Medst gennemfører udbuddet på vegne af ordregiver angivet i nærværende bekendtgørelses pkt. VI.3), herunder den danske stat og samtlige kommuner og regioner.

Udbud af It-løsning til understøttelse af den fælles offentlige ledelsesevaluering

I regi af den tværoffentlige aftale om ledelse og kompetencer i den offentlige sektor skal Medarbejder- og Kompetencestyrelsen i samarbejde med Kommunernes Landsforening, Danske Regioner og Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse ved Aarhus Universitet stille et fælles offentligt ledelsesevalueringsværktøj til rådighed for alle offentlige organisationer.

Værktøjet skal systemunderstøttes af en it-løsning, som de offentlige organisationer kan benytte sig af, når de skal anvende det fælles offentlige ledelsesevalueringsværktøj.

På denne baggrund udbyder Medarbejder- og Kompetencestyrelsen en rammeaftale om udvikling og tilrådighedsstillelse af et it-system for ordregiverne, herunder levering af konsulenttimer til udvikling af integrationer til andre it-systemer efter den enkelte ordregivers bestilling.

Inden udbuddet gennemføres ønsker Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, at gennemføre en markedsundersøgelse. Adgang til markedsundersøgelsen kan findes via URL angivet i del I.I.3).

Leverandøren vil kunne udføre hovedelen af sine aktiviteter fra egen adresse.

Ordregiver anslår, at it-løsningen gennemsnitligt vil blive udbredt til organisationer inden for stat, kommuner og regioner svarende til et samlet antal ansatte på 370 000 i løbet rammeaftalens løbetid på 4 år, inklusive optioner på forlængelser.

Anvendelsen af løsningen vil være frivillig for den enkelte brugerorganisation. Ordregiver kan ikke anslå størrelsen af de enkelte organisationer, der vil tilslutte sig it-løsningen, eller den størrelsesmæssige fordeling heraf.

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen betaler leverandøren et engangsvederlag for etablering af it-systemet og et årligt driftsvederlag, og disse vederlag er faste og uafhængige af antallet af tilsluttede offentlige organisationer og deres størrelse.

De enkelte offentlige organisationer betaler leverandøren et vederlag for brug af it-systemet baseret på størrelsen af organisationen målt i antallet af medarbejdere.

Udbuddet påtænkes gennemført som et udbud med forhandling.

Den i pkt. II.3) anførte foreløbige offentliggørelsesdato skal alene anses som indikativ.

Rammeaftalen kan forlænges i op til 2 x 12 mdr.

Hvis der modtages ansøgninger fra flere end 3 egnede virksomheder, vil ordregiverne udvælge de 3 virksomheder, der har de mest relevante referencer.

Ved vurderingen af hvilke referencer der er mest relevante, vil ordregiver lægge vægt på, i hvor høj grad referenceopgaverne i indhold og omfang svarer til den udbudte opgave. Antallet af referencer vil således ikke være afgørende. Referencer, der i høj grad svarer til den udbudte opgave, vil være mere relevante end referencer, der i mindre grad svarer til den udbudte opgave.

Til brug for udvælgelsen skal ansøger udfylde EPSD'ets del V.

Der vil blive inddraget referencer, der dokumenterer erfaring med udvikling af spørgeskemabaserede -systemer, og at der bliver lagt vægt på, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med udvikling og levering af spørgeskemabaserede IT-systemer, som svarer til det ønskede indkøb.

Der lægges vægt på, at ansøgeren på tværs af de angivne referencer viser de mest relevante referencer, der dokumenterer erfaring med udvikling og levering af spørgeskemabaserede IT-systemer, som svarer til det ønskede indkøb. Ved vurderingen af en references relevans, lægges der i prioriteret rækkefølge vægt på at:

1) Referencerne i høj grad dokumenterer erfaring med udvikling/tilpasning og levering af spørgeskemabaserede IT-systemer, som svarer til det ønskede anskaffelse jf. bekendtgørelses pkt. III.1.3).

2) Der er sket levering til offentlig myndighed(er), herunder at der er sket levering af systemet til forskellige offentlige myndigheder (kommuner, regioner, statslige) og tilpasning til disses organisationshierarkier.

3) Erfaring med tværorganisatorisk anvendelse med flere niveauer af brugerstyring.

4) Det leverede system er specifikt rettet mod ledelsesevaluering.

5) Leverancerne har haft deltagelse et stort antal respondenter (flere er bedre).

