder i underbilag 3.A og bilag 9. Alle optioner og separate indkøb prissættes i underbilag 9.A. De af udbuddet omfattede optioner og separate indkøb fremgår i sin helhed af kontraktens bilag 9, punkt 12 optioner og underbilag 9.A og oplistes nedenfor på overskriftsniveau:

— Supplerende konvertering

— Misbrugsområdet

— BI-modul

— Lokalt dedikeret testmiljø

— 24 x 7 support

— Integration til Dynamic Template fra Dania A/S

— Integration til Fujitsu eDOC via KOMBIT SF2900 – Fordelingskomponenten

— Integration til ExorLive via ExorLive API

— KOMBIT SF1630 - Ledelsesinformation til ledelsesinformation i Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS)

— Konsulentbistand

— Undervisning

— Nye integrationer og

— Ophørsassistance.

Anskaffelsens anslåede værdi i punkt II.2.6) er baseret på en 10-årig periode. Ordregiver har besluttet ikke at opdele kontrakten, da anskaffelsen vedrører et SSO-system, som skal anvendes på tværs af de udbuddet omfattede Kommuner, hvorfor de deltagende kommuner får adgang til en række stordriftsfordele ved at udbyde anskaffelsen samlet.

1) Ansøger skal i ESPD'ets afsnit IV.B "Samlet årsomsætning" oplyse årlig omsætning for hvert af de 3 seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

2) Ansøger skal i ESPD'ets afsnit IV.B "Finansielle nøgletal" oplyse årlig egenkapital for hvert af de 3 seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

3) Ansøger skal i ESPD'ets afsnit IV.B "Finansielle nøgletal" oplyse årlig soliditetsgrad for hvert af de 3 seneste afsluttede og reviderede regnskabsår.

1) Ansøger skal have opnået en årlig omsætning på minimum 350 mio. DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

2) Ansøger skal have opnået en positiv egenkapital på minimum 200 mio. DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

3) Ansøger skal have opnået en soliditetsgrad på minimum 15 % i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Ansøger skal i ESPD'ets afsnit IV.C oplyse ansøgers mest relevante og sammenlignelige referencer udført inden for de seneste 3 år. Referencerne vil således blive vurderet på baggrund af de ydelser, der er leveret inden for de seneste 3 år. Hvis en reference inkluderer ydelser leveret forud for de seneste 3 år, beregnet fra datoen for ansøgningsfristen, skal ansøger beskrive, hvilke ydelser der specifikt er blevet leveret inden for de seneste 3 år. Det skal være tydeligt for ordregiver, hvilke ydelser der er blevet leveret under referencen.

Ansøger kan maksimalt indsende 5 referencer, som er relevante og sammenlignelige med dette udbud, jf. afsnit II.1.4) og II.2.4) i denne udbudsbekendtgørelse. Såfremt ansøger har vedlagt flere end 5 referencer, lægges der i vurderingen alene vægt på de første 5 angivne referencer i anmodningen.

Til brug for ordregivers vurdering af referencens sammenlignelighed bør hver referencer indeholde følgende oplysninger:

— Beskrivelse af leverancen, herunder de enkelte ydelser omfattet heraf

— Oplysning om kunden

— Oplysning om, hvornår leverancen er udført. Dette betyder start og slutdato (hvis afsluttet) på kontrakten samt oplysning om, hvilke ydelser der er leveret inden for de seneste 3 år, såfremt perioden går længere end 3 år tilbage, jf. ovenfor

— Oplysning om kontraktværdi

— Oplysning om ansøgers specifikke rolle og ansvar i leverancen

— Oplysning om antal brugere for det leverede IT-system.

Det er et mindstekrav, at ansøger kan påvise mindst 1 relevant reference indenfor de seneste 3 år, som påviser erfaring med implementering af it-løsninger i sammenlignelig størrelse og kompleksitet samt sammenlignelig teknisk løsning, eksempelvis indenfor et eller flere af områderne social, sundhed og træning, misbrug og omsorg.

I henhold til udbudslovens (lov nr. 1564 af 15.12.2015) § 148 er det et krav, at ansøger udfylder et European Single Procurement Document (ESPD), hvilket tjener som ansøgningen om prækvalifikation. Ansøger skal ikke indsende yderligere dokumentation på tidspunktet for ansøgning.

ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet, jf. URL i afsnit 1.3. ESPD'et skal udfyldes via Ethics.

Ansøger skal udfylde ESPD'ets afsnit II, A, B og C, afsnit III A, B og C, afsnit IV B og C samt afsnit V. I henhold til udbudslovens § 144 kan ansøger støtte sig på andre økonomiske aktørers økonomiske/finansielle og/eller tekniske/professionelle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne.

En ansøger der støtter sin ansøgning på andre økonomiske aktører skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som ansøger støtter sig på. Dette gælder også, hvis ansøger udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/sammenslutningen udfylde seperate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V.

Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. I henhold til punkt IV.2.4) skal ansøgning og tilbud, inklusive bilag, afleveres på dansk. Dokumentation, som ikke forefindes på dansk kan afleveres på engelsk.

Forud for tildelingsbeslutningen indhenter ordregiver dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf udbudslovens § § 151-155. Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente dokumentationen på et tidligere tidspunkt i udbuddet, hvis ordregiver vurderer dette nødvendigt for at gennemføre udbuddet korrekt.

Ansøger/tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis ansøger/tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, 136 og 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 5. Ansøger skal afgive oplysninger herom i ESPD'et.

Ansøgning om prækvalifikation skal afgives via Ethics gennem URL som angivet i afsnit 1.3 i denne udbudsbekendtgørelse.

Al kommunikation, herunder spørgsmål skal ske via Ethics. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudsportalen, kan ansøger fra kl. 09.00 til kl. 16.00 på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til Ethics Support: på telefonnummeret +45 7022 7007. Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøgere, vil der blive offentliggjort information herom på udbudsportalen.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på

https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/klagevejledning/