6) Referencerne viser ansøgerens erfaring med etablering af integrationer mod fælleskommunale, fællesstatslige og regionale systemer eller brugerorganisationernes egne systemer, der indeholder de nødvendige data for at kunne danne et organisationshierarki.

- Op til 500 timers konsulentbistand til tilpasning af systemet

- Op til 900 timers konsulentbistand til udvikling af integrationer til brugerorganisationernes egne personalesystemer.

Forlængelse af rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. jf. pkt. II.2.7).

Den udbudte rammeaftale er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da en opdeling ved medføre uforholdsmæssigt store administrative omkostninger over for kontraktens værdi. Ordregiver har endviderebehov for en ensartet tilgang til opgaveløsningen for samtlige at systemets brugere, der ikke er mulig at opnå ved en opdeling af kontrakten.

Udvælgelse sker på baggrund af ansøgerens gennemsnitlige årlige omsætning.

Ansøger skal i ESPD angive gennemsnitlig årlig omsætning for de seneste 3 regnskabsår.

I forhold til dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

Årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig for ansøgeren i det land, hvor ansøger eller tilbudsgiver er etableret eller erklæring om ansøgerens samlede omsætning eller omsætning inden for det område, som rammeaftalen vedrører, i op til seneste 3 disponible regnskabsår.

Ansøger skal minimum kunne dokumentere en gennemsnitlig årlig omsætning på 5 mio. DKK over de seneste 3 regnskabsår.

Ansøger skal angive referencer med oplysning om ansøgers betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver, anført i ESPD'et, pkt. IV.C.

Bemærk: Er ansøger et konsortium/lignende sammenslutning eller baserer ansøger sig på andre enheders tekniske eller faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af mindstekravene, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

Den referenceliste som skal indeholdes i ESPD'et, anses af ordregiverne for at være den endelige dokumentation for ansøgers tekniske kapacitet. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, jf. foranstående, vil ansøger blive bedt om at fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren.

Ansøger skal indenfor de seneste 3 år have udført mindst 3 referencer, som er sammenlignelige med den udbudte opgave.

En ansøger kan beskrive maksimalt 5 referenceopgaver. Hver reference må maksimalt fylde 4 800 tegn inkl. mellemrum. Indgår der flere end 5 referencer i ansøgningen, vil ordregiver alene vurdere de 5 førstnævnte referencer. Tilsvarende gælder, at hvis en referencebeskrivelse overstiger 4 800 tegn inkl. mellemrum, vil ordregiverne i vurdering bortse fra den sidste del af beskrivelsen (dvs. den del, som overstiger de 4 800).

Ved en sammenlignelig reference forstås en reference der beskriver levering/tilrådighedsstillelse af et IT-system, der på baggrund af udsendelse af spørgeskemaundersøgelser til en, af brugeren, nærmere bestemt skare af respondenter, muliggør dataindsamling og præsentation i en tilpasset brugergrænseflade, samt afrapportering og dataudtræk. Det leverede IT-system skal endvidere, for at referencen kan betragtes som sammenlignelig, være leveret som en af ansøgeren driftet og vedligeholdt løsning, herunder som en SaaS (Software as a Service) løsning.

Referencerne skal indeholde: Modtager af arbejdet/ydelsen (kontaktoplysninger på kontaktperson), tidspunkt for opgavens udførelse og beskrivelse af projektets art og omfang (herunder økonomisk omfang). Disse oplysninger kan tillige anvendes til brug for udvælgelsen.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde kontraktens bilag 6 - CSR.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ansøger skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens § § 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

En ansøger, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en ansøger, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

— Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at ansøger ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at ansøgeren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

— Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Medst gennemfører udbuddet på vegne af nedenstående ordregivere:

1) Statslige institutioner

2) Kommuner

3) Regioner

4) Selvejende institutioner med offentlig finansiering eller driftsoverenskomst med offentlig organisation

5) Kommunernes Landsforening

6) Danske Regioner

7) Sammenslutninger og driftsfællesskaber bestående af organisationer angivet som nr. 1-6)

8) Selskaber ejet af en eller flere organisationer angivet ovenfor.

Som uddybning af II.1.5) forventes kontraktens samlede værdi at være i spændet 4,225 mio. DKK til 6,335 mio. DKK ekskl. moms., idet der er tale om en rammeaftale, er der ikke tale om at ordregiver forpligter sig til et bestemt aftag